Czego możemy nauczyć się z przeszłości?

Po ostatniej dekadzie niskich stóp procentowych i raczej deflacji niż inflacji, miniony rok był istnym szokiem dla całego systemu finansowego. Inflacja na świecie biła rekordy, osiągając w wielu krajach dwucyfrowy poziom. Czego nie zaznali w swoim życiu młodzi ludzie, a ich rodzice pamiętają tak wysoką inflację tylko z okresu czasów przemian. Nie inaczej, wysoka inflacja uderzyła z wielką siłą w Nas wszystkich. Konsumentów, kredytobiorców, przedsiębiorców, deweloperów, sprzedawców, usługodawców, producentów i bankowców. Uderzyła po kieszeni każdego z nas.

Przyczyn tego stanu rzeczy wiele. Skutki pandemii COVID-19, napięć geopolitycznych, bodźców fiskalnych i monetarnych oraz niedoborów związanych ze zmianą podaży. Nie ma wątpliwości, że w nadchodzących latach dalsze analizy rzucą światło na słuszność podjętych decyzji i wydarzenia, które doprowadziły nas do tej sytuacji. Nawet jeśli inflacja na światowych rynkach w najbliższych czasie będzie spadać, to jej skutki nadal będą odczuwalne jeszcze długo w bieżącym jak i może w przyszłym roku. Jedyną rzeczą jaką możemy zrobić, to wyciągnąć lekcję z minionych kryzysów.

Skutek ten sam, ale przyczyny inne. Wydarzenia, które napędzały wysoka inflację w Ameryce Południowej i Azji w latach siedemdziesiątych jak i w Europie w okresie transformacji ustrojowej na przełomie lat osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych, nie są tym samym czego doświadczamy obecnie. Wówczas jednym z głównych problemów firm, był brak świadomości i dostępu do wiedzy, jak wykorzystać dane, żeby zrozumieć szeroką perspektywę problemu, a tym samym dostosować się do cięgle zmieniającej się rzeczywistości. 

Ciągle postępująca ewolucja w dziedzinie informacji na świecie daje niesamowite możliwości wykorzystania danych, nowoczesnej technologii czy sztucznej inteligencji w niespotykany dotąd sposób. W XX wieku, o technologii i wykorzystaniu danych, mówiono w kategoriach niewykorzystanego potencjału,  napędzającego biznes, wzrost gospodarczy, redukujących koszty i obniżających inflację w gospodarce. Prawda jest taka, że dzisiaj technologii nie można postrzegać tylko jako potencjalnej szansy, ale konieczności przyjęcia, wdrożenia w struktury, imperatywu w biznesie gwarantującego rozwój w przyszłości.

Poniżej sześć najważniejszych wskazówek, jak radzić sobie z wysoką inflacją w pełnym technologii i informacji świecie.

Siłą napędową każdego biznesu jest przepływ gotówki. Zdolność do utrzymania na firmowych kontach dużej rezerwy, szczególnie w dobie inflacji pomaga radzić sobie z zaskakującymi i burzliwymi wyzwaniami. Krwiobiegiem finansowym firm jest codzienne staranie o zachowanie wysokiej ceny, marży, ciągłości produkcji, finansowania czy utrzymania płynności finansowej. Niestety w zbyt wielu przypadkach, źle dobrani kontrahenci skutkują niepożądanymi konsekwencjami.

Po pierwsze sprawdzaj, po drugie sprawdzaj i po trzecie sprawdzaj. W przeszłości drobne opóźnienia w płatnościach nie miały tak negatywnych i złych skojarzeń, nie niosły za sobą także zbyt daleko idących konsekwencji. Dzisiaj jest inaczej. Nawet drobne zaległości wpływają na stabilność finansową firmy, przepływ gotówkowy lub co gorsza, mogą być sygnałem ostrzegawczym przed nadchodzących bankructwem kontrahenta. Dlatego ważnym jest nie tylko nawyk sprawdzania sytuacji finansowej potencjalnych klientów, ale także stały monitoring już wcześniej pozyskanych kontrahentów.

Biorąc pod uwagę występujące w ostatnim czasie problemy z łańcuchami dostaw, począwszy od COVID-19, poprzez gospodarczą blokadę w Chinach, a skończywszy na wojnie w Ukrainie, ważne jest, aby mieć odpowiednią wiedzę na temat zachodzących procesów i ogniw w łańcuchu. Najtańsza oferta zawsze jest kusząca, jednak zawsze warto poświęcić chwilę na oszacowanie ryzyka i sprawdzenie kontrahenta. Pandemia COVID-19 obnażyła wszystkie bolączki i słabości międzynarodowej wymiany handlowej. Przede wszystkim nadmierne poleganie na dostawcy i dostawach z określonego regionu świata i uzależnienia od jednej firmy. Nawet dywersyfikacja i alternatywa w postaci bliźniaczego dostawcy, o zbliżonym profilu, ale z tego samego regionu na świecie nie minimalizuje ryzyka związanego z zapewnieniem ciągłości dostaw. Wiąże się to w bezpośredni sposób z przenikaniem świata ekonomii i polityki, nakładaniem sankcji i koniecznością weryfikacji beneficjanta rzeczywistego. Idealna sytuacja to taka, w której mamy zapewniony komfort dostaw tych samych komponentów, od różnych dostawców, z różnych regionów świata.

W świecie rosnącej wydajności produkcji, zakontraktowani dostawcy często zlecają produkcję niszowych komponentów firmom zewnętrznym. W rezultacie konieczne jest wielowarstwowe prześledzenie całego łańcucha dostaw włączając w to także zewnętrznych dostawców naszych bezpośrednich dostawców. W ostatecznym rozrachunku coraz bardziej prawdopodobne jest podjęcie rozsądnych kroków w celu prześledzenia dostaw krytycznych komponentów przez wiele warstw łańcucha dostaw. Rozsądne jest przyjęcie pragmatycznego podejścia, zaczynając od zdefiniowania wystąpienia prawdopodobieństwa ryzyka i potencjalnego jego wpływu na ciągłość dostaw, a następnie wprowadzenia stałego monitoringu i odpowiednich bezpieczników.

Sinusoidalny efekt spowolnienia gospodarczego, ma to do siebie, że może przesuwać się w górę jak i w dół łańcuch dostaw. W efekcie kłopoty finansowe jednej firmy w ciągu mogą przełożyć się na problemy innych firm. Wobec powyższego, właściwy skład i dobór firm w łańcuchu, cechujący się różnorodnością i dywersyfikacją strumieni finansowania ma kluczowe znaczenie dla zachowania ciągłości pracy i dostaw całego organizmu.

Jest to jeden z głównych powodów, dla których przychody firmy nie powinny być uzależnione od jednego a nawet kilku Twoich klientów, zwłaszcza jeśli te firmy są podatne na cykliczne zmiany koniunktury. Opracowanie zróżnicowanej listy klientów wymaga czasu i wysiłku, ale przy odpowiednim wsparciu analitycznym może dostarczać przynieść pozytywny efekt w długiej i krótkiej perspektywie czasu.

Niestety nie ma jednej matrycy określającej, w jaki sposób powinien być zbudowany portfel zakupowy. Nie istnieją sztywne zasady, mówiące o tym czy np. 1 klient powinien stanowić nie więcej niż 10 proc. przychodów, a 10 największych klientów w portfelu nie więcej niż 50 proc. Określające czynniki i zasady, będą różnić się w zależności od branży, ryzyka kraju, odporności przedsiębiorstw czy zdolności przystosowania do zmieniającego się otoczenia. Koniecznym jest, aby każdy z przedsiębiorców zbudował swój własny wzorzec, w oparciu o wiedzę, informacje i dane. Przy czym kluczowym elementem jest odpowiedni dobór rzetelnych i sprawdzonych danych, w oparciu, o które zostaną ustalone progi bezpieczeństwa w portfelu.

Na rynku, na którym czas i zasoby są ograniczone, ważnym jest, aby zracjonalizować swoje produkty i uprościć procesy produkcyjne, sprzedażowe czy dystrybucyjne. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie możliwości w zastąpieniu komponentów produktowych czy użyciu tańszej alternatywy. Przeprowadzeniu swoistego rodzaju analizy produktowej. Co pomoże zidentyfikować mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia konkretnego produktu, projektu czy planu biznesowego. Przeprowadzenie analizy pomaga zespołowi w planowaniu strategicznym i wyprzedzaniu trendów rynkowych. Warto rozważyć opcję zlecenia audytu bezstronnym firmom zewnętrznym. Analiza szybko ujawni szanse i zagrożenia, które mogą się pojawić w perspektywie krótko- i średnioterminowej.

Niektóre firmy mają problem z okiełznaniem wewnętrznych wydatków. W szczególności, kiedy mamy do czynienia ze złożoną i skomplikowaną siecią dostawców i dużą autonomią wewnątrz firmy poszczególnych oddziałów i departamentów. Wówczas wiele zakupów firmowych jest bez potrzeby dublowanych, a pieniądze marnotrawione. Doskonałym przykładem są zamawiane na masową skalę materiały biurowe.

W takiej sytuacji warto rozważyć powołanie do życia osobnego działu zakupowego, odpowiedzialnego za wydatki i zakupy wewnętrzne jak i zewnętrzne. Plusem powstania takiej komórki jest możliwość negocjowania umów i cen z dostawcami towarów i usług jako kolektyw, z drugiej jednak strony trzeba liczyć się z faktem rosnącej biurokracji wewnątrz firmy, nawet przy najdrobniejszych zamówieniach. Powołanie do życia osobnego działu zakupów, nie rozwiąże wszystkich naszych problemów, jednak sprawdza się w dużych międzynarodowych organizacjach, z wieloma działami, departamentami w różnych krajach.

Jakkolwiek. Podstawą każdego działania są dane. Zebrane, przetworzone, zagregowane i dające wiedze. Dane są niezbędne na każdym etapie procesu. Zarówno do zdefiniowania skali zakupów i poniesionych wydatków w każdym oddziale i dziale jak i oszacowania a później uzyskania oszczędności. Tylko wtedy i tylko wtedy firma może konkretnie odpowiedzieć na najistotniejsze pytania: „czy moje wydatki są tam, gdzie powinny, a jeśli nie, jakie mam możliwości ich ograniczenia?”

Korzyści płynąca z automatyzacji procesu są dwojakiego rodzaju, po pierwsze modernizacja zwiększa wydajność, a po drugie wpływa na poprawę doświadczenia pracowników, poprzez umiejętność obsługi i pracy na danych programach i z narzędziami. Łatwo sobie wyobrazić wprowadzenie automatyzacji na linie produkcyjnej. Ale co w przypadku, kiedy mowa o bieżącym i codziennym funkcjonowaniu biura? czy konkretnego działu, np. księgowości?

Otóż zautomatyzowanie pracy w biurze jest nie tyle możliwe, ile od dawien dawna obecne. W przypadku księgowości to automatyczne księgowanie, wystawienia faktur, monitorowanie należności itp. Co więcej, dzisiaj istnieje rosnąca tendencja do integracji poszczególnych już wcześniej zautomatyzowanych programów jak wzajemne współdziałanie księgowości, produkcji i sprzedaży. W celu zapewnienia całościowego obrazu. Jednak, podobnie jak w przypadku wydatków biznesowych, także i tutaj wszelkie zautomatyzowane procesy są w dużym stopniu uzależnione od jakości danych leżących u podstaw tych działań. Odpowiednie zarządzanie danymi jest integralną częścią płynnego funkcjonowania. Bez danych nawet najlepszy program jest bezużyteczny i w drugą stronę, dane same w sobie nie znaczą nic. Krótko mówiąc, technologia i dane idą w parze.

Automatyczne procesy od wielu lat i w większości firm wykorzystywane są z powodzeniem w działach szacowania ryzyka i podejmowania decyzji kredytowych, gdzie ich największą wartością jest możliwość łączenia informacji z jednoczesnym wskazaniem obszarów niebezpiecznych w portfelu należności. Automatyczne procesy integrują i przetwarzają dane z wielu źródeł. Wykorzystują dane wewnętrzne użytkownika, jak i te pochodzące ze źródeł zewnętrznych. Tworzą gotowe analizy i identyfikują obszary ryzyka w wymianie handlowej.  Wszystko to jest dostępne dla użytkowników na różnych poziomach organizacji przez co, w jednym czasie z danych aktywnie korzystać mogą zarówno dyrektor finansowy i handlowy, osoby zatwierdzające decyzje kredytowe i członkowie działu windykacyjnego. Zautomatyzowanie procesów jest szczególnie cenione przez zespoły windykacyjne. Pozwala to bowiem z wyprzedzeniem odpowiedzieć na pytania o to, kto jest najbardziej ryzykownym klientem, komu wstrzymać dostawy, a wobec kogo wszcząć proces windykacyjny.

Podsumowanie

Mimo tego, że wiele prognoz nie napawa optymizmem, to w tym wszystkim dobrą wiadomością jest to, ze na rynku istnieje szereg narzędzi pozwalających poprawić lub w całości wyeliminować większość problemów, z którymi borykają się dzisiaj firmy. Ich wykorzystanie, zwiększa szanse nie tyle przetrwania trudnego czasu, ile zapewnia rozwój i wzrost w nadchodzących latach. W dobie dynamicznego rozwoju technologii i szczególnego znaczenia informacji możemy teraz w pełni docenić wartość rozwiązań opartych na danych.