Seit Januar 2020 gilt innerhalb der EU das 5. Geldwäschegesetz. Der Kreis der Prüfungspflichtigen erweitert sich dadurch. Doch nicht nur das GWG beeinflusst den Screeningprozess! Carsten Ettmann, Senior Business Consultant für Risk & Compliance geht im Kurz-Interview auf die wichtigsten Themen ein.

Die 5. EU Geldwäscherichtlinie ist seit Januar 2020 in Kraft. Welche der Erweiterungen erachten Sie als am wichtigsten für die heimische Wirtschaft?

Die wohl prägendste Erweiterung ist die klare VERPFLICHTUNG ein Compliance-Risiko-Managementsystem einzurichten. Darauf aufbauend ist es ebenso verpflichtend, den Sorgfaltspflichten nachzukommen. In der Regel umfasst das die allgemeinen Sorgfaltspflichten, also die eindeutige Identifizierung des Geschäftspartners sowie die Bestimmung der UBOs und der PEPs.  

Reicht es in Deutschland oder Österreich nicht, einfach das Transparenzregister zu screenen?

Ein ganz klares: Nein! Nach dem neuen § 23a des deutschen GwG haben Verpflichtete der registerführenden Stelle Unstimmigkeiten unverzüglich zu melden, wenn die ihnen zugänglichen Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten und die ihnen zur Verfügung stehenden Angaben nicht übereinstimmen. Die registerführende Stelle hat dann auf der Internetseite des Transparenzregisters deutlich sichtbar eine Vorkehrung einzurichten, bei der Unstimmigkeitsmeldungen abzugeben sind. Allein der Hinweis, dass Unstimmigkeiten möglich und dann eben auch mitgeteilt werden müssen zeigt, dass lediglich ein Blick ins Transparenzregister unzureichend ist, um seine Verpflichtungen hinsichtlich der Bestimmung eines UBO zu erfüllen.

Außerdem gilt für Verpflichtete nach dem deutschen Geldwäschegesetz, dass diese sich zudem nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen dürfen – risikoorientiert sind weitere Nachforschungen erforderlich.

Darüber hinaus ist das Transparenzregister im Aufbau. Das heißt insbesondere bei global agierenden Unternehmen mit komplexen Eigentümerstrukturen werden dort in den ersten Jahren sicherlich nur spärliche Infos vorliegen.

In Österreich gilt hier nach dem Geldwäschegesetz ebenfalls: Die Feststellung des wirtschaftlichen Eigentümers kann über das Transparenzregister erfolgen. Für die Überprüfung des UBO Eigentümers reicht dies aber nicht.

Risikomanagement ist für vom Geldwäschegesetz eingeschlossenen Unternehmen verpflichtend – aber welche Schritte umfasst dies letztendlich?

Grundsätzlich ist zumindest folgendes verpflichtend:

Potenzielle Risiken der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung sind erstens zu ermitteln (also mittels Risikoatlas zu ermitteln welche, Risiken es überhaupt gibt) und zweitens zu bewerten (also mit Eintrittswahrscheinlichkeiten versehen und im besten Falle Case-Szenarien planen)

Diese potenziellen Risiken gelten insbesondere in Bezug auf

• Kunden, Länder oder geografische Gebiete,
• Produkte, Dienstleistungen, Transaktionen
• Vertriebskanäle
• sonstige, neue Technologien  

Außerdem gilt die Devise: Not documented – not done! Die Ermittlungs- und Bewertungsschritte und deren Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Das Geldwäschegesetzt sieht auch eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Informationen vor. Hierbei erleichtert automatisiertes Monitoring den Prozess.

Geschäftspartnerprüfungen können also automatisiert werden. Was sind die Vorteile eines automatisierten Prozesses?

Vor allem anderen die Zeitersparnis und Ersparnis im Arbeitsaufwand durch schnelleren Workflow. Manuelle Prozesse werden reduziert. Die Verringerung der menschlichen Fehlerquote bei Prozessen und Arbeitsschritten ist ein zweiter, wesentlicher Faktor, der für die Automatisierung des Prüfungsprozesses spricht. Es sind aber bei weitem nicht die einzigen zwei Gründe!

Und wo stößt Automation an Ihre Grenzen?

Bei sogenannten „false Positives“: Gerade beim Screening von Daten kann immer nur von potenziellen Treffern ausgegangen werden. Insbesondere beim Screening von Sanktionslisten oder der Feststellung von PEP müssen Konfidenzniveaus angelegt werden, die in der Regel auch zu false positives führen, also vermeintlichen Treffern auf Listen, die in Wirklichkeit gar keine richtigen Treffer sind. Hier endet ggf. die Möglichkeit der Automatisierung. Dennoch: Durch ein geeignetes Compliance-Risikomanagement-System lässt sich ein erforderlicher manueller Eingriff sicherlich auf ein Minimum reduzieren. In diesem Zusammenhang empfehlen wir als erste wesentliche Aufgabe ein Stammdatenmanagement, das insbesondere den anspruchsvollen Compliance-Anforderungen gerecht wird. 

Der wirtschaftliche Eigentümer steht bei diesen Prozessen im Fokus. Was passiert aber, wenn ich bei der Prüfung meines Geschäftspartners keinen UBO identifizieren kann?

Es kann passieren, dass auch nach Durchführung umfassender Prüfungen keine natürliche Person ermittelt worden ist. Ebenso kann Zweifel daran bestehen, dass die ermittelte Person wirtschaftlich Berechtigter ist. In diesen Fällen können laut Gesetz entweder der gesetzliche Vertreter, der geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner des Vertragspartners als UBO gelten.

Kann der UBO also nicht eindeutig identifiziert werden, gilt es, einen dieser „fiktiven UBOs“ zu ermitteln. Das österreichische Geldwäschegesetz sieht in diesem Fall ebenso die Ermittlung der geschäftsführenden Gesellschafter, Geschäftsleiter und Mitglieder der obersten Führungsebene vor. In der Schweiz ist diese Regelung weicher.

Wir haben uns bis dato fast ausschließlich mit der Geschäftspartnerprüfung beim Onboarding befasst. Reicht das, oder ist ein laufendes Monitoring tatsächlich verpflichtend?

Der Gesetzgeber verlangt hier explizit, dass Daten aktuell gehalten werden sollen, ohne konkret vorzugeben in welchen Intervallen Daten erneut überprüft werden sollen. Stichwort für das „richtige“ Monitoring ist hier erneut: Compliance-Risikomanagement! D.h. in Abhängigkeit vom Risiko des betrachteten Datensatzes hat ein Monitoring zu erfolgen. Die Risiko-minimierenden und Risiko-verstärkenden Faktoren sind in den Anlagen des Geldwäschegesetzes geregelt.

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