Wie Sie Ihre KYC/AML Due Diligence Prüfung effizienter gestalten

Due Diligence Prüfungen wie Geldwäschebekämpfung (AML) oder Know Your Customer (KYC) sind zeitaufwendig. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie valide Compliance-Daten dazu beitragen, manuelle Aufgaben während des KYC-Prozesses effizienter zu gestalten.

Immer mehr Unternehmen müssen aufgrund der anhaltenden globalen Unsicherheiten den finanziellen Gürtel enger schnüren. Auch Compliance-Teams bekommen das zu spüren. Die Anzahl der Mitarbeiter ist gleichbleibend oder sinkt. Dennoch wird von Compliance-Teams verlangt, in kritische Due Diligence Prozesse wie Geldwäschebekämpfung (AML) oder Know Your Customer (KYC) zu intensivieren, um das Unternehmen vor regulatorischen Fehltritten und Reputationsschäden zu schützen. „Mehr mit weniger tun“ lautet hier das Motto, so dass es immer dringlicher wird, diese Prozesse effizienter und schlanker zu gestalten.

Doch der hohe manuelle Aufwand, den diese Prozesse oft erfordern, ist ein ernsthaftes Hindernis für mehr Effizienz. Manuelle Aufgaben wie die Überprüfung und der Abgleich von Ausweisdokumenten oder der Abgleich mit Sanktions- und Beobachtungslisten sind mühsam und zeitaufwändig. Außerdem sind sie fehleranfällig, wenn beispielsweise legitime Personen oder Transaktionen fälschlicherweise als potenzielle Risiken eingestuft werden. Die Behebung dieser Fehler verlangsamt die Due Diligence Prüfung noch mehr, da die Informationen erneut überprüft und validiert werden müssen, um zu bestätigen, dass sie zum richtigen Unternehmen gehören und den richtigen Kontext hinsichtlich des Risikos liefern.

Die Art und Weise, wie der manuelle Aufwand die Effizienz der Einhaltung von Vorschriften untergräbt, kann für Unternehmen weitreichende Folgen haben. Es kommt zu Verzögerungen bei der Abwicklung von Transaktionen, was zu Kundenunzufriedenheit und potenziellen Geschäftseinbußen führt. Der Ruf eines Unternehmens kann geschädigt werden, da die Kunden das Unternehmen als ineffizient oder unzuverlässig ansehen. Sie erhöhen das Gesamtrisiko, da sie Ressourcen für die Risikoerkennung und -minderung abziehen. Sie kann auch das Unternehmenswachstum behindern, da es länger dauert, neue Märkte zu erschließen oder Partnerschaften mit anderen Unternehmen einzugehen. Dies kann Expansions- und Innovationsmöglichkeiten einschränken, was sich auf die längerfristigen Aussichten auswirkt.

Eine wichtige Verbindung: qualitativ bessere Daten, weniger manueller Aufwand

Um die Effizienz der KYC/AML Due Diligence Prüfung wirklich zu verbessern, brauchen Sie hochwertige Daten über die Unternehmen, mit denen Sie Geschäfte machen. Ungenaue, veraltete Daten bedeuten mehr manuellen Aufwand für die Prüfung, Aufnahme und Überwachung dieser Unternehmen.

Mehr Zeit für die Identitätsprüfung und Risikobewertung sowie eine höhere Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die zusätzliche manuelle Eingriffe erfordern. Schlechte Daten bedeuten auch, dass Lösungen zur Automatisierung von Compliance-Workflows nicht die richtigen Ergebnisse liefern - denken Sie daran: "Garbage in, garbage out".

Hier sind einige Möglichkeiten, wie valide Compliance-Daten dazu beitragen, den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben während des KYC-Prozesses zu reduzieren:

• Bessere Identitätsüberprüfung: Zuverlässige und aktuelle Datenquellen können helfen, die Identität von Personen effektiver zu überprüfen. Der Zugriff auf aktuelle Identitätsdokumente, amtlichen Aufzeichnungen und biometrischen Daten während des Screenings kann die Vollständigkeit der Kundeninformationen verbessern, was zu präziseren Risikobewertungen und einem geringeren Risiko von Fehlern führt, die zusätzliche Zeit zur Behebung erfordern.

• Verbesserte Risikobewertung: Ein robustes Ökosystem von Compliance-Daten, das relevante Risikoindikatoren und Erkenntnisse enthält, kann die Genauigkeit der Risikobewertung während der KYC- (und KYB- oder Know-Your-Business-) Prüfung verbessern. Dazu gehören Faktoren wie negative Medienberichterstattung, Listen mit politisch exponierten Personen (PEPs), Sanktionslisten, Überwachungslisten und Informationen über risikoreiche Branchen oder Gerichtsbarkeiten. Der Zugang zu hochwertigen Datenquellen hilft Unternehmen, schnellere und fundiertere Entscheidungen über das mit einem Kunden verbundene Risiko zu treffen.

• Einführung von Technologien zur Automatisierung von Compliance-Workflows: Bessere Compliance-Daten ermöglichen den Einsatz von Automatisierungslösungen, einschließlich solcher, die künstliche Intelligenz (KI) und maschinelle Lernalgorithmen nutzen, um Muster, Anomalien und potenzielle Risiken effektiver zu erkennen. Diese Technologien verwandeln auch den manuellen, langwierigen Prozess der Aufdeckung von Risikofaktoren in eine moderne, rationalisierte und proaktive Methode der laufenden Risikominderung.

• Datenaustausch und Zusammenarbeit: Ein verbesserter Datenaustausch und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Branchenteilnehmern können die Effektivität von KYC-Prozessen erhöhen. Wenn Unternehmen Zugang zu gemeinsamen Datenspeichern für die Einhaltung von Vorschriften haben oder an branchenweiten Initiativen zum Informationsaustausch teilnehmen, können sie von einem umfassenderen Überblick über Kundenaktivitäten und -risiken profitieren. Dieser kollaborative Ansatz trägt dazu bei, redundante Prüfungen zu reduzieren und das Risiko von Fehlern, die durch fragmentierte oder unvollständige Informationen verursacht werden, zu verringern.

Die Vorteile der kontinuierlichen Risikoüberwachung für Compliance

Das herkömmliche KYC/KYB-Verfahren mit statischen Daten, die größtenteils manuell erfasst werden, ist wie eine Momentaufnahme eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Kurz nach Abschluss der Prüfung sind die Daten, die zur Erstellung dieser Momentaufnahme verwendet wurden, veraltet. Wesentliche Änderungen am Status dieser Einheit werden möglicherweise erst nach Wochen oder Monaten erkannt, je nachdem wie lange die Zeitspanne ist, bis eine neue Bewertung erforderlich ist.

Durch die Einführung einer kontinuierlichen Risikoüberwachung können Compliance-Abteilungen nicht nur einen erheblichen Teil des manuellen Aufwands einsparen, sondern auch Analysen in nahezu Echtzeit und schnellere, genauere Risikobewertungen durchführen. Dies wiederum ermöglicht es, schnell zu reagieren und Probleme zu erkennen – beispielsweise eine Änderung der wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse, die ein Problem für Ihr Unternehmen darstellen könnte -, bevor sie sich negativ auf Ihren Ruf, Ihre Kontinuität oder Ihre Rentabilität auswirken. Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz bei, sondern erhöht auch die Gesamteffektivität der Compliance-Verteidigung.

Um mit der immer komplexer werdenden Regulierungslandschaft Schritt zu halten, sollten Unternehmen einer verantwortungsvollen Datenverwaltung Priorität einräumen und in Technologien investieren, die eine zuverlässige Überprüfung der KYC/AML-Compliance ermöglichen. Auf diese Weise können sich Unternehmen besser vor finanziellen und Reputationsrisiken schützen und gleichzeitig bessere Geschäftsbeziehungen auf der Grundlage gegenseitigen Vertrauens aufbauen.