De fem beste tipsene for en effektiv screening av dine kunder
Lær hvordan du kan effektivisere din screening og ta smartere beslutninger.
Sanksjonslister og lister over politisk eksponerte personer, såkalte PEP-lister, oppdateres i et stadig raskere tempo.
Med den russiske invasjonen av Ukraina har mange selskaper spurt seg selv om de har et nøyaktig og oppdatert bilde av kunde- og leverandørporteføljen sin (KYC).
En turbulent verdenssituasjon gir et økt behov for å overvåke endringer i sanksjonslistene og å ha effektive prosesser for å identifisere reelle eiere og avdekke hvitvasking.
Screeningsprosessen er imidlertid ganske komplisert ettersom situasjonen er i stadig endring og antallet personer og enheter som må sjekkes er omfattende. Derfor er det viktig at du og selskapet ditt har den rette informasjonen for å kunne ta gode beslutninger.
Vi har samlet våre fem beste tips til en robust og effektiv screening av dine kunder og leverandører:
1) Avklar bedriftens risikovilje
For det første er det viktig at du og bedriften din avklarer hvilket risikonivå dere skal ligge på med relevante interessenter på tvers av virksomheten, samt utvikle en tilnærming til sanksjonsscreeningen som er i tråd med den bredere risikoviljen deres.
Basert på dette kan du utvikle risikoprofiler og screeningprosesser som flagger aktører eller enkeltpersoner med høyere risiko. Disse personene eller selskapene bør behandles ved hjelp av skjerpede due diligence-prosesser for å få et tydeligere bilde av risikoen de utgjør.
2) Invester i data av høy kvalitet
For det andre bør du investere i relevante og oppdaterte data for å kunne holde tritt med globale sanksjons- og PEP-lister i stadig endring. Da blir du også i stand til å takle kompleksiteten i å skulle håndtere falske positive treff.
Ved å screene kundene dine opp mot de mest relevante og oppdaterte sanksjonslistene får du mer pålitelige resultater. I tillegg bidrar omfattende og sentraliserte KYC-data (Know your customer) til å redusere antallet falske positive treff (som kan forårsakes av ulike språk, forkortelser og aliaser, inkonsistens og mangler), samt øke effektiviteten.
3) Vurder effekten av sanksjoner
For det tredje er det viktig å forstå virkningen sanksjonene har. Virkningene av økonomiske sanksjoner og handelssanksjoner går ut over bare de enkelte personene eller selskapene i sanksjonslistene.
Tiltak som frysing av midler, valutarestriksjoner, blokkeringer i globale betalingsteknologier og stans i import/eksport påvirker ikke bare forsyningskjedene, men også kontantstrømmen til virksomheter (direkte eller indirekte) og tilgangen til diverse viktige materialer.
Det er viktig å være bevisst på dette med hensyn til din egen kunde- eller leverandørbase.
4) Automatiser
For det fjerde bør du automatisere prosessene for screening opp mot sanksjonslistene med tanke på skalerbarhet der det er mulig.
Teknologi med konfigurerbar arbeidsflyt som vurderer risikoene for virksomheten din basert på din individuelle profil, eller data som mates inn i dine egne arbeidsflyter, vil effektivisere prosesser og gjøre deg i stand til å fokusere på skjerpet due diligence der det er nødvendig.
Både screening og identifisering av falske positive treff kan også automatiseres for å gjøre prosessen sømløs og mindre arbeidskrevende.
5) Løpende overvåking
For det femte bør du løpende følge med på eventuelle endringer som kan ha innvirkning på risikoprofilen din.
Risikoen enkeltpersoner og bedrifter utgjør for virksomheten din, kan endres – særlig med sanksjoner som stadig oppdateres. Derfor er det viktig å overvåke disse og gjennomføre nye screeninger ved behov.
Du bør ha en prosess med løpende gjennomgang, vurdering og justeringer. Dette er en arbeidsmetodikk og ikke noe man gjør én gang og ferdig med det.
Hva er en politisk eksponert person?
Hvitvaskingsloven krever at alle rapporteringspliktige selskaper skal innhente informasjon for å avgjøre om du, et nært familiemedlem eller kjent medarbeider er en såkalt politisk eksponert person.
En politisk eksponert person (PEP) er en fysisk person som har, eller har hatt, et høytstående offentlig verv eller stilling i Norge eller utlandet:
- Medlem av administrativt, ledende eller kontrollerende organ i statlig foretak
- Direktør, styremedlem eller annen person i øverste ledelse i internasjonal organisasjon
- Medlem av styrende organ i politisk parti
- Statsoverhode, regjeringssjef, minister eller assisterende minister
- Medlem av nasjonalforsamling
- Medlem av høyere rettsinstans som treffer beslutning som ikke bare unntaksvis kan ankes
- Medlem av styre i riksrevisjon, revisjonsdomstol eller sentralbank
- Ambassadør, chargé d'affaires eller militær offiser av høyere rang
Kunder som er PEP skal underlegges forsterkede kundetiltak, hvilket vil innebære at de skal følges opp hyppigere og tettere enn andre kunder av den rapporteringspliktige virksomheten.
PEP status gjelder i et år etter fratredelse, men rapporteringspliktig skal uansett innhente opplysninger og gjøre en vurdering av hvilke forsterkede tiltak som er nødvendige.
En tidligere PEP vil fremkomme i listen i 20 år etter at personen har fratredt.
Våre compliance & AML-løsninger hjelper deg å følge regelverket
Løsningene lar deg kontrollere og sikre etterlevelse av hvitvaskingsloven enklere, og du unngår å gjøre forretninger med sanksjonerte foretak og enkeltpersoner.