Artykuły Smart Data

Ustalanie beneficjentów rzeczywistych

08 wrz 2021

Czy oszczędności są możliwe gdy wymagania rosną?

 Jak firmom udaje się oszczędzić czas i zmniejszyć pracochłonność przy ustalaniu beneficjentów rzeczywistych gdy obowiązków ustawowych jest coraz więcej?

Czy można uprościć i skrócić procesy weryfikacji partnerów biznesowych?

O to zapytaliśmy Jakuba Węglickiego, doradcę klienta w Dun & Bradstreet, Certyfikowanego Compliance Officera.

 

Red: Jakub, rozmawiasz z wieloma osobami, które codziennie analizują nowych partnerów biznesowych rożnymi sposobami. Które z nich sprawdzają się najlepiej?

JW: Na pewno procesy weryfikacji  działają tym lepiej im bardziej odejdzie się od tradycyjnego sposobu, czyli samodzielnej, manualnej analizy rozmaitych rejestrów i innych źródeł.

 

Red: Jak wygląda taka samodzielna analiza?

JW: Spróbuję pokazać to na przykładzie. Załóżmy, że musimy zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego nowego klienta - firmę A - w tradycyjny sposób, samodzielnie.

Najpierw wchodzimy do oficjalnego rejestru beneficjentów.

Jeśli mamy szczęście, znajdziemy tam pełną listę rzeczywistych beneficjentów... ale to rzadkość.

W tym przypadku znajdujmy informację o tym, że jedna osoba, z Chin posiada co najmniej 25%.

 

Red: Czy to wystarczy?

JW: Zdecydowanie nie - te dane mogą być niepoprawne. Mogą też być niepełne – przecież mowa jest tylko o 25% udziałów, a co z resztą?

Nie ma jasności, więc postanawiamy poprosić spółkę A o deklarację ws Beneficjentów Rzeczywistych.

Trwa to kilka dni i dostajemy od klienta te same informacje, które znaleźliśmy w Cerberze, więc niczego się nie dowiadujemy. Na dodatek klient nie jest zadowolony. Twierdzi, że już zgłosił wymagane dane do rejestru, więc po co prosimy go o nie jeszcze raz?

 

Red: Co robimy w takim przypadku?

JW: Idziemy dalej, do KRS-u. Dowiadujemy się, że istnieje duńska firma, która jest jedynym właścicielem firmy A i nazywa się D. Więc idziemy do duńskiego rejestru firm i próbujemy znaleźć tam firmę D. Pojawia się problem, najwyraźniej jest tam kilka pasujących do nazwy poszukiwanej przez nas spółki. Trwa to trochę czasu, ale w końcu znajdujemy właściwą firmę D, wraz z informacją, że D jest własnością innych firm - jedna z nich znajduje się w Norwegii, a druga w Chinach.

 

Przeczytaj także: Ustalanie i weryfikacja beneficjentów rzeczywistych - z jakimi przeszkodami trzeba się liczyć?

 

Red: Zapewne wtedy udajemy się do rejestrów w tych krajach?

JW: Tak, przechodzimy dalej do norweskich i chińskich rejestrówfirm i dalej badamy sprawę.

Oczywiście sprawdzamy firmę D również w duńskim rejestrze beneficjentów i próbujemy sprawdzić również w jego mniej przyjaznym chińkim odpowiedniku. Jednak tam znajdujemy tylko infromację, że większość udziałów w firmie D posiadają ostatecznie dwaj Norwegowie i nie ma wzmianki o właścicielach z Chin. Jest to bardzo prawdopodobne, ponieważ zasady zgłaszania beneficjentów do rejestrów są różne w każdym kraju. Już do tej pory analiza zajęła sporo czasu, ale to nie koniec naszej pracy detektywa. Nadal nie ma jasności....

 

Red: A jak to może wyglądać gdy zrezygnujemy z takiego tradycyjnego podejścia i samodzielnej analizy?

JW: Wtedy wyposażamy się w narzędzie dedykowane do tego typu zadań - identyfikacji beneficjentów rzeczywistych.

A w takim narzędziu wpisujemy nazwę firmy A lub jej identyfikator, klikamy na odpowiedni raport o jej właścicielach.... i otrzymujemy ostateczny wynik analizy - listę właścicieli z całego świata wraz z procentowym udziałem w badanej spółce. Całość trwa mniej niż minutę.

 

Red: Jak to jest możliwe?

JW: Mogę powiedzieć jak działa to u nas. W dużym skrócie na tym polega nasza działalność. Rozwijaliśmy nasze rozwiązania i procesy przez wiele lat, aby dojść do tego punktu.

Mamy sieć lokalnych partnerów na całym świecie, którzy zarządzają swoimi lokalnymi bazami danych według ścisłych standardów jakości. Wszystkie dane lokalne są regularnie synchronizowane z naszą globalną bazą danych. Po drodze walidujemy, weryfikujemy i analizujemy je, aby w naszych rozwiązaniach były dostępne w formie gotowych do użycia informacji. Dodatkowo, na bieżąco aktualizujemy je i monitorujemy zmiany.

 

Red: Jak w praktyce odbywa się to krok po ktoku?

JW: Na przykład, jeśli w Rosji powstaje firma i pojawia się w rosyjskim rejestrze firm, nasz lokalny partner, który jest odpowiedzialny za rosyjskie dane, od razu otrzymuje dane firmy, wprowadza je do bazy lokalnej. Na tym etapie sprawdzamy powiązania własnościowe firmy i umieszczamy ją we właściwym miejscu jej globalnej strukturze własności. Wtedy firma trafia do naszej bazy globalnej, stając się elentem globalnej struktury korporacyjnej swijej grupy kapitałowej.

To samo dzieje się w przypadku zmiany w firmie ma poziomie lokalnym - dzięki temu mechanizmowi globalna baza danych Dun & Bradstreet jest natychmiast aktualizowana.

Dlatego użytkownik końcowy naszego serwisu operuje na zaktualizowanej i kompletnej bazie danych. I od razu widzi całą mapę powiązań firmy z innymi firmami i osobami.

 

Red: Więc nie trzeba samodzielnie przechodzić przez dane z różnych rejestrów.

JW: Zgadza się, nie trzeba robić wieloetapowej analizy, aby dotrzeć do prawdziwych właścicieli...bo my już taką analizę zrobiliśmy. Jej wyniki są gotowe i czekają w naszym serwisie.

 

Red: Tematem, który często pojawia się obecnie w firmach jest automatyzacja zadań i procesów. Czy w ramach analizy klienta lub doatawcy jest miejsce na automatyzację?

JW: Jednym z powszechnych problemów jest to, że zespoły odpowiedzialne za analizę, weryfikację firm stają się wąskimi gardłami w procesach biznesowych. Jeśli chce się zachować jakość, prawie wszystkie etapy analizy muszą być wykonywane przez wykwalifikowane osoby, przypadek po przypadku, a to wymaga czasu.

Prowadząc śledztwo w tradycyjny sposób, przeszukując wiele źródeł, na każdym etapie można spotkać się z niestandardowymi sytuacjami, które nie pozwalają na jakąkolwiek automatyzację działań.

 

Red: Jakie mogą to być przeszkody?

JW: Spójrzmy na przykładowy proces prowadzony sposobem tradycyjnym.

  1. Po pierwsze, aby sprawdzić tożsamość firmy i potem zagłębić się w dane operacyjne - musimy wiedzieć, jakie rejestry odwiedzić, jak się tam dostać, jakie elementy danych dostarcza każdy z nich itd. Trzeba być zręcznym i elastycznym, aby zdecydować, jakie źródła i elementy danych wziąć pod uwagę. Nie ma tu standardu, scenariuszy może być bardzo dużo, więc nie ma miejsca na automatyzację.
  2. Dość często sprawdzane są również finanse firmy, a do tego trzeba być jeszcze bardziej uważnym, bo samo pozyskiwanie danych z różnych źródeł o różnej wiarygodności i ocena ryzyka finansowego wymagają indywidualnego podejścia, osobnej analizy każdego przypadku.
  3. Następnie sprawdza się strukturę kapitałową firmy, aby zobaczyć z jakimi podmiotami jest powiązana i gdzie geograficznie są one zlokalizowane. Zbudowanie całego drzewa powiązań wymaga zazwyczaj odwiedzenia wielu źródeł i indywidualnego przeanalizowania danych. Również w tym przypadku automatyzacja nie jest możliwa.
  4. Następnie sprawdzamy, kto kontroluje firmę. Ustalenie beneficjenta rzeczywistego to konieczność odwiedzenia dużej liczby różnych źródeł i ciężko tu o automatyzację.
  5. Kiedy już dotrzemy do beneficjentów rzeczywistych, sprawdzamy ich pod kątem sankcji, list ostrzegawczych i negatywnych mediów. Sprawdzamy również, czy są to osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne (PEP). I tu znowu - mamy do czynienia z wieloma źródłami, różnymi formatami danych, różną jakością i musimy decydować - przypadek po przypadku.

 

Przeczytaj także: Nowe wymogi prawne dot. ustalania beneficjentów rzeczywistych. Czy można liczyć na Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

 

Red: Tak więc najwyraźniej w tradycyjnym podejściu nie ma miejsca na automatyzację, wszystkie zadania trzeba wykonywać ręcznie, przynajmniej większość z nich.

JW: Na szczęście można zrezygnować z tradycyjnego sposobu i zacząć pracować na danych, które zostały już zebrane, wstępnie przeanalizowane, zweryfikowane i ustandaryzowane. To całkowicie zmienia perspektywę i automatyzacja staje się możliwa.

 

Red: Jakie korzyści daje to w praktyce?

JW: Przede wszystkim, zdecydowana większość pracy, na którą wykwalifikowani pracownicy tracili czas, jest już wykonana - a dane otrzymane w jej wyniku są gotowe do wykorzystania.

Otwiera to nowe możliwości – reszta zadań może zostać rozdzielone na inne działy. Osoby posiadające tylko podstawową wiedzę z zakresu analizy firmy mogą teraz podejmować końcowe decyzje. Na przykład, dział sprzedaży lub dział zaopatrzenia może z przeanalizować większość przypadków bez angażowania zespołu compliance i samodzielnie podejmować ostateczne decyzje, gdyż nie zajmuje to już tak dużo czasu i nie wymaga szczegołowej wiedzy.

 

Red: Czy w tym przypadku dane mogą być przeniesione bezpośrednio do systemów wewnętrznych, na których codziennie pracujemy?

JW: Oczywiście, można pójść o krok dalej i zintegrować swój wewnętrzny systemem ERP/CRM z bazą Dun & Bradstreet.

A taka integracja poprzez usługę API zmienia bardzo wiele.

 

Red: Na jakie ułatwienia można liczyć dzięki takiej integracji, gdy wtyczkę z danymi podłączą na stałem do swojego systemu?

JW: Można przeprowadzić cały proces onboardingu, czyli tej początkowej analizy nowego klienta, natychmiast, nawet w punkcie obsługi, gdzie zgłosi się klient. Wystarczy wprowadzić numer identyfikacyjny firmy do CRM, a reszta - cała analiza, odbywa się automatycznie za kulisami, w systemie.

Oczywiście jest to możliwe gdy baza, do której się podlaczymu zawiera wszystkie niezbędne dane, do przeprowadzenia pełnej analizy firmy, pełnego onboardingu. Taka np. Jest baza Dun & Bradstreet. Wszystkie elementy danych, które są potrzebne do przeprowadzenia analizy są dostępne w naszych narzędziach - począwszy od identyfikacji firmy wraz z globalnymi powiązaniami kapitałowymi i osobowymi, poprzez szczegółowe dane finansowe, operacyjne, aż po listy sankcyjne, listy PEP-ów i negatywne treści medialne.

 

Red: A co zyskuje na tym końcowy użytkownik serwisu?

JW: W wyniku takiego działania pracownik punktu obsługi klienta, lub sprzedawca może otrzymać uproszczony wynik analizy, coś w rodzaju scoringu, lub świateł drogowych. Zielony oznacza "można jechać dalej" - kontrahent zaakceptowany. Czerwony oznacza "stop" - wysokie ryzyko, odmowa współpracy. Żółty oznacza, że dany przypadek wymaga dalszej analizy w dziale compliance. Algorytmy i reguły stojące za sygnalizacją świetlną mogą być konfigurowane przez klienta, z uwzględnieniem jego realiów biznesowych, wszystkich indywidualnych czynników ryzyka. Wszystko może być dostosowane do potrzeb klienta.

 

Red: Czy takie rozwiązanie sprawdzi się też przy analizie dostawców?

JW: Tak, dokładnie ten sam mechanizm może być zastosowany w procesie przyjmowania dostawców. Zespół zakupowy może sam, bez żadnego wysiłku, zweryfikować dostawcę na przykład w systemie ERP.

Nasi klienci wykorzystują to również w branży e-commerce lub wszędzie tam, gdzie trzeba zastosować w pełni automatyczny onboarding online.

 

Red: Więc, czy idąc tym tropem, czy możemy wszystko zautomatyzować i zredukować nasze zasoby do zera?

JW: Nie do końca. Nie będę koloryzował, pełna automatyzacja nie jest tu możliwa. Technologia może pomóc, ale nie wykona całej pracy. Nawet jeśli automatyzacja jest uruchomiona, to i tak nasi klienci mają około 5 do 15% spraw, które dostają żółte światło i trzeba je sprawdzić ręcznie.

Nadal istnieją ograniczenia, których nikt nie jest w stanie pokonać, głównie wynikające z braku dostępnych danych lub niezsynchronizowanych źródeł danych. Pewnych rzeczy się przeskoczy. Także zaangażowanie dedykowanych rozwiązań nie wyeliminuje całej pracy, ale pozbycie się 90%, czy nawet 95% przypadków do ręcznej analizy nadal brzmi dobrze, prawda?

 

Red: Dziękuję Jakub. Czy masz jakieś końcowe rady bądź sugestie dla firm?

JW:  Chciałbym zachęcić Państwa, do tego, abyś dać szansę technologii, dać szansę danym wysokiej jakości. Prędzej czy później i tak będą musieli Państwo podjąć taka decyzje, ponieważ w tym kierunku zmierzają wszystkie nowoczesne firmy. A im szybciej się to zrobi, tym szybciej zaczyna się czerpać zyski.

Poza tym proponuję dokładnie sprawdzić i przetestować rozwiązania, które będą państwo rozważać – jakiej jakości dane mają za sobą, jak doświadczony jest dostawca, jak elastyczny jest serwis czy poradzi sobie jeśli wymagania regulatora się zwiększą. Jest wiele nowo powstałych narzędzi, które wiele obiecują i na tych obietnicach się kończy.

 

Przeczytaj także: Ustalanie i weryfikacja beneficjentów rzeczywistych - z jakimi przeszkodami trzeba się liczyć?

 

Przeczytaj także: Nowe wymogi prawne dot. ustalania beneficjentów rzeczywistych. Czy można liczyć na Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

 

Zapisz sie do newslettera Dun & Bradstreet!

Otrzymuj na bieżąco nasze opracowania, raporty i analizy.

Zapisz się!

Dowiedz się więcej o naszej współpracy z D&B

Zobacz na czym polega unikalna wartość Dun & Bradstreet na polskim i międzynarodowym rynku
Dowiedz się więcej
Rozwiązania

Oprzyj decyzję na wiarygodnym źródle!

Sprawdź raport handlowy o dowolnej firmie z Polski lub z Europy dostępny online.
Sprawdź!