En rask handel er ofte en god forretning. Likevel har mange foretak problemer med sene betalinger og kunder som ikke betaler i det hele tatt. Her er seks tips som øker sjansene for å få betalt i tide.

Kjenner du deg igjen?

Å ikke få betalt kan få tøffe konsekvenser. Å få betalt kan være avgjørende for at du skal klare deg og kunne utvikle virksomheten. Så hvordan få kundene til å betale raskere? Ifølge kredittekspert August Molin i Bisnode er hemmeligheten å skape god struktur i betalingsrutinene.

Ikke vær bank for dine kunder

– Når du ikke får betalt i tide, er du bank for dine kunder i stedet for å la pengene styrke og utvikle ditt eget foretak.

Unngå å havne der og øk dine sjanser til å få betalt raskt ved å skape struktur i betalingsrutinene. Det mange glemmer er at det er mennesker, ikke foretak, vi gjør business med. Sikrer du god kontroll på betalingsprosessen, ligger du bedre an.

7 av 10 foretak har en kredittpolicy

Av disse har bare tre forankret den i virksomheten. Dette til tross for at strukturerte betalingsrutiner gjør at kundene betaler raskere.

Her er August Molins seks regler som alle foretak bør praktisere for å unngå kunder som ikke betaler i tide. Dermed slipper man purringer og inkasso.

1. Lag en kredittpolicy

Dette er ikke spesielt komplisert. Det handler om å strukturere arbeidet med kredittgivning og tydeliggjøre hvem som har ansvar for hva, hvordan du tar betalt og hva som gjelder ved sene betalinger. Poenget er å unngå vilkårlighet i kredittgivningen.

Ved å svare på disse 7 spørsmålene legger du grunnen for din kredittpolicy:

• Hvilket ansvar og hvilken kompetanse skal økonomi, respektive salg, ha i mitt foretak?
• Når skal kredittopplysning brukes, og hvilke kunder skal jeg overvåke?
• Hvor ofte skal jeg fakturere, og når skal purring sendes?
• Skal jeg bruke inkasso og når?
• Hvilke tiltak skal gjøres ved ulike varselsignaler?
• Hvilken kredittid skal kundene få?
• Hvor lang kreditt skal kundene få?

En kredittpolicy kan inneholde mer, men dette rekker lenge og vil hjelpe deg med å få betalt raskere.

2. Sett riktig kredittgrense

Hvor høy kreditt kunden skal få er smart å tenke litt ekstra på.

Ved å sjekke kundens betalingsevne og å sette en rimelig kredittgrense, minsker du risikoen for ikke å få betalt til riktig tid.

Noe informasjon kan du google deg til, men det er tidkrevende og er ingen garanti for at informasjonen du finner er oppdatert og pålitelig. Betydelig enklere og sikrere er det å ta en kredittsjekk som viser hvor kredittverdig kunden er. I kredittsjekken fremkommer det også hvilken generell kredittgrense kunden bør ha. Alt dette hjelper deg å bedømme om du kommer til å få betalt i tide og hvilken kredittgrense du bør sette.

Har et foretak en noe svak kredittverdighet, men betaler sine regninger i tide, vil du kanskje gi kunden mulighet til handle mot faktura. Alt handler om hvilken risiko du har råd til å ta.

3. Informer om foretakets kredittpolicy internt

Vi leker med tanken om at du har foretakets kredittpolicy klar og at alle i foretaket er enige. Bra. Nå gjelder det å informere alle berørte medarbeidere, slik at de vet hva som gjelder. Mail og/eller del ut dokumentet, fremlegg det på neste frokostmøte og husk å følge opp at det brukes.

Fremfor alt er det viktig at selgerne, som har fullt fokus på å få inn ordrer heller enn å få betalt, forstår hvorfor man ikke skal endre for mye på kredittprinsippene. På slutten av dagen er jo en toppordre verdiløs hvis den ikke blir betalt.

Det låter kanskje opplagt, men Dun & Bradstreets statistikk viser at av de sju av ti foretak som har en kredittpolicy, er det bare tre som har forankret den ute i virksomheten. En stor miss fordi alle i foretaket sparer tid når de vet eksakt hva som gjelder i kontakten med kundene. Og kundene? De kommer til å sette pris på tydeligheten.

4. Følg dine kunder

Vil du få betalt raskt skal du gjøre forretning med gode kunder.
Kanskje googler du deg frem eller tar en kredittsjekk når du får inn en ny kunde – for å få vite om eventuelle betalingsanmerkninger, gjeld og betalingshistorikk. Dette er en bra start, men husk også å følge dine eksisterende kunder regelmessig. Et foretaks kredittverdighet kan endre seg betydelig bare på noen måneder.

Å ta en kredittovervåking på kundene er derfor en god idé.
Dette innebærer at du etter den første kredittopplysningen har løpende kontroll på hva som hender hos kundene. Fortsetter de å betale sine leverandører i tide? Dukker det plutselig opp betalingsanmerkninger? Skjer det viktige endringer i foretaket, for eksempel et eierbytte?

En fordel med automatisk kredittovervåking er at du selv velger hvilke endringer du vil overvåke og får automatisk en melding om noe forandres. Ved i god tid å få et signal om at noe ikke er riktig, kan du unngå dårlige betalere. En annen fordel med en kredittovervåking er at du også ser hvordan kredittverdigheten fordeles mellom alle dine kunder.

Tipset er altså at du alltid skal:

• Ta en kredittsjekk av alle nye kunder.
• Overvåke eksisterende kunder, slik at du får en rapport dersom noe hender som påvirker din forretning.
• Noen ganger i året: Sjekk hvordan kredittverdigheten fordeles mellom alle dine kunder.

Kjennes det overveldende? Ikke noe problem. Det fins smarte kredittløsninger som leverer på alle disse punktene.

5. Kjenn på pulsen i starten av forretningen

Å snakke om kredittverdighet når en holder på å hente hjem en kontrakt virker kanskje ikke så morsomt.

Gjør det likevel. Og gjør det riktig. Skriv også i tilbudet hvilke betalingsvilkår du har. Har kunden svak kreditt går det sikkert an å komme overens alt fra starten, slik at begge blir fornøyde.

Du bør ta en avgift ved for sen betaling.
Det handler ikke om at du behøver de ekstra pengene, men om å markere at du synes forretninger bør være seriøse. Uansett er det bra å kjenne kunden på pulsen tidlig og få en oppfatning om betalingsviljen før du bruker for mye av din tid.

6. Vær tydelig med betalingsvilkårene på fakturaen

Sist, men ikke minst kommer vi til de praktiske detaljene.

• Skriv tydelige fakturaer der det er umulig å ikke se betalingsvilkårene, som forfallsdato og informasjon om rente ved for sen betaling. For de fleste kunder er det positivt med tydelige fakturaer. Samtidig viser du at du har orden på din økonomi og markerer at du vil ha betalt til riktig tid.
• Vær nøye med å sende fakturaen til riktig adresse, riktig person og avdeling.At fakturaen havner på ville veier er en vanlig grunn til at foretaket må vente med å få betalt.
• Husk også å fakturere raskt og å være rask med å følge opp kunder som somler med betalingen. Ring kunden og spør hvorfor. Er det noe som er uklart?

Litt press bidrar til at kunden er mer tilbøyelig til å betale din faktura til riktig tid – i motsetning til om du gir inntrykk av at det ikke er så farlig. Husk at det er mennesker som gjør forretninger, selv om det er foretak som står bak.