KYC: Wie Sie Ihre Prozesse zukunftssicher machen

Inmitten des Krieges in der Ukraine, der Sanktionen und der verschärften Compliance war es noch nie so wichtig zu wissen, wer Ihre Kunden sind. Neil Isherwood, Compliance-Experte von Dun & Bradstreet, erklärt, wie sich die Dinge verändert haben und was Unternehmen tun können, um Ihre KYC-Prozesse effizienter zu machen.

Wie ändern sich die Know Your Customer (KYC) Verpflichtungen und was sind die Auswirkungen für Unternehmen? 

Neil Isherwood: Wir leben in einem sich schnell verändernden Umfeld, was die Geldwäsche angeht. Kriminelle und Betrüger finden immer neue Schlupflöcher, die sie ausnutzen können. Um damit Schritt zu halten, müssen sich die KYC-Vorschriften ständig ändern.

Handelsschranken, Sanktionen und eine unsichere wirtschaftliche Gesamtsituation stellen die Compliance-Teams vor Herausforderungen, die nur schwer zu bewältigen sind. Die Bußgelder für KYC-Verstöße sind allein im Jahr 2022 um 50 Prozent gestiegen. Wobei eine Bank mit Strafen in Höhe von bis zu 2 Milliarden Euro rechnen muss, weil sie die Geldwäsche nicht angemessen bekämpft hat. 

In der EU und im Vereinigten Königreich werden Unternehmen, die zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden verpflichtet sind, als "verpflichtete Unternehmen" bezeichnet. Neben den traditionellen Finanzdienstleistungen weitet die EU diese Definition auf Unternehmen wie Anbieter von Kryptowährungen, Fußballvereine der Spitzenklasse und Händler von Luxusgütern aus, die alle von Kriminellen ausgenutzt werden können, um illegales Vermögen zu verschieben.

Die jüngste EU-Richtlinie zur Bekämpfung der Geldwäsche (AMLD6) erweitert die Definition von Geldwäsche um Straftaten, die auf einen "Mangel an Überwachung und Kontrolle" zurückzuführen sind, und sieht härtere Strafen vor.   

Einige Unternehmen, die nun als Verpflichtete gelten, müssen noch ihre Notwendigkeit robuster KYC-Prozesse zur Feststellung des wirtschaftlichen Eigentums und der letztendlichen Herkunft von Geldern in vollem Umfang begreifen. Selbst wenn sie dies tun, kann es schwierig sein, an die Daten heranzukommen, die sie benötigen, um ihre Kunden zu kennen.

Letztes Jahr entschied der Europäische Gerichtshof, dass die Offenlegung des wirtschaftlichen Eigentums von Unternehmen ein Risiko für die Privatsphäre des Einzelnen darstellt.

Was sind die größten Herausforderungen im Zusammenhang mit KYC? 

Neil Isherwood: Selbst dort, wo die Daten vorhanden sind, ist es sehr schwierig, einen effizienten und automatisierten Zugang zu ihnen zu finden.

Die Informationen sind häufig auf verschiedene nationale Unternehmensregister verteilt, für deren Zugang meist eine geringe Gebühr zu entrichten ist. Ältere und größere Unternehmen haben oft mühsame manuelle Prozesse, um diese Daten zu sammeln. Deshalb laufen sie immer wieder Gefahr, dass diese Daten in Silos verschwinden.  

Hinzu kommt das große Problem der Falschmeldungen (sogenannte false positives), die auftreten, wenn eine rechtmäßige Person oder Transaktion fälschlicherweise als potenzielles Risiko eingestuft wird. Diese Falschmeldungen müssen dann manuell von Analysten überprüft werden. Dies ist oft eine langwierige Aufgabe, wenn man bedenkt, dass eine Person viele Male in Unternehmensregistern als Direktor, Aktionär oder wichtiger Kontrolleur aufgeführt sein kann und jede Eingabe als separate Information gespeichert wird.

Diese Falschmeldungen rufen die meisten emotionalen Reaktionen in unseren Kunden hervor – sie fühlen sich von der Komplexität überfordert, einen Namen von einem anderen zu unterscheiden.

Wie können Unternehmen diese Herausforderung meistern? 

Neil Isherwood: Bei Dun & Bradstreet vertreten wir einen risiko- und profilbasierten Ansatz, welcher externe Daten nutzt. So verwenden wir beispielsweise biografische Informationen, um festzustellen, ob ein "John Smith" wahrscheinlich mit einem anderen "John Smith" identisch ist. Sobald wir das wissen, können wir die Verbindungen zwischen den verschiedenen Unternehmen von John Smith nachverfolgen und so sicherstellen, dass Kunden den KYC-Prozess nicht jedes Mal wiederholen müssen, wenn sie mit derselben Person in Kontakt kommen.

Außerdem sind ist D-U-N-S®-Nummer ein eindeutiger Identifikator, der zwischen ähnlich benannten Unternehmen unterscheidet und den Abbau von Datensilos zwischen Arbeitsabläufen und Funktionen innerhalb eines Unternehmens unterstützt. 

Der traditionelle KYC-Prozess ist sieht eine regelmäßige Überprüfung vor. Die meisten verpflichteten Unternehmen verwenden einen Einjahres-, Dreijahres- oder sogar Fünfjahreszyklus. In solchen Zeiträumen kann sich viel ändern, zum Beispiel die jüngsten Sanktionen gegen Russland und die damit verbundene wirtschaftliche Volatilität. Lange Berichtszyklen können daher bedeuten, dass die gesamte Due-Diligence-Prüfung von Grund auf wiederholt werden muss. Was sind die Vorteile von Perpetual KYC? 

Neil Isherwood: Perpetual KYC (P-KYC) verfolgt einen proaktiven, datenbasierten Ansatz. Änderungen in den Unternehmensunterlagen werden gekennzeichnet, so dass der Kunde fast in Echtzeit eine KYC-Entscheidung auf der Grundlage dieser einzelnen Änderung treffen kann. Wenn John Smith in den Vorstand eines Unternehmens kommt und sich herausstellt, dass er keine Verbindung zu sanktionierten oder politisch exponierten Personen hat und nicht Gegenstand negativer Medienberichte ist, behält die Geschäftsbeziehung ihren grünen KYC-Status.

Auf diese Weise werden auch die in mehrjährigen Zyklen üblichen Spitzen bei der Due-Diligence-Prüfung vermieden und die erforderlichen Schritte zusammengefasst, um zu verstehen, wer ein Unternehmen leitet, kontrolliert und finanziell davon profitiert. 

Letztlich bedeutet P-KYC erhebliche Einsparungen in Bezug auf Kosten, Zeit und die Vermeidung von Geschäftsausfällen. Die Schnelligkeit des Onboardings ist ein Wettbewerbsvorteil für Finanzdienstleister, wenn es darum geht, neue Kunden zu gewinnen. Es gibt einige große Unterschiede zwischen den neuen Herausfordererbanken und den älteren Instituten, wie schnell dies erreicht werden kann. Einige rein digitale Konten können mit nur 24 Klicks und innerhalb von 2 Tagen eröffnet werden, verglichen mit 80 oder mehr Klicks und 30 Tagen bei älteren Instituten.

Warum nutzt es dann nicht jedes Unternehmen? 

Neil Isherwood: In manchen Fällen herrscht eine Trägheit, die auf die mangelnde Bereitschaft zum Überdenken der Systeme und Arbeitsabläufe zurückzuführen ist. Es kann durchaus sein, dass ein bestimmter Teil des Prozesses zentralisiert wurde, während die vorangehenden Teile in verschiedenen Funktionen angesiedelt sind. Daher kann es sein, dass eine bestimmte Abteilung nicht Eigentümerin des gesamten Onboarding-Prozesses ist. Daher kann sie ihn nicht kontrollieren oder verbessern, ohne eine größere funktionsübergreifende Vereinbarung zu treffen. Die Kunden können auch etwas im Unklaren über die relativen Stärken und Schwächen von Screening-Anbietern in einem mittlerweile überfüllten Markt sein. 

Und wie wird sich Ihrer Meinung nach die Integration von Umwelt-, Sozial- und Governance-Daten (ESG) auswirken?

Neil Isherwood: Die Kunden müssen zunehmend wissen, wie sich ihre Wertschöpfungskette in Bezug auf ESG-Faktoren, insbesondere Kohlenstoffemissionen, verhält. Dies ist Teil der allgemeinen Risikobewertung geworden. Aus unserer Sicht ist es sinnvoll, dass Dun & Bradstreet ein One-Stop-Shop ist, der unseren Kunden bei der gesamten Palette der durchzuführenden Risikobewertungen helfen kann, einschließlich ESG.  

In der Tat sind Daten ganz allgemein für Unternehmen entscheidend, um nicht nur die Risikoprofile ihrer Kunden zu verstehen, sondern auch die Möglichkeiten, das Potenzial der Partnerschaft zu maximieren und Werte zu schaffen.