Fatta smartare beslut snabbare, blir mer flexibel i tuffa situationer eller blir mer effektiva – argumenten är många för att automatisera finansavdelningens processer. Men för att transformationen ska lyckas behöver några organisatoriska förutsättningarna finnas på plats.

Företagens finansteam har ett stort ansvar i tuffa ekonomiska tider. De analyserar data, utvecklar kostnadsbesparande strategier, hanterar kassaflöden och optimerar resurser. Men om de inte har tillgång till rätt system, processer eller data kommer de inte ha helhetsbilden. Föråldrade system och manuella processer har en negativ påverkan på både effektivitet och kvalitet – och i ekonomiskt utmanande tider finns inte utrymme för dåliga beslut. Att lita på magkänslan är riskabelt och att använda erfarenhet och data från ljusare ekonomiska tider är inte optimalt.

Många företag passar på att satsa på uppgradering, utveckling och automatisering av finansprocesserna just i osäkra tider. Målet är att öka effektiviteten och skapa en arbetsmiljö där anställda kan fokusera på de uppgifter som är mest väsentliga.

"The Automation Gap"

I automatiseringsprojekt ligger förväntningar och slutresultat ofta långt ifrån varandra. Detta brukar kallas för ”the automation gap”.

FSN (The Finance Forum) har undersökt detta fenomen och konstaterat att i nästan hälften av alla projekt har man inte lyckats öka effektiviteten i företaget.

Hur kan det komma sig? En anledning kan vara att organisationen inte är anpassad för förändringen.Teamen fungerar inte som de ska och medarbetarna har svårt att fokusera på de centrala frågorna.

Organisatoriska förutsättningar för automatisering

Det finns tre organisatoriska nyckelfaktorer för att lyckas med automatisering av finansavdelningen:

1. Kompetent ledare för projektet

Framgångsrika projekt drivs av en ledare som hela tiden strävar framåt. Detsamma gäller såklart för finansavdelningen.

En person med rätt kompetens och prioriteringar behöver sitta vid rodret för att säkerställa att alla möjligheter till automatisering och optimering tas tillvara.

• Den här personen ska ha koll på att företagets kapitalutgifter alltid fördelas korrekt och att automatisering etableras inom nyckelområden.
• Personen ska vara noga med att både dokumentera och standardisera processer, samt vara öppen för trender och ny teknik som AI och maskininlärning.

Att ha den här rollen på plats är viktigare än någonsin i tuffa ekonomiska tider. Ökad press från konkurrenter och så mycket ny tillgänglig teknik gör automatisering av processer på finansavdelningen till en självklarhet.

2. Fokus på att förbättra processer

Det hjälper inte att byta ut medarbetare för att effektivisera en process – processen kommer att förbli ineffektiv även om den automatiseras. Detta är huvudanledningen till att automatiseringsprojekt misslyckas eller inte bidrar med önskad effektivitet.

• Organisationen måste därför vara villig att förbättra sina processer.
• De företag som når framgång är de som först optimerar processerna på operativa nivå och efter det fokuserar på automatisering.

3. Acceptera kulturell förändring

Automatisering handlar om mycket mer än bara nya system och automatiserade processer.

Faktum är att det kräver ett helt nytt arbetssätt. Det är därför inte förvånande att automatiseringsinitiativ ofta möts med motstånd och även en rädsla för att bli av med sitt jobb.

En undersökning genomförd av Harvard Business Review visar att 63 procent av tillfrågade chefer anser att kulturella frågor är det största hindret vid implementering av digitaliseringsprojekt.

Undersökningen identifierade också faktorer som har inverkan på kulturell förändring.

• Dessa inkluderar samarbete, transparens, anpassningsbarhet, inkludering och gemenskap, vilka alla kan beskrivas som mänskliga faktorer.
• Anställda vill känna sig involverade och förstådda. Hierarkier, konstant övervakning och strikt toppstyrt ledarskap tenderar att skapa oro och frustration.
• Ledningen måste lära sig att både coacha medarbetarna och lyssna på dem.
• Transparent och öppen kommunikation främjar inkludering av teamen och höjer motivationen.

Många företag väljer därför att anställa en Digital Transformation Officer (DTO) som kan säkerställa att avdelningar, team och chefer arbetar tillsammans som en enhet. DTO:n skapar en miljö där det är tillåtet att göra misstag, fritt uttrycka kritik och komma med egna förslag. I det ideala scenariot bildas team som självständigt påskyndar digitaliseringen och automatiseringen av sina processer och en ny förändringskultur utvecklas.