Migracja danych do nowego systemu CRM: przewodnik

80% wszystkich migracji danych kończy się niepowodzeniem. Jest to wynik złego planowania, zbyt małego budżetu, braku środków i braku wiedzy fachowej. Jednak największą przeszkodą są zazwyczaj same dane. Wśród wielu menedżerów nadal panuje błędne przekonanie, że nowe oprogramowanie rozwiąże wszystkie problemy z danymi. Jednak praktyka pokazuje coś dokładnie odwrotnego. Powodzenie we wprowadzaniu nowego systemu CRM zależy od jakości bazy danych. W niniejszym artykule wyjaśniono, jak oczyścić dane i doprowadzić je do idealnego stanu przed migracją. Nie zapomnij pobrać naszego przewodnika.

 

Oczyszczanie, wzbogacanie i utrzymanie. Są to trzy etapy każdego projektu zarządzania danymi. Oczyszczanie, wzbogacanie i utrzymanie.

Sukces we wdrażaniu nowego systemu CRM jest możliwy wyłącznie pod warunkiem, że baza danych jest czysta, a wszystkie informacje są poprawne i aktualne oraz wolne od duplikatów. Dopiero wtedy pracownicy mają do swojej dyspozycji informacje potrzebne im w codziennej pracy. Dopiero wtedy kampanie marketingowe lub sprzedażowe będą kończyć się powodzeniem, a menedżerowie finansowi będą mogli rozpoznawać ryzyko w swoim portfelu.

Przyjrzyjmy się bliżej projektowi zarządzania danymi. Zobaczmy, co kryje się za trzema etapami: oczyszczania, wzbogacania i utrzymania.

Wyjaśnienie: W niniejszym opracowaniu uwzględniono zarządzanie danymi firmowymi, co oznacza, że skupiono uwagę na obszarze B2B. Jednak projekty w środowisku B2C funkcjonują w zasadzie dokładnie tak samo.

 

1. Oczyszczanie

Celem pierwszego etapu projektu zarządzania danymi jest naprawa błędnych informacji i wypełnienie luk w zasobie danych. W pierwszej kolejności uwaga skupiona jest na duplikatach.

Są one usuwane w oparciu o proces dopasowywania. Jest to zautomatyzowany proces niezawodnego wykrywania wszelkich nieprawidłowości w firmowej bazie danych. Opiera się on na 4 informacjach związanych z rekordem: nazwie firmy, ulicy/numerze budynku, kodzie pocztowym i miejscowości. System pobiera te informacje i natychmiast łączy je z własnymi danymi.

Proces dopasowania zwraca trzy rodzaje wyników:

  • Dokładne dopasowania: są zwracane wtedy, gdy nie ma wątpliwości co do tożsamości firmy.
  • Dopasowanie kandydatów: dostępne jest jedno dopasowanie, ale nie jest możliwa jednoznaczna identyfikacja ze względu na zbyt wiele różnic. Sugerowana jest najbardziej prawdopodobna firma dla każdego kandydata. Ostateczne dopasowanie musi zostać przeprowadzone ręcznie.
  • Brak dopasowania: nie znaleziono żadnego dopasowania w bazie danych. Dlatego – w przeciwieństwie do dopasowania kandydatów – nie jest zwracana żadna propozycja.

Jak dokładnie działa dopasowanie i jakie strategie oczyszczania są dostępne, opisujemy szczegółowo w naszym przewodniku „Modern Data Management-Three Steps to Perfect Master Data” (wersja angielska).

 

2. Wzbogacanie

Na tym etapie rekordy danych są uzupełniane o dodatkowe informacje. Są one bardzo różne zależnie od potrzeb. Jeśli przedsiębiorstwo wykorzystuje dane w marketingu i sprzedaży, potrzebuje informacji o branży, wielkości, formie prawnej itp. na potrzeby ukierunkowania i segmentacji. Jednak, jeśli chodzi o zarządzanie ryzykiem, potrzebne są informacje dotyczące historii płatniczej i kondycji finansowej.

Wiele danych może zostać wzbogaconych. Szczegółowy wykaz można znaleźć w przewodniku „Modern Data Management-Three Steps to Perfect Master Data” (wersja angielska).

 

3. Wzbogacanie

Celem jest utrzymanie wysokiej jakości danych i zapobieganie dezaktualizacji informacji. Istnieją dwie możliwości. Albo system CRM łączy się z bazami danych Dun & Bradstreet za pośrednictwem interfejsu/API i stamtąd pobiera najbardziej aktualne informacje, albo baza danych jest okresowo oczyszczana zgodnie z opisem kroków 1 i 2.

Informacje o strategiach promujących jakość danych podstawowych można znaleźć w naszym przewodniku „Modern Data Management-Three Steps to Perfect Master Data” (wersja angielska).

 

Czy migracja danych jest uciążliwa? Nie musi być!

Wdrożenie nowego systemu CRM to poważne i złożone przedsięwzięcie. Zaangażowanych jest w to wiele stron, a odbywa się to w warunkach napiętych budżetów i terminów.

Jednak pod żadnym pozorem nie wolno iść na kompromisy kosztem danych. Jak wspomniano wcześniej, nowe oprogramowanie nie rozwiązuje problemów z danymi. Dobra wiadomość jest taka, że można skorzystać z usług specjalistów, którzy zadbają o dane podstawowe i doprowadzą je do idealnego stanu. Umożliwi to przeprowadzenie importu do nowego systemu CRM.

 

Pobierz przewodnik, aby dowiedzieć się wszystkiego o nowoczesnym zarządzaniu danymi.

 

Podziel się z innymi

Udostępnij nasze treści na swoich profilach