Dlaczego ryzyko zakłóceń w łańcuchu dostaw musi być znów priorytetem?

Jak reagować w obliczu napływu nowych regulacji

Jak wynika z badań Dun & Bradstreet, wielu menadżerów nie łączy już zakłóceń w łańcuchu dostaw z zagrożeniem dla bieżącej działalności firmy. Ekspert Dun & Bradstreet zaznacza: być może nie dostrzegają oni znaczącego wpływu zmian regulacyjnych, które znacząco zwiększają wymagania dotyczące przejrzystości i sprawozdawczości w łańcuchu dostaw. 

Ryzyko zerwania łańcucha dostaw dla wielu firm było głównym powodem zmartwień w czasie pandemii COVID-19. Pamiętamy, jak lockdowny i kontrole graniczne spowalniały i zrywały ciągłość dostaw i działanie wielu firm. Z czasem, w obliczu złagodzenia obostrzeń i poprawy gospodarczej sytuacji na rynku kwestia zachowania ciągłości łańcuchów dostaw straciła na znaczeniu.

W Wielkiej Brytanii procent utożsamiających trudności w utrzymaniu ciągłości łańcucha dostaw z zagrożeniem dla ich firm w kolejnym roku spadł z 28% do 18%, w Niemczech – z 26% do 17%, natomiast w Szwecji – z 22% do 20%. Świadczy to o rosnącym bezpieczeństwie i pewności działania firm na rynku.

Jednak to tylko pozornie dobry znak. Eksperci Dun & Bradstreet ostrzegają: należy mieć świadomość znaczenia zarządzania ryzykiem w obszarze łańcuchów dostaw. Powyższe wyniki są jedynie potwierdzeniem pilnej konieczności edukacji przedsiębiorców. Zarówno w obszarze znaczenia danych w procesie minimalizacji ryzyka w łańcuchu dostaw jak i rozwoju specjalistycznej wiedzy wewnątrz organizacji. 

 

Jak reagować w obliczu nowych regulacji

Zdaniem Christiana Elkjaera, eksperta Dun & Bradstreet w obszarze Compliance, firmy szczególnie te w Europie szykują się na nadchodzącą intensyfikację wymogów prawnych związanych z sprawozdawczością i dochowaniem należytej staranności w łańcuchu dostaw. Liczne regulacje, takie jak Taksonomia UE dotycząca zrównoważonego rozwoju, dyrektywa CSRD czy, bazująca na przykładzie z Niemiec, Europejska regulacja o należytej staranności w łańcuchach dostaw, wprowadzają wymogi dotyczące większej przejrzystości w zakresie aspektów środowiskowych i tych dotyczących łamania praw człowieka. W praktyce oznacza to konieczność udowodnienia, że dany przedsiębiorca posiada specjalne procedury zapewniające przestrzeganie tych regulacji.

„Choć obejmie to w pierwszej kolejności duże korporacje, presja związana z regulacjami będzie w niedalekiej przyszłości dotykać także te najmniejsze firmy - mówi Elkjaer. „Każdy, włączając w to także małe firmy, korporacje, banki ich partnerów będzie musiał zmienić podejście: stosować zasadę, że każdy, kto chce z nami współpracować, musi przesyłać nam informacje o swoim stosunku do takich zagadnień, jak praca dzieci czy zanieczyszczenie środowiska, w zakresie całego łańcucha dostaw. Jest to jeden z najbardziej niedocenianych obecnie problemów”.

Zdaniem Elkjaera to także wskazuje na fundamentalną zmianę w sposobie pomiaru ryzyka w procesie funkcjonowania całego łańcuchu dostaw. 

„Jeszcze nie tak dawno ryzyko związane z zakłóceniami w łańcuchu dostaw postrzegano jedynie w kategoriach finansowych” – mówi. „Sprawdzano, jaka jest kondycja finansowa firmy oraz czy można oczekiwać, że będzie ona w stanie dostarczać towar przez następne dwanaście miesięcy.  

Od niedawna działy zaopatrzenia zwracają również uwagę na takie obszary, jak ryzyko braku zgodności z szeroko rozumianą polityką Compliance – nie tylko w kontekście tego, czy dany kontrahent jest objęty jakimiś sankcjami, ale także tego, kto jest ostatecznym beneficjentem i czy konkretna osoba była zaangażowana w działania, z którymi jako firma nie chcemy być kojarzeni”.

 

Wyjście na wyższy poziom oceny 

Coraz bardziej złożony i wielowymiarowy charakter działań związanych z minimalizacją ryzyka w łańcuchu dostaw sprawia, że wiele przedsiębiorstw nie nadąża za dynamicznie postępującymi zmianami prawnymi. „Doświadczenie pokazuje, że osoby pracujące w działach zaopatrzenia, kontroli i zakupów niekoniecznie są w stanie dokonywać właściwej ocen ryzyka” – mówi Elkjaer. „Coś musi się zmienić”.  

Po pierwsze. Należy uświadomić sobie konieczność wielopłaszczyznowych zmian i reorganizacji pracy poszczególnych działów. “Może okazać się, że będziemy zmuszeni do zatrudnienia nowego typu pracownika” - mówi. “Podobnie jak potrzebę inwestycji w szkolenia i edukację pracowników, w obszarze zarządzania ryzykiem kredytowym, rozwoju klienta, zgodności z przepisami prawa w kontekście ocen w łańcuchu dostaw”. 

Po drugie, niemal wszystkie działy w firmie, a przede wszystkim dział zakupów, ryzyka, kontroli i zaopatrzenia będą musiały korzystać z bardziej zróżnicowanych i szczegółowych źródeł danych. „Zdecydowana większość firm analizuje dostawców, z którymi bezpośrednio współpracuje w bardzo wąskim zakresie” – mówi Elkjaer. „Nie przywiązują większej uwagi do podmiotów trzecich. Nie interesuje ich, kto tak naprawdę zaopatruje dostawców. Dzisiaj firmy zaczynają zdawać sobie sprawę z tego, że muszą dochować należytej staranności w dotarciu do wiedzy o wszystkich podmiotach w całym łańcuchu dostaw. Włączając w to także pozornie niezwiązane ze sobą i oddalone od siebie ogniwa.”

Na szczęście w Dun & Bradstreet dysponujemy narzędziami, które kompleksowo pomagają w całym procesie. Łączymy dane dotyczące handlu, spedycji z oceną kredytową różnych przedsiębiorstw, co pozwala na kreację dokładnego obrazu i wzajemnych relacji biznesowych w łańcuchu dostaw danej firmy. 

„Jednocześnie możemy ocenić dostawców i monitorować zmiany zachodzące w obszarze ryzyka kredytowego lub w zakresie ESG oraz na bieżąco informować naszych klientów, o wszelkich zmianach będących sygnałem ostrzegawczym. Dzięki takim informacjom można wcześnie wykryć potencjalne słabe punkty w łańcuchu dostaw, aby zapewnić firmie czas na poszukiwanie innych rozwiązań” - wyjaśnia Elkjaer. 

W wielu firmach podstawowym problemem jest to, że dane o dostawcach są nie tylko rozproszone w wielu działach, ile nie mają formy cyfrowej, co w ogromnym stopniu utrudnia ich sformatowanie i usystematyzowanie. Dodatkowo dane w bardzo wielu przypadkach są obarczone ryzykiem błędu.

„Firmom trudno rozpocząć pracę z danymi rozproszonymi po wielu działach i systemach. Zwykle przeradza się to w duży i kosztowny projekt informatyczny” – mówi Elkjaer. „Aby dobrze zarządzać ryzykiem, firma musi mieć pewność, że wyjściowe dane na temat jej dostawców są prawidłowe”.

 

Elkajer zaleca firmom ocenę jakości i integralności danych dostawców w oparciu o kilka kluczowych pytań: 

• Czy nazwa firmy jest nazwą rejestrową czy handlową? 

• Czy firma znana jest także pod innymi nazwami?

• Czy dostawca jest powiązany bezpośrednio lub pośrednio z innymi dostawcami w systemie? 

• W jaki sposób dostawcy faktycznie są wpisywani do systemu w firmie i jakie jest źródło informacji?

• Czy dane w firmie są gromadzone ręcznie? 

• Czy były dostarczane przez dostawcę, który może pomóc w ich aktualizacji? 

• Kiedy informacje były ostatnio aktualizowane? 

• Czy danymi zarządza się aktywnie wewnątrz firmy? 

• Czy też gromadzone są i przetwarzane bez niczyjej kontroli?

 

Wysokie koszty porażki – i nagroda za sukces 

Współpraca z usługodawcą zewnętrznym w celu automatyzacji procesów, wprowadzenia i zaktualizowania danych o dostawcach, usprawnienia procesu oceny w łańcuchu dostaw, może przynieść szereg korzyści. Podstawą jest unikanie ryzyka wynikającego z podjęcia współpracy z podejrzaną firmą, której skomplikowane powiązania kapitałowe i osobowe mogłyby utrudnić rzetelną ocenę ryzyka.

„Jeśli dany dostawca jest w bazie, możemy zidentyfikować jego ostatecznych właścicieli oraz sprawdzić wszystkie powiązane strony pod kątem list sankcyjnych i wykazów osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, a nawet tego czy w ostatnim czasie w mediach pojawiały się negatywne wzmianki o sprawdzanym podmiocie” – wyjaśnia Elkjaer. „Co ważne, źródła danych i bazy Dun & Bradstreet są stale monitorowane i aktualizowane 24/7.” Trzeba pamiętać, że w dzisiejszym stale zmieniającym się świecie firma, której dzisiaj nie ma na liście sankcyjnej, jutro może się na niej znaleźć.

Jednocześnie Dun & Bradstreet opracowała rankingi ESG dla około 80 milionów firm z wykorzystaniem unikalnego know-how, obejmującego wszelkie możliwe informacje – począwszy od danych dotyczących emisji dwutlenku węgla, a kończąc na prezentacji osiągniętych celów naukowych. W ramach oceny ESG Dun & Bradstreet stworzyła również odpowiednik kart wyników przypisanym określonym obszarom, takim jak wpływ działania firmy na środowisko naturalne czy związane z cyberbezpieczeństwem. 

Jak zauważa Elkjaer, “tego rodzaju dane mogą wnieść znacznie więcej niż samo tylko wskazanie dostawców, których należy unikać lub zastąpić; mogą one również utorować drogę do zwiększenia efektywności i odporności przedsiębiorstw.”

Szersza wiedza dotycząca możliwości ustalenia beneficjenta ostatecznego sprawdzanego dostawcy może na przykład pokazać, ile faktycznie i jakie firmy należą do jednego podmiotu i w ramach jednego schematu wzajemnych powiązań własnościowych. Wiedza ta, w efekcie może prowadzić do oszczędności finansowych, poprzez nawiązanie współpracy z innymi spółkami w ramach jednej struktury kapitałowej i na innych analizowanych przez firmę rynkach. I choćby tylko dla tego warto rozważyć współpracę z Dun & Bradstreet” - mówi Elkjaer. 

 

Praktyki związane z łańcuchem dostaw zwiększające zaangażowanie 

Kolejnym przykładem jest to, w jaki sposób dane dotyczące ESG pomagają firmom w tworzeniu i ulepszaniu własnych wskaźników porównawczych, a także wysyłaniu pozytywnych sygnałów do organów regulacyjnych, klientów, kredytodawców i innych interesariuszy. 

„Gromadzenie dodatkowych danych na temat czynników takich jak emisja dwutlenku węgla przez dostawcę pozwala na monitorowanie, raportowanie i prezentowanie wyników” – wyjaśnia Elkjaer. „Można powiedzieć, że taki ranking ESG mają dziś wszyscy nasi dostawcy, a my pracujemy nad jego ulepszeniem i wykazujemy postępy w zarządzaniu łańcuchem dostaw”. 

Co najważniejsze, dzięki skutecznemu outsourcingowi i automatyzacji procesów gromadzenia i przetwarzania danych, firmy wypracowują znaczną stabilność i odpornoćś swoich łańcuchów dostaw. Jednocześnie pozwala im to nadać priorytet kształtowaniu strategii i budowaniu relacji, które sprzyjają wyższej efektywności przedsiębiorstwa.

„Dzięki rozwiniętej automatyzacji firmy mogą skupić się na swojej podstawowej działalności” – mówi Elkjaer. „Jej rodzaj może być dowolny, ale zwykle nie polega jedynie na zapewnianiu zgodności z przepisami. Pomagamy firmom w każdym obszarze, wykorzystując posiadane przez nas dane. Dzięki temu firmy mogą skupić się na prowadzeniu swojej działalności i podejmować bardziej świadome decyzje”.