Artykuły Smart Data Raporty

Jak sporządzić umowę powierzenia samochodu służbowego pracownikowi?

21 kwi 2022

Częstą praktyką w relacjach służbowych jest powierzanie pracownikowi określonego mienia – mogą to być na przykład pieniądze, papiery wartościowe czy samochód. Pracownik jest obowiązany do jego zwrotu, a w przypadku jego utraty czy uszkodzenia ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. Kwestie odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie zostały uregulowane ustawowo, niemniej jednak pracownicy często decydują się sporządzić w takiej sytuacji specjalną umową zabezpieczającą ich interesy.

Z możliwości zawarcia umowy powierzenia pracodawcy korzystają chętnie wówczas, gdy przedmiotem czynności prawnej jest samochód. W artykule charakteryzujemy przepisy dotyczące powierzenia mienia oraz odpowiadamy na pytanie, jak sporządzić umowę powierzenia samochodu służbowego pracownikowi. Zapraszamy do lektury.

Powierzenie mienia – art. 124. Kodeksu pracy

Zagadnienia powierzenia mienia pracownikowi dotyczy art. 124. Kodeksu pracy. Głosi on, że:

· § 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności; 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu;

· § 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się;

· § 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Zgodnie z przywołanym przepisem pracodawca może powierzyć pracownikowi mienie dwóch rodzajów: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, a także o narzędzia, instrumenty lub podobne przedmioty, środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze 2) mienie inne niż wymienione w § 1. Podział ten jest istotny ze względu na to, że przepisy przewidują inne konstrukcje odpowiedzialności dla mienia obydwu rodzajów. Jedynie w przypadku mienia innego niż wymienione w § 1. stosuje się przepisy rozporządzenia z 10.10.1975 roku w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu, które na przykład dają pracownikowi w niektórych przypadkach możliwość obniżenia wartości odszkodowania.

Warto również dodać, że warunkiem odpowiedzialności pracownika za szkodę w majątku pracodawcy jest, oprócz jej powstania, również prawidłowe powierzenie mienia. Aby do takiego powierzenia doszło, pracownik powinien wejść w posiadanie powierzanego mienia, a także otrzymać możliwość dysponowania nim, zabezpieczenia go przed osobami nieupoważnionymi i realizacji obowiązku jego zwrotu bądź wyliczenia. Jeśli zatem umowa między pracownikiem a pracodawcą zakłada powierzenie samochodu służbowego, a do powierzenia we wskazanych warunkach faktycznie nie doszło, wówczas pracownik może uchylić się od odpowiedzialności odszkodowawczej.

Umowa powierzenia samochodu a podatek VAT

Istotne w kontekście zagadnienia umowy powierzenia samochodu są także kwestie podatkowe. Zauważmy, że w przypadku, gdy pojazd służbowy służy pracownikowi wyłącznie do realizacji obowiązków służbowych pracodawca może (jeśli spełni pewne warunki określone w ustawie o podatku VAT) odliczyć 100% podatku związanego z jego użytkowaniem. Natomiast w sytuacji, gdy pojazd ten jest wykorzystywany przez pracownika w tak zwanym trybie mieszanym – również do celów prywatnych – wszystkie wydatki, które go (samochodu) dotyczą, podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%. Dodajmy, że od 1 kwietnia 2014 roku przepisy podatkowe zawierają domniemanie, że pracownik dysponujący powierzonym autem, użytkuje go zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Jeśli pracodawca chciałby skorzystać z pełnego odliczenia, powinien to domniemanie obalić, to jest powinien udowodnić, że

pracownik korzystał z pojazdu wyłącznie do celów służbowych. W obliczu powyższych rozważań jasne stają się powody zawierania umów dotyczących powierzenia pojazdu – pracodawca może umownie ograniczyć sposób korzystania z auta przez pracownika i tym samym uprawdopodobnić, że auto było przez niego użytkowane wyłącznie w celach służbowych.

Umowa powierzenia samochodu – co powinno się w niej znaleźć?

Umowa powierzenia samochodu służbowego powinna zawierać określone elementy. Sporządzając ją, pracodawca można skorzystać z przepisów art. 710-719 Kodeksu cywilnego dotyczących umowy użyczenia. W przepisach tych scharakteryzowano między innymi sposób używania rzeczy użyczonej, przesłanki żądania jej zwrotu, kwestię odpowiedzialności solidarnej za rzecz użyczoną, zasady ponoszenia kosztów z nią związanych czy terminy przedawnienia roszczeń. Do podstawowych elementów umowy powierzenia pojazdu należą:

· data i miejsce zawarcia umowy;

· dane umożliwiające identyfikację pojazdu (między innymi jego nazwę, model, datę produkcji, numer silnika, numer nadwozia);

· wskazanie powierzanych pracownikowi rzeczy przynależnych do samochodu, na przykład dowodu rejestracyjnego czy polisy ubezpieczeniowej;

· potwierdzenie objęcia przez pracownika pojazdu w posiadanie;

· sposób użytkowania pojazdu przez pracownika;

· warunki zwrotu pojazdu;

· określenie warunków zwrotu samochodu;

· ukształtowanie kwestii odpowiedzialności pracownika za szkody z uwzględnieniem art. 124. Kodeksu pracy;

· ukształtowanie odpowiedzialności pracownika z uwzględnieniem dyspozycji art. 124;

· zapisy dotyczące rozwiązania umowy;

· podpisy stron umowy.

Powierzenie samochodu służbowego w drodze umowy – podsumowanie

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi nie jest przedmiotem żadnego obowiązku prawnego, to jest pracodawca może, ale nie musi związać się z pracownikiem taką umową. Zawieranie umów powierzenia pojazdu jest częstą praktyką wśród przedsiębiorców, którzy chcą dookreślić umownie regulacje ustawowe i tym samym należycie zadbać o własne interesy prawne. Regulacje te zostały zawarte przede wszystkim w Kodeksie pracy – art. 124. ustawy wskazuje obowiązki pracownika w zakresie powierzonego mienia, ustanawia ponadto zasady jego odpowiedzialności za mienie w przypadku szkody w majątku pracodawcy. Z zagadnieniem powierzenia pojazdu są ponadto związane przepisy ustawy o podatku VAT. Z perspektywy podatkowej decyzja o zawarciu umowy powierzenia może okazać się dla pracodawcy korzystna – zwłaszcza jeśli chciałby on odliczyć 100% wydatków związanych z jego użytkowaniem.

Na zakończenie warto zwrócić uwagę na to, że zawarcie umowy jest dla pracodawcy korzystne również z innych względów niż podatkowe. W szczególności umowa może stać się ważnym dowodem w sytuacji, gdy między pracownikiem a pracodawcą dojdzie do sporu. Może ona ponadto znacznie ograniczyć ryzyko wystąpienia po stronie pracodawcy nieplanowanych kosztów i zabezpieczyć go finansowo przed takimi wydarzeniami, jak kolizja czy udostępnienie samochodu służbowego osobie nieuprawnionej.

Zapisz sie do newslettera Dun & Bradstreet!

Otrzymuj na bieżąco nasze opracowania, raporty i analizy.

Zapisz się!

Dowiedz się więcej o wyjątkowym chatakterze D&B

Zobacz na czym polega unikalna wartość Dun & Bradstreet na polskim i międzynarodowym rynku
Dowiedz się więcej