Hva betyr en reell rettighetshaver – og hvorfor er det viktig?

Allt fler regelverk kräver att företag vet vem som verkligen äger och kontrollerar de bolag de gör affärer med. Här reder vi ut varför verklig huvudman är en avgörande fråga och hur compliance-teamen kan ligga steget före. 

 

Att avgöra vem som är verklig huvudman i ett bolag är inte som att leta efter en nål i en höstack – det är mer som att leta efter en specifik nål bland många andra. Att spåra verklig huvudman är ofta svårt i praktiken, inte minst på grund av att olika länder har olika regler för offentliggörande, status för ägarregister och tillgångsnivåer inom EU.  

Så, vad är verklig huvudman? Varför spelar det roll? Och varför måste compliance-team vara uppmärksamma? 

Låt oss börja från början. En verklig huvudman är en individ som äger eller kontrollerar mer än 25% av ett företags aktier eller rösträtt, eller som på annat sätt utövar kontroll över företaget eller dess ledning.  

Gränsen på 25% har länge varit standard, men många tillsynsmyndigheter och organisationer överväger nu att sänka den till 15%, 10% eller till och med 5%. 

Det är dock inte alla som vill bli identifierade som verklig huvudman. Många kriminella använder medvetet komplexa företagsstrukturer för att dölja sin identitet, verksamhetens syfte eller användningen av dess tillgångar. 

Det kan handla om att undvika skatt, att försvåra myndigheters möjligheter att spåra pengar från brott – som penningtvätt, mutor eller korruption – och i vissa fall att dölja finansiering av terrorism.

Många utnyttjar de relativt lösa reglerna för verklig huvudman för egen vinning. I en nyligen publicerad Europol-rapport kan man läsa att: 

"86% av kriminella nätverk använder sig av juridiska affärsstrukturer/enheter och att dessa är nyckeln för att lyckas med penningtvätt." 

Har myndigheter världen över kontroll över frågan? 

Globala myndigheter vidtar åtgärder. FATF (Financial Action Task Force) har utfärdat riktlinjer för en mer riskbaserad metod vid hantering av kunder. 

FATF:s rekommendationer syftar till att öka insynen och säkerställa att korrekt och aktuell ägarinformation är tillgänglig för behöriga myndigheter, vilket förhindrar att juridiska personer används för kriminella syften. Disse anbefalingene innebærer at du må:

Rekommendationerna inkluderar: 

• Att bedöma risker kopplade till juridiska personer och arrangemang (juridiska strukturer). 
• Att göra juridiska personer och arrangemang (juridiska strukturer) tillräckligt transparenta. 
• Att säkerställa att korrekt och aktuell information om ägarstruktur och verklig huvudman alltid är tillgänglig för behöriga myndigheter i tid. 

Även EU:s fjärde penningtvättsdirektiv från 2015 syftade till att motverka penningtvätt, skatteflykt och finansiering av terrorism genom att göra verklig huvudman till en central bestämmelse för företag. Medlemsländerna var skyldiga att implementera direktivet i juni 2017. Det efterföljande femte penningtvättsdirektivet utvidgade åtgärderna genom att etablera krav på offentliga register över verklig huvudman. 

Men transparensen är skör, vilket visade sig när EU-domstolen beslutade att offentlig tillgång till dessa register är ogiltig. 

Det nya AML-paketet (6AMLD) har därför återinfört striktare åtkomstkontroller och krav på legitima intressen. 

Detta skapar praktiska utmaningar. Varje land kan nu ha olika mekanismer och regler för åtkomst, och väl i registret kan informationen vara i varierande format, språk och till och med som fysiska dokument (t.ex. PDF-filer). 

Dessa faktorer gör det svårt att säkerställa datans aktualitet och ursprung, vilket påverkar automatisering och effektiv bearbetning. Och det säger inget om problemen med offshore-skatteparadis som kriminella ofta utnyttjar.

Hur kan rätt data om verklig huvudman skapa resiliens och öka effektiviteten?

Företag måste kunna upptäcka risker så snart de uppstår. Till exempel såg vi efter Rysslands invasion av Ukraina hur snabbt restriktioner och sanktioner kunde införas. 

Det finns två huvudsakliga metoder för att samla in och underhålla information om verklig huvudman: 

• Manuellt insamling och periodvis granskning 
• Automatiserade processer 

Att använda den manuella metoden innebär vanligtvis att den inte kan skalas upp eller reagera snabbt på risker, eftersom informationen uppdateras periodiskt, ofta vart 1, 3 eller till och med 5 år.

Den automatiserade metoden erbjuder däremot fördelen att kunna reagera direkt på förändringar, vilket frigör tid och resurser för compliance-team att fokusera på det viktigaste och slipper tidskrävande, periodvisa granskningar som kanske bara visar att risken inte har förändrats.

Så, vilka åtgärder kan du vidta? Idealiskt sett bör du implementera en lösning som snabbt och effektivt ger din verksamhet tillgång till kärndata kopplad till globalt ägande och betydande kontroll. En lösning som låter dig nå "den heliga graalen" av information om verklig huvudman och kontrollstrukturer på första försöket, oftare och snabbare.

Därför är det logiskt att använda analysverktyg för att identifiera dessa kopplingar innan du går på djupet i information om företag och individer under onboarding-fasen. Detta sparar tid och pengar och minskar potentiellt antalet enheter som du behöver granska.

Till exempel möjliggör det för dig att: 

• Visualisera företagsstrukturer, inklusive ägande av 0,01% eller mer. 
• Hämta och underhålla fullständiga ägardetaljer, inklusive typ av aktier och procentandelar. 
• Förstå strukturen för börsnoterade eller reglerade företag samt deras dotterbolag. 
• Identifiera statliga eller offentliga enheter. 

 

Med rätt system och processer på plats kan ni identifiera den där nålen bland andra nålar, uppfylla de compliance-krav som rör transparens och hantera kundrelationer mer framgångsrikt – både vid onboarding och i löpande arbete.

Funderar ni på att utveckla er compliance-process? Ta en titt på vår guide för Perpetual KYC!

Dun & Bradstreets guide för Perpetual KYC är utformad för att hjälpa compliance-team att implementera pKYC smidigt. Guiden täcker allt från att etablera en riskpolicy till att använda automation och hantera komplexiteten kring Ultimate Beneficial Ownership (UBO). Få värdefulla insikter om hur ni kan maximera compliance-effektiviteten och samtidigt minimera kostnaderna.