Så optimerar ni er due diligence-process

Due diligence-kontroller inom pengatvätt (AML) eller kundkännedom (KYC) är minst sagt tidskrävande. I den här artikeln lär du dig hur du effektiviserar KYC-processen med pålitliga och uppdaterade compliancedata.

Det osäkra ekonomiska läget gör att företagen fortsätter strama åt i budgeten vilket märks inte minst hos compliancefunktionen. Antalet anställda är oförändrat eller minskar– samtidigt uppmanas man att intensifiera due diligens-processerna, mot penningtvätt (AML) och kundkännedom (KYC), för att skydda företaget mot felaktiga beslut och dåligt rykte. Därför blir det allt mer brådskande att effektivisera processerna.

Den manuella handpåläggning som ofta krävs – som att granska och korsreferera ID-dokument eller kontrollera mot sanktionslistor och övervakningslistor – gör dock effektivisering till en utmaning.

Det manuella arbetet innebär också att risk för fel, exempelvis kan man få fram falska positiva resultat när individer eller transaktioner felaktigt flaggas som potentiella risker. Att rätta till dessa fel bromsar processen ytterligare.

En icke-effektiv due diligence-process kan få långtgående konsekvenser för företag. Transaktioner kan fördröjas vilket leder till missnöjda kunder eller till och med en tappad affär. Företagets rykte kan skadas om kunderna börjar se er som ineffektiva eller opålitliga.

Den totala riskexponeringen ökar eftersom mindre resurser läggs på riskidentifiering och riskreducering. Även företagets tillväxt kan hämmas då det tar längre tid att ta sig in på en ny marknad eller att börja samarbeta med andra företag. Möjligheter till expansion och innovation kommer begränsas och i slutändan påverkas era långsiktiga framtidsutsikter.

Mer högkvalitativa data. Mindre manuell ansträngning

För att förbättra effektiviteten i era KYC/AML-processer måste ni ha tillgång till högkvalitativa data om dem du gör affärer med.

Felaktiga eller gamla data kräver manuell handpåläggning i form av granskning och integrering, och mer tid krävs för ID-kontroller och riskbedömning för att undvika fel. Dåliga data innebär också att ni med all säkerhet felaktiga beslut.

Så här hjälper kvalitativa data er i KYC-processen:

• Bättre ID-kontroller: Pålitliga och aktuella datakällor hjälper till att verifiera individers identitet mer effektivt. Tillgång till de senaste ID-handlingarna, officiella register och biometriska uppgifter gör informationen mer fullständig vilket leder till mer exakta riskbedömningar.
  
  
• Förbättrad riskbedömning: Ett robust dataekosystem inom compliance som inkluderar relevanta riskindikatorer och insikter, skapar mer noggranna riskbedömningar. Det ska inkludera faktorer som negativ publicitet i media, listor över politiskt utsatta personer (PEPs), sanktionslistor, övervakningslistor och information om högriskindustrier eller jurisdiktioner. Tillgång till kvalitativa datakällor hjälper helt enkelt företag att fatta snabbare och mer välinformerade beslut kring kundernas risknivåer.
  
  
• Automatisering av arbetsflöden: Bättre compliancedata skapar också förutsättningar för automationslösningar som nyttjar AI och maskininlärningsalgoritmer för att identifiera mönster och potentiella risker mer effektivt. Ny teknik kan omvandla era manuella, tidskrävande processer till modern, effektiv och proaktiv riskminimering.
  
  
• Datadelning och samarbete: Förbättrad datadelning och samarbete mellan kollegor i branschen kan ytterligare effektivisera KYC-processerna. Företag som har tillgång till delade compliancedataarkiv eller deltar i branschomfattande informationsdelningsinitiativ får en mer heltäckande bild över kunder och risker. Genom samarbete minskar risken för onödiga kontroller och fel orsakade av ofullständig information.

Fördelarna med automatisk och kontinuerlig riskbevakning

Traditionell due diligence med statiska data som ofta samlats in manuellt ger bara en ögonblicksbild av ett företag eller en konsument. Strax efter er bedömning är gjord kommer informationen vara gammal. Viktiga förändringar i företagens status kanske då inte upptäcks förrän efter veckor eller månader.

Genom att införa kontinuerlig riskövervakning kan complianceteam göra sina analyser baserade på realtidsdata och få till snabbare och mer precisa riskbedömningar. Detta möjliggör i sin tur

snabba rektioner och justeringar. Om det exempelvis görs en justering av verklig huvudman hos en partner, som skulle kunna påverka ert rykte negativt, så ser ni det direkt.

För att hålla jämna steg med ett alltmer komplicerat regelverk bör företag prioritera ansvarsfull datahantering och investera i teknik som underlättar pålitlig KYC/AML compliancegranskning. På så sätt kan organisationer skydda sig från finansiella risker och dåligt rykte, samtidigt som de kan skapa bra affärsrelationer baserade på ömsesidigt förtroende.