Die geeignete Organisation für eine erfolgreiche Automation im Finanzbereich

Bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit, mehr Flexibilität in schwierigen Situationen, mehr Effizienz: Argumente für die Automation von Prozessen im Finance-Bereich gibt es genügend. Die Umstellung gelingt aber nur, wenn die richtigen organisatorischen Voraussetzungen gegeben sind.

Finanzteams tragen in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten eine grosse Verantwortung. Sie analysieren Daten, entwickeln Strategien zur Kosteneinsparung, verwalten den Cash-Flow und optimieren Ressourcen. Haben sie jedoch nicht die richtigen Systeme, Prozesse und Daten zur Hand, dann schaffen sie das nicht. Veraltete Systeme und manuelle Prozesse wirken sich negativ auf Effizienz und Qualität aus. In wirtschaftlich angespannten Situationen besteht zudem kein Spielraum für Fehlentscheidungen. Das Bauchgefühl ist trügerisch, historische Erfahrungen und Daten aus wirtschaftlich guten Zeiten verfälschen oft das Bild.

Es gibt Unternehmen, die unsichere Zeiten dazu nutzen, um sich weiterzuentwickeln. Sie machen aus der Not eine Tugend und nutzen die Gelegenheit, um die Automation der Prozesse in der Finanzabteilung voranzutreiben. Ihr Ziel ist die Steigerung der Effizienz und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeitenden auf die wichtigen Tätigkeiten fokussieren können.

Der Automation-Gap

Bei Automationsprojekten klaffen Erwartungen und der erzielte Nutzen oft weit auseinander. Man spricht vom sogenannten Automation-Gap.

FSN – The Finance Forum hat dieses Phänomen untersucht und herausgefunden, dass mehr als die Hälfte aller Initiativen die Effizienz im Unternehmen nicht verbessern.

Eine der Ursachen: Die Organisation in den Unternehmen unterstützt die Veränderung nicht. Die Teams sind schlecht geführt und fokussieren sich nicht auf die wesentlichen Dinge.

Die organisatorischen Voraussetzungen für die Automation

Wir haben drei Kernaspekte identifiziert, die für eine erfolgreiche Automation im Finanzbereich gegeben sein müssen.

1. Der Automation-Leader

Hinter erfolgreichen Projekten stehen Führungskräfte, die diese Initiativen konsequent vorantreiben.

Das ist im Finance-Bereich nicht anders. An die Spitze einer jeden Organisation gehört daher ein Automation-Leader mit den richtigen Fähigkeiten und Prioritäten. Er verpasst keine Chance zur Automation und lässt Möglichkeiten, Prozesse zu verbessern, nicht ungenutzt liegen.

• Er achtet darauf, dass die Investitionen im Unternehmen richtig verteilt wird und Automation an den entscheidenden Stellen stattfindet. 
• Er arbeitet akribisch an der Dokumentation und Standardisierung von Prozessen und ist offen für Trends und neue Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Machine-Learning.

Die Rolle des Automation-Leaders ist in schwierigen wirtschaftlichen Zeiten wichtiger denn je. Der immer härter werdende Konkurrenzdruck und die Verfügbarkeit neuer Technologien machen die Automation von Prozessen im Finanzbereich zu einem Muss.

2. Der Fokus auf die Verbesserung der Prozesse

Ist ein Prozess ineffizient, dann bringt es nichts, einfach die menschliche Komponente zu eliminieren. Er wird auch automatisiert ineffizient bleiben. Dieser Missstand ist der Hauptgrund, warum Automationsvorhaben scheitern oder den erwarteten Effizienzgewinn nicht erfüllen. Eine Organisation muss daher gewillt sein, Prozesse zu verbessern.

• Automation nur der Automation willen bringt keinen Mehrwert. 
• Erfolgreich sind die Unternehmen, die als erstes auf operativer Ebene die Prozesse optimieren und erst danach an die Automation denken.

3. Die Bereitschaft zum Kulturwandel

Automation ist viel mehr als nur neue Systeme und automatisierte Prozesse. Sie ist gleichbedeutend mit einer gänzlich neuen Art zu arbeiten. Es überrascht nicht, dass Automations-Initiativen oft auf Ablehnung stossen und die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes schüren.

Die Harvard Business Review hat in einer Studie herausgefunden, dass 63 % der Führungskräfte kulturelle Probleme als grösste Hürde in Digitalisierungsprojekten sehen.

Die Studie hat die Faktoren identifiziert, die den kulturellen Wandel beeinflussen. Dazu gehören Kooperation, Transparenz, Anpassungsfähigkeit, Inklusion und Community, also menschliche Faktoren.

• Die Mitarbeitenden möchten sich eingebunden und verstanden fühlen. 
• Hierarchien, Kontrolle und rigorose Top-Down-Führung verunsichern und frustrieren sie. 
• Das Management muss lernen, zu coachen und zuzuhören. 
• Eine transparente und offene Kommunikation fördert die Inklusion der Teams und beugt der Demotivation vor.

Viele Unternehmen setzen daher einen Digital Transformation Officer ein. Mit den notwendigen Kompetenzen ausgestattet sorgt er dafür, Abteilungen, Teams und Führungskräfte zusammenzuführen. Er schafft eine Umgebung, in der es erlaubt ist, Fehler zu machen, offen Kritik zu üben und Ideen einzubringen. Idealerweise bilden sich Teams, die selbstorganisierend die Digitalisierung und Automation ihrer Prozesse vorantreiben und in denen sich eine neue Kultur des Wandels entwickelt.

Die Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Automation 

1. Strategie 

Digitalisierung dient immer einem übergeordneten Ziel. Es geht dabei stets um die Verbesserung der Effizienz oder Effektivität. Geben Sie daher der digitalen Transformation genügend Raum und verankern Sie sie in den Köpfen der Belegschaft. Erstellen Sie dazu eine Digitalisierungsstrategie auf Ebene der Geschäftsleitung. Stellen Sie sicher, dass alle die Strategie verstanden haben und mittragen. 

2. Bekenntnis zur Digitalisierung 

Ohne den wirklichen Willen zur digitalen Transformation bleiben die meisten Projekte reine Lippenbekenntnisse. Um dagegenzuwirken, muss die Geschäftsleitung den Prozess aktiv vorantreiben und die neue digitale Identität aktiv gestalten. Mittel dazu sind ein professionelles Projektmanagement, Zielvereinbarungen mit den verantwortlichen Personen und das Ausstatten der Mitarbeitenden mit den notwendigen Kompetenzen. 

3. Ressourcen 

Digitale Transformation braucht Zeit und Ressourcen. Sorgen Sie dafür, dass beides in ausreichender Menge vorhanden ist. 

4. Know-how

Ohne das nötige Wissen geraten Projekte im Bereich Digitalisierung schnell ins Stocken. Holen Sie sich daher Talente ins Unternehmen, und statten Sie die Belegschaft mit den notwendigen Kenntnissen aus. Prüfen Sie, ob Sie einen Digital Transformation Officer benötigen. Im Idealfall schaffen Sie eine Kultur der Innovation und erzeugen eine Aufbruchstimmung. 

5. Systeme, Technologie und Daten 

Die Digitalisierung und Automation geht in vielen Fällen mit einer Modernisierung der IT-Struktur einher. Sind die Systeme und Tools veraltet oder ungeeignet und liegen die Daten in sogenannten Silos, dann ist ein Upgrade unausweichlich. Lösen Sie veraltete und ungeeignete Systeme rigoros ab. Setzen Sie auf Tools, die einfach und schnell zu implementieren sind und ihre ohnehin begrenzten IT-Ressourcen schonen. Vergessen Sie nicht, eine ideale Datenbasis zu schaffen. Die besten ERP- und CRM-Systeme sind nur so viel wert wie die Daten, die Sie darin verarbeiten.