Gyorsabb döntéshozatal, a rugalmasság és magas fokú hatékonyság biztosítása kihívásokkal teli helyzetekben: csak pár a rengeteg célkitűzés közül, ami a pénzügyi osztályokon belüli folyamatok automatizálását ösztönzi. Az átállás sikeréhez azonban először a megfelelő szervezeti előfeltételeknek kell teljesülniük.
A pénzügyi csapatok vállára a gazdasági visszaesések idején nagy felelősség nehezedik. Elemzik az adatokat, költségmegtakarítási stratégiákat dolgoznak ki, kezelik a pénzforgalmat és optimalizálják az erőforrásokat. Ha azonban nem férnek hozzá a megfelelő rendszerekhez, folyamatokhoz vagy adatokhoz, akkor egyszerűen nem lesznek képesek megfelelően kezelni a helyzetet.
Az elavult rendszerek és a manuális folyamatok mind a hatékonyságra, mind a minőségre negatív hatással vannak. Ez még tovább fokozódik a gazdaságilag feszült helyzetekben, ahol nyilvánvalóan nincs mozgástér a rossz döntések kompenzálására.
Néhány vállalat mégis a bizonytalan időszakokat használja ki létfontosságú korszerűsítésekre és fejlesztésekre. Erényt kovácsolnak a szükségből, és megragadják a lehetőséget arra a célra, hogy automatizálják pénzügyi területük folyamatait.
Céljuk a hatékonyság növelése és olyan munkakörnyezet megteremtése, amelyben a munkatársak a fontos feladatokra összpontosíthatnak.
Az automatizálási rés
Az automatizálási projektekben az elvárások és a végeredmények gyakran messze helyezkednek el egymástól. Ezt nevezik automatizálási résnek. Az FSN (The Finance Forum) megvizsgálta ezt a jelenséget, és megállapította, hogy az összes kezdeményezés közel fele sikertelen a hatékonyság növelésében az adott vállalatnál. Miért van ez így? Az egyik ok az, hogy a vállalatoknál a szervezet egyszerűen nem támogatja a változást. A csapatokat rosszul irányítják, és nem tudnak a kulcsfontosságú kérdésekre összpontosítani..
Az automatizálás szervezeti előfeltételei
Ahhoz, hogy az automatizálás sikeres legyen a pénzügyi osztályokon, három kulcsfontosságú pillérnek kell megvalósulnia:
1. Automatizálásért felelős vezető
A sikeres projekteknek olyan vezetői vannak, akik igyekeznek következetesen előrevinni azokat. Nincs ez másként a pénzügyi területen sem.
Ezért minden szervezet élén egy megfelelő képességekkel és prioritásokkal rendelkező automatizálási vezetőnek kell állnia, aki gondoskodik arról, hogy a folyamatok automatizálására, fejlesztésére vagy optimalizálására vonatkozó lehetőségek soha ne vesszenek el.
Ők biztosítják, hogy a vállalat tőkekiadásainak elosztása mindig helyesen történjen, és hogy a kulcsfontosságú területeken megvalósuljon az automatizálás.
Aprólékosan dolgoznak mind a folyamatok dokumentálásán és szabványosításán, mind pedig azon, hogy nyitottak maradjanak a trendekre és az olyan új technológiákra, mint a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás.
Az automatizálási vezető szerepe a nehéz gazdaságú időkben fontosabb, mint valaha. Az egyre növekvő versenykényszer és az új technológiák elérhetősége a pénzügyi osztályon szükségszerűvé teszi a folyamatok automatizálását.
2. A folyamatok fejlesztésére történő összpontosítás
Ha egy folyamat nem hatékony, akkor a manuális komponens kiiktatása sem segít. A folyamat akkor sem lesz hatékony, ha automatizálják. Ez a fő oka annak, hogy az automatizálási projektek vagy megbuknak, vagy nem eredményezik a várt hatékonyságnövekedést.
Egy szervezetnek ezért hajlandónak kell lennie arra, hogy fejlessze a folyamatait.
Az automatizálás önmagától nem fog hozzáadott értéket teremteni.
Azok a vállalatok sikeresek, amelyek először a működési szintű folyamatok optimalizálására törekszenek, és csak ezután fordítják figyelmüket az automatizálásra.
3. Hajlandóság a kulturális változás elfogadására
Az automatizálás sokkal többet jelent, mint az új rendszerek és az automatizált folyamatok. Valójában teljesen újfajta munkavégzést igényel. Ezért nem meglepő, hogy munkatársak gyakran elutasítással fogadják az automatizálási kezdeményezéseket, miközben a munkahelyük elvesztésétől való félelmet is táplálja bennük.
A Harvard Business Review által végzett felmérés szerint a vezetők 63%-a a digitalizációs projektek megvalósítása során a kulturális kérdéseket tartja a legnagyobb akadálynak.
A felmérés meghatározta azokat a tényezőket is, amelyek hatással vannak a kulturális változásra. Ezek közé tartozik az együttműködés, az átláthatóság, az alkalmazkodóképesség, a befogadás és a közösség, amelyek mind emberi tényezőknek nevezhetők.
A munkavállalók szeretnék, ha egyszerre bevonva és megértve éreznék magukat.
A hierarchiák, az állandó ellenőrzés és a szigorú, felülről lefelé irányuló irányítás mind-mind elbizonytalanítja és frusztrálja őket.
A vezetésnek meg kell tanulnia, hogy egyszerre coach-olja a munkatársakat és meg is hallgassa őket.
Az átlátható és nyílt kommunikáció elősegíti a csapatok bevonását, és segít megelőzni a motiváció csökkenését.
Sok vállalat ezért úgy dönt, hogy digitális átalakulásért felelős tisztviselőt (DTO) alkalmaz. Ez a kulcsszerep a szükséges képességek birtokában biztosítja, hogy az osztályok, a csapatok és a vezetők egy egységként működjenek együtt. A DTO olyan környezetet teremt, amelyben megengedett a hibák elkövetése, a kritika szabad megfogalmazása és a javaslatok benyújtása. Az ideális forgatókönyv szerint olyan csapatok alakulnak, amelyek önállóan gyorsítják fel folyamataik digitalizálását és automatizálását, és amelyekben kialakul a változás új kultúrája.
