Den optimale arbeidsflyten. Sømløs gjennomgang av dine forretningspartnere i fem trinn
Det å granske en mulig forretningspartner er ofte en fragmentert prosess, men det kan likevel gjøres effektivt, så lenge du følger et fornuftig oppsett og automatiserer der det er mulig. I denne artikkelen kan du lese om de fem trinnene en automatisert selskapsgjennomgang bør inneholde.
Før du begynner: Masterdata – et viktig fundamen
Før du kan optimere prosessene i bedriften din, må du starte med pålitelig data. Masterdata og etterlevelse av loven er tett knyttet til hverandre, og det er det særlig to grunner til:
- Hvilken data du har om en virksomhet, påvirker hvordan du vurderer virksomheten som en mulig partner i risikoanalysen. Det er opp til deg om du skal ta gode eller dårlige beslutninger.
- Med en oppdatert database slipper du duplikater, og unngår dobbeltarbeid når du skal undersøke mulige forretningspartnere.
Masterdata og etterlevelse av loven er som kakeoppskrifter og bakeingredienser: Bruker du en god oppskrift, men dårlige ingredienser når du baker, kan du fortsatt få et pent resultat, men kaka smaker dårlig, og i verste fall blir man syk av å spise den.
Hvis dataene du putter inn er dårlige, er det sannsynlig at flere ting vil gå galt. Og det er ikke sikkert at du oppdager det heller.
Pass på at dataene du jobber med, er korrekte og oppdaterte. Det kan grensesnitt som D&B Direct for Master Data hjelpe deg med.
Hvis du kobler dine egne data til de strukturerte og daglig oppdaterte dataene fra Dun & Bradstreet, får du bedre oversikt over forretningsrelasjonene dine. I tillegg forstår du leveringskjeden bedre, og det blir enklere å avdekke mulig svindel og annen risiko.
Trinn 1: Identifisere og verifisere – hvem er forretningspartneren din egentlig?
Når du gransker en forretningspartner, må du sørge for at du ser på riktig virksomhet. Det høres selvsagt ut, men kan være vanskeligere enn du tror.
I en digital tidsalder er det enkelt å skaffe seg data, men svært vanskelig å få tak i virkelig gode data som du kan stole på. Spesielt for partnere i Sørøst-Asia, Sør-Amerika og Afrika er datasituasjonen krevende. Her kan du redusere risikoen for feil ved å bruke én pålitelig datakilde med høy kvalitet i stedet for mange datakilder.
I dette trinnet må du svare på to viktige spørsmål:
- Gransker du virksomheten du ønsker å granske?
- Er virksomheten helt ny for deg, eller har du allerede informasjon om den i systemene dine?
Trinn 2: Suppler dataene med verdifull informasjon og få et tydeligere bilde
Hva slags masterdata som er relevante for din selskapsgjennomgang, avhenger av risikotilnærmingen din. Videre kan bedriften din være underlagt lovkrav, som den nye hvitvaskingsloven som trådte i kraft i 2018. Slike ting kan bety at du må supplere dataene dine med ytterligere informasjon.
Datasupplering kan bestå av:
- unike kjennemerker, som D-U-N-S-nummer (Data Universal Numbering System)
- næringskode
- selskapstilknytninger
- likviditet/kredittverdighet/balanse
- informasjon om rettighetshavere
Du kan supplere informasjonen om rettighetshavere for å kunne si nøyaktig hvem hos forretningspartneren din som har beslutningsmyndighet. På den måten kan du også sikre deg at du opptrer i samsvar med hvitvaskingsdirektiver.
Ifølge en undersøkelse gjort av Gartner, tar det i snitt litt over seks timer å identifisere en reell rettighetshaver.
Med manuell datasupplering må du regne med at søket etter rettighetshaver eller reell rettighetshaver vil være et stort hinder på veien. Du kan spare store ressurser på å la en uavhengig og pålitelig dataleverandør hjelpe deg.
Trinn 3: Gransking av virksomheter og personer – er forretningspartnerne dine pålitelige?
Når du har funnet mer informasjon om forretningspartneren din og supplert de tilhørende masterdataene, er du klar for en avgjørende del av gjennomgangen, nemlig å evaluere partneren i henhold til din risikotilnærming.
Du kontrollerer informasjonen om virksomheten mot sanksjonslister og PEP-lister. På grunn av stadig flere reguleringer er dette trinnet blitt mer og mer komplekst.
Her får du også en påminnelse om hvorfor du ikke bør hoppe over forberedelsen (å sørge for at databasen er mest mulig feilfri). Du kan nemlig slippe gjentatte granskinger hvis du bruker en ekstern datakilde du kan stole på til å godkjenne en mulig partner. I tillegg sikrer du deg at du gransker riktig virksomhet eller person.
Les mer om våre compliance- og AML-løsninger
Trinn 4: Automatisert overvåking – hold deg oppdatert
Du må fremdeles følge med selv om partnervalget er avgjort og samarbeidet er formelt innledet. Tvert imot bør du hele tiden holde deg oppdatert på virksomheten. Den norske hvitvaskingsloven og EU-direktivene er der for å bekjempe hvitvasking og terrorfinansiering, og de pålegger deg ikke bare å identifisere og verifisere virksomheter og deres rettighetshavere, men også å holde dataene dine om dem oppdaterte. Her er årlig revisjon anbefalt.
Det er imidlertid mer effektivt å automatisere overvåkingen av kunder, leverandører og handelspartnere, slik at du kan oppdatere informasjonen løpende. Da slipper du å gjøre en tidkrevende manuell gjennomgang av hele porteføljen din hvert år.
En annen fordel er at du på et tidlig stadium kan sette inn tiltak som samsvarer med ditt risikoarbeid hvis det skulle skje noe som krever ekstra oppmerksomhet, som for eksempel hvis samarbeidspartneren din får en ny reell rettighetshaver. Dette sparer deg for mye manuelt arbeid, i tillegg til at det gir bedre innsyn i porteføljen din, slik at du unngår ubehagelige overraskelser.
Med automatisert overvåking av reelle rettighetshavere kan du redusere risiko med mindre ressurser.
Trinn 5: Dokumenter prosessen – og etterlevelsen
For gransking av mulige forretningspartnere er det én regel som gjelder: Hvis du ikke kan dokumentere det, ble det aldri gjort. Et godt risikostyringssystem for etterlevelse forutsetter et fullstendig register over hvem du har gransket og når.
Det hjelper deg også å dokumentere at bedriften din følger alle regulativer, ettersom du har oversikt over status for funnene dine fra granskingen. På den måten kan du slippe unna med færrest mulig straffereaksjoner, eller kanskje unngå dem helt.
Resultat: redusert risiko, økt effektivitet
Hvis du setter opp prosessen din slik det er anbefalt her, sparer du ikke bare ressurser, men kan også bygge en solid plattform for etterlevelse som både reduserer risiko og gir nye forretningsmuligheter.
- Bekjemp dårlige beslutninger med en pålitelig og kontinuerlig oppdatert database.
- Automatisert datasupplering og overvåking av forretningspartnere sørger for etterlevelse og hjelper deg med å avdekke risiko og muligheter tidlig.
- Solid dokumentasjon av revisjoner og resultater sikrer at selskapsgjennomgangen skjer i samsvar med regelverket.