Trudna sytuacja gospodarcza zmusza przedsiębiorstwa do jeszcze większego skupienia uwagi na wydajności. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest cyfryzacja i automatyzacja procesów operacyjnych. Jednak droga wiedzie przez wiele wybojów, które należy najpierw bezpiecznie pokonać. W niniejszym artykule opisano najpoważniejsze przeszkody na drodze do pomyślnej cyfryzacji. Nasza lista kontrolna pomaga przezwyciężyć opisane problemy.
„Kryzys czy nie, zwyciężają ci, którzy wykazują największą efektywność i osiągają najlepsze wyniki przy najniższych kosztach” – komentuje Michael C. Reiserer, dyrektor EASY SOFTWARE Deutschland GmbH, opisując sytuację, w której znajduje się obecnie wiele przedsiębiorstw. Podejście przyjęte przez firmę EASY SOFTWARE zakłada konsekwentną cyfryzację i automatyzację procesów ze skoncentrowaniem uwagi na zwiększaniu wydajności. Strategia ta jest na stałe zakotwiczona w DNA przedsiębiorstwa.
Są jednak też inne przykłady. Wyobraźmy sobie następujący scenariusz (który, nawiasem mówiąc, rzeczywiście się zmaterializował): przedsiębiorstwo zatrudnia około 1000 osób w różnych działach, a także ma wielu usługodawców – wszyscy są zaangażowani w podstawową działalność. Brakuje jedynie jednolitego systemu CRM, który uwzględniałby wszystkich partnerów biznesowych i byłby dostępny dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. Pomysł wprowadzenia rozwiązania obejmującego swoim zasięgiem całe przedsiębiorstwo był rozważany od dłuższego czasu, ale nie został zrealizowany, ponieważ poszczególne działy nie mogły dojść do porozumienia w sprawie najlepszej opcji. Sytuacja stała się na tyle napięta, że kierownicy działów zaczynali celowo sabotować sobie nawzajem prace. Zaczynali także stawiać nieuzasadnione żądania. Każdy chciał być właścicielem systemu CRM, ale nikt nie chciał przejąć inicjatywy. Nikt nie chciał dopuścić, by ktoś inny korzystał z jego ciężkiej pracy... Takie nastawienie blokuje przedsiębiorstwo i prowadzi do impasu skutkującego powstaniem silosów danych, utraconymi szansami sprzedaży i koniecznością korzystania z wielu niezależnych od siebie aplikacji. Gdy szefowie działów nadal obwiniali się nawzajem za brak postępów, pracownicy musieli przeprowadzać pracochłonne ręczne oczyszczanie danych. Prowadziło to do coraz większej frustracji i utraty motywacji. W rzeczywistości nikt nie robił żadnych postępów. Oczywiście winni są zawsze „inni”.
Na powyższym przykładzie widać znaczenie odpowiednich warunków dla przeprowadzenia udanej cyfryzacji. Jeśli strategia nie zostanie zintegrowana przez kierownictwo najwyższego szczebla, a obowiązki nie zostaną jasno rozdzielone, osiągnięcie konsensusu i przeprowadzenie wdrożenia staje się po prostu niemożliwe. Jednak potencjalnych przeszkód na drodze do wprowadzenia wydajnych i zautomatyzowanych procesów jest więcej. Poniżej opisano niektóre z nich.
1. Brak strategii cyfryzacji
Cyfryzacja nie powinna nigdy być celem samym w sobie. Nie ma sensu przeprowadzać cyfryzacji procesów tylko po to, aby były one cyfrowe. Inicjatywa ta powinna służyć wyższym celom, takim jak zwiększenie wydajności lub wzmocnienie pozycji przedsiębiorstwa na rynku. Innymi słowy: zawsze powinna stać za tym jakaś strategia. Na przykład: poprzez cyfryzację firma EASY SOFTWARE ma nadzieję uzyskać przewagę konkurencyjną nad rywalami. Kierownictwo jest tu czymś w rodzaju wzoru do naśladowania. Wskazuje ono działom kierunek wysiłków. Kluczem jest przeprowadzenie inicjatywy w odpowiedniej skali i przekonanie do niej personelu. Tylko w ten sposób można nadać projektom właściwy kierunek, zaangażować interesariuszy oraz zagwarantować dostępność wymaganych zasobów i środków.
2. Brak doświadczenia w realizacji projektów cyfryzacji
Brak wymaganej wiedzy specjalistycznej zwiększa prawdopodobieństwo tego, że projekt zakończy się niepowodzeniem. Dotyczy to również cyfryzacji. Dyrektorzy ds. CRM, marketingu i sprzedaży są zwykle ekspertami w swoich dziedzinach. Jednak prawdopodobnie niewielu z nich wykazuje umiejętności wymagane do przeprowadzenia cyfryzacji procesów. Co gorsza, często nie jest do niej przystosowana także zastana struktura organizacyjna. Prowadzi to do sytuacji, w której wymagana wiedza specjalistyczna jest po prostu niedostępna – ani wewnątrz, ani z zewnątrz.
3. Łańcuchy decyzyjne są zbyt długie
W toku planowania cyfryzacji wielu interesariuszy musi uczestniczyć w spotkaniach z nawet 9 osobami przy jednym stole. Utrudnia to osiągnięcie konsensusu, który zadowoli wszystkich i pozwoli przygotować plan. Uzyskanie zgód w takiej sytuacji może zająć bardzo dużo czasu. Ktoś, kto nie jest w stanie uzasadnić potrzeby realizacji projektu i wykazać związanych z nim korzyści w oparciu o szacowany zwrot z inwestycji, będzie miał trudności z uzyskaniem zielonego światła.
4. Brak przejrzystości w odniesieniu do zadań w kontekście całego przedsiębiorstwa i poszczególnych działów
Często brakuje jasności w zakresie tego, kto jest odpowiedzialny za proces. Zjawisko to występuje częściej w dużych przedsiębiorstwach. W wielu przypadkach komunikacja między poszczególnymi działami jest minimalna lub nie istnieje wcale. Nikt tak naprawdę nie wie, co robią inni. Tymczasem jest to właśnie ten rodzaj przejrzystości, którego wszyscy potrzebują. Gdyby każdy dzielił się swoimi doświadczeniami i praktykami, przyniosłoby to korzyści wszystkim, ponieważ pomogłoby ujednolicić i uprościć poszczególne procesy. Zadania i strategie całego przedsiębiorstwa powinny być jasno i wyczerpująco komunikowane, a zadania działów ze sobą skoordynowane. W przeciwnym razie czynniki napędzające cyfryzację pozostają odizolowane, co prowadzi do niepowodzenia wielu projektów.
5. Brak koordynacji między zaangażowanymi działami
Brak koordynacji między zaangażowanymi osobami i działami jest przeszkodą, którą należy pokonać nie tylko na etapie planowania i zatwierdzenia, ale także w toku faktycznej realizacji projektów cyfryzacji. Decyzje podejmuje więcej niż jedna osoba, a w realizację zaangażowane są również zespoły. Jeśli przedsiębiorstwo nie potrafi zapewnić odpowiedniego personelu, a następnie skutecznie skoordynować jego pracy, w końcu zaczną pojawiać się problemy hamujące postęp prac.
6. Brak jasnego określenia obowiązków
Projekty kończą się często niepowodzeniem wtedy, gdy brakuje właściwego zarządzania w poszczególnych działach, a obowiązki nie są prawidłowo rozdzielone. Ważne jest zrozumienie perspektywy zaangażowanych stron, w tym ich motywacji i celów. Na przykład: kto nadaje ton? Który dział wszystkim kieruje? Jaki jest dyrektor? Czy zespół jest zorientowany na wykorzystanie istniejących szans? Czy potrafi myśleć w kategoriach korzyści i wad? Wszystkie te czynniki mają wpływ na funkcjonowanie i sposób pracy zespołu.
7. Niejasne środowiska systemowe
Niejasne i niejednorodne środowiska systemowe stanowią główną przeszkodę w przeprowadzaniu cyfryzacji. Okazuje się, że korzystanie jednocześnie z ponad 200 różnych systemów przez duże przedsiębiorstwa nie jest niczym niezwykłym. Sytuację komplikuje dodatkowo brak łączności między systemami. Dane nie mogą wtedy przepływać między systemami, co utrudnia lub wręcz uniemożliwia cyfryzację procesów. Dodatkową przeszkodą jest fakt, że wiele przedsiębiorstw nie używa unikalnych identyfikatorów. Prowadzi to nieuchronnie do powstawania silosów danych i trudnej walki przedsiębiorstw o znalezienie wyjścia z bałaganu, który same stworzyły.
8. Ograniczenia ze strony wykorzystywanych systemów
Jak już wspomniano, jednym z głównych problemów podczas korzystania z narzędzi jest brak łączności. Gdy dane nie mogą swobodnie przepływać, cyfryzacja i automatyzacja procesu w ramach wielu systemów staje się niezwykle trudna lub wręcz niemożliwa. Dalsze ograniczenia: niektóre dane nie są zapisywane poprawnie, a system jest przestarzały lub skomplikowany w obsłudze.
9. Brak scentralizowanego zarządzania projektami, brak komunikacji
Firmy potrzebują skutecznego systemu zarządzania projektami niezależnie od branży, w której działają. Dotyczy to w szczególności cyfryzacji. Role, zakresy obowiązków i terminy muszą być jasno określone i przydzielone. Organizacja musi zadbać o wszystkie aspekty, aby określić, czy projekty mają być zarządzane w sposób szybszy, czy tradycyjny. Przypadki użycia i ich priorytety również muszą być jasno określone. System zarządzania projektami, który nie został poprawnie skonfigurowany, spowoduje problemy w zakresie nie tylko zarządzania wdrożeniem, ale także komunikacji wewnętrznej. Wszystko to może szybko spowodować niepowodzenie projektu.
10. Czas, zasoby i budżety są ograniczone
Trudna sytuacja ekonomiczna, w której obecnie wszyscy się znajdujemy, zmusza przedsiębiorstwa do powrotu do pomysłu cyfryzacji i uczynienia z niej priorytetu. Czas jest tutaj na wagę złota. Sytuację dodatkowo pogarsza brak zasobów wewnętrznych i zewnętrznych. Wiele projektów zostaje wstrzymanych i traci impet w działach IT, które w wielu przypadkach mają już i tak ograniczone moce przerobowe. Widoczne są również braki wykwalifikowanego personelu. W związku z tym coraz trudniej pozyskać specjalistów w zakresie transformacji cyfrowej. Ponieważ wiele przedsiębiorstw szuka oszczędności, budżety i tak są już napięte. Przeprowadzanie cyfryzacji dla samej cyfryzacji nie jest wystarczającym argumentem. Bez klarownych modeli atrybucji i szacunków zwrotu z inwestycji nikt nie otrzyma środków ani zasobów na realizację dużych projektów tego rodzaju.
Podziel się z innymi
Udostępnij nasze treści na swoich profilach