Hur man balanserar effektivitet och ändamålsenlighet i kundkännedomsprocessen

Hur pågående kundkännedom kan spara tid och resurser

Vad händer när namnet på en kund eller leverantör dyker upp på en bevakningslista? Hur ett företag besvarar den frågan kan ha stor inverkan på dess resultat. I den här artikeln beskriver Neil Isherwood, Compliance Subject Matter Expert på Dun & Bradstreet, uppgifternas roll i ett snabbt och effektivt svar.  

Kundkännedom kan vara en mödosam process. Det första steget med att samla in identitetsuppgifter från kunder eller tredje part och verifiera dem mot offentliga register är ofta mödosamt, eftersom dessa register kan vara fragmenterade över register i flera jurisdiktioner.  

När identiteter verifieras måste de också kontrolleras mot olika bevakningslistor som sträcker sig från sanktioner till personer i politiskt utsatt ställning (PEP) och negativ publicitet. Därefter tilldelas enskilda personer en riskkategori som avgör hur ofta de är föremål för en kundkännedomsgranskning. De som tilldelats en hög risk kan kontrolleras igen varje år, men de som ligger på lägre nivåer kan inte granskas igen förrän om flera år.  

Detta är ett grundläggande problem. Om en logg över styrelseledamöter och verkliga huvudmän är inaktuell kan det vara så att fel personer granskas. Efter ett byte av styrelseledamöter eller ägare kan det gå månader eller till och med år innan ett institut inser att det gör affärer med ett företag som nu ägs av någon som är föremål för sanktioner eller misstänks för brottslig verksamhet.   

”De flesta institut väljer förmodligen en ett-, tre- eller femårscykel, beroende på risknivån”, säger Neil Isherwood, Compliance Subject Matter Expert på Dun & Bradstreet. ”Men tre eller fem år är en lång tid. Mycket kan förändras.”  

När en större riskhändelse inträffar, som exempelvis den ryska invasionen av Ukraina 2022, kan det dessutom leda till en fullständig omvärdering av en kundkännedomsdatabas på ett sätt som belastar de interna resurserna, särskilt när det gäller företagens verkliga huvudmannaskap. Även under normala omständigheter skapar periodiska granskningar toppar och dalar i aktiviteten som kan vara svåra att hantera. 

”En betydande del av den feedback vi får belyser ineffektiviteten i periodiska granskningar, eftersom hela registret måste omvärderas”, konstaterar Isherwood. ”Det blir bortkastat arbete när bara en sak har förändrats, men hela processen upprepas. Kunder kontaktar oss och uttrycker oro över de granskningar som är planerade för nästa år, och de tvivlar på att de kan hantera dem med sina befintliga resurser.”

 

Alltid i rörelse 

För företag som har gjort pågående kundkännedom till en kontinuerlig praxis lättar dock bördan avsevärt. Tanken bakom pågående kundkännedom (även kallad perpetual KYC eller P-KYC) ”är att om en enskild chef byts ut flaggas det automatiskt, och när du väl är medveten om det kan du godkänna det”, säger Isherwood. ”Om det inte finns några sanktioner, inga politiskt utsatta personer eller något annat så är det fortfarande grönt. Du behöver inte återupptäcka ägandet igen. Du utvärderar bara just den biten.”  

Detta gör screeningen mycket snabbare och effektivare. Det innebär att en händelse som den ryska invasionen av Ukraina inte längre riskerar att göra kundkännedomsuppgifterna inaktuella på allvar, eller utlösa en störande granskning i grossistledet, eftersom viktiga förändringar har loggats när de inträffar och kan åtgärdas via screening när sanktioner och andra bevakningslistor uppdateras. 

Pågående kundkännedom är inte bara en fråga om automatisering. Oavsett hur intelligent ett automatiserat system är, är det osannolikt att resultaten är lämpliga för ändamålet om de uppgifter som systemet behandlar är av låg kvalitet eller inte tillräckligt omfattande. Dataflöden som hämtas från ett API (Application Programming Interface) som Dun & Bradstreets är ofta grundläggande för att lyckas, eftersom manuell dataskrapning från en mängd olika källor kan vara för långsam, felbenägen och fragmenterad för att uppfylla kraven eller för att matcha förändringstakten.   

Pågående kundkännedom avstår inte heller från mänsklig bedömning, även om den kan göra mycket för att påskynda den. När till exempel ett namn flaggas mot en bevakningslista är det efterlevnadsanalytikernas uppgift att kontrollera om det finns en verklig anledning till oro eller om varningen är resultatet av ett namn som bara liknar någon annans – ett felaktigt positivt resultat.   

Automatisering av pågående kundkännedom blir en plattform för snabbare beslut kring felaktiga positiva resultat när den paras ihop med förbättrade data. Dun & Bradstreets forskning pekar på en potentiell minskning av felaktiga positiva resultat på upp till 75 procent när namnanalysen berikas med ytterligare biografiska uppgifter. I takt med att omfattningen av företag som är skyldiga att genomföra kundkännedom utvidgas från banker till ett allt bredare spektrum av finansiella och icke-finansiella företag, vänder sig fler och fler till externa leverantörer för att stärka sina dataresurser.

     

Snabbhet, effektivitet och kundvärde 

Att göra kundkännedom till en rullande process, snarare än en stopp-start-process, minskar trycket på en efterlevnadsavdelning. Det innebär att kundkännedomsgranskningar endast tillämpas på företag där en väsentlig förändring har ägt rum. Riskklassificeringar kan uppdateras kontinuerligt och därmed göras mer exakta, och informationen om verkligt huvudmannaskap förblir aktuell. Allt detta minskar avsevärt den tid och det manuella arbete som krävs, liksom sannolikheten för fel och förbiseenden.  

Särskilt för finansinstitut kan pågående kundkännedom påskynda onboardingprocessen radikalt för nya kunder. Utmanarbanker med endast digitala plattformar har mycket snabbare onboardingprocesser än sina konventionella konkurrenter. Detta är en konkurrensfördel, med tanke på att trassliga kundkännedomsprocesser är ett betydande problem för nya kunder, samtidigt som felaktiga positiva resultat också utgör risker för befintliga affärsrelationer.  

Pågående kundkännedom är inte bara en fusion av högkvalitativa dataleverantörer och automatisering. Det handlar också om att kartlägga vad som kan automatiseras, vad som måste förbli en mänsklig uppgift och att etablera nya arbetsmönster. Men i takt med att dataleverantörer förfinar sina erbjudanden och gör dem enklare att använda och integrera i befintliga system och arbetsflöden, ökar möjligheten att övergå till en form av kundkännedom som balanserar noggrannhet och riskreducering med behovet av att alla företag agerar snabbt och lyhört för att betjäna kunderna.