Del
Hjelp ditt nettverk å oppdage ny kunnskap
Etterlevelse av loven koster penger. Derfor lønner det seg fortsatt å investere i en gjennomgang av dine forretningspartnere
Å forsikre seg om at bedriften innfrir alle krav ved en selskapsgjennomgang, kan føre med seg store utgiftsposter.
På den ene siden kommer investeringer i personell, systemer og teknologi. På den andre siden har du avtaler som kanskje virket lønnsomme ved første øyekast, men som kan ende opp med å bli stoppet på grunn av en risikovurdering. Til syvende og sist vil det likevel alltid lønne seg å betale for å sikre etterlevelse, særlig dersom du investerer i en solid database og automatiserte prosesser.
Finn de svake punktene i kjenn-din-kunde-prosessen (KYC)
Selskapsgjennomganger er komplekse. Prosessen er fragmentert og består gjerne av flere (manuelle) trinn – enten det er en leverandør eller en kunde som skal granskes. I begge tilfeller er det ditt ansvar å sørge for åpenhet når det gjelder forretningspartnerne dine.
En helhetlig selskapsgjennomgang tar for seg:
- likviditet
- kredittverdighet
- regnskapsbalanse
- omdømme (ufordelaktig medieomtale)
- selskapsstruktur
- rettighetshaver/økonomiske interessenter/reell rettighetshaver
Hvor mye du velger å vektlegge resultatene av gjennomgangen, vil avhenge av bedriftens risikotilnærming. En verifisering av den reelle rettighetshaveren vil i alle tilfeller være obligatorisk. Som oftest er det dette trinnet som krever mest ressurser når en forretningspartner skal kartlegges.
Selskapsstrukturer er ofte uklare, landsoverskridende eller ikke mulige å identifisere. For å avdekke disse og andre svake punkter i prosessen bør du følge disse tre trinnene:
- Del onboardingprosessen eller den pågående granskingen av forretningspartnerne dine inn i individuelle oppgaver.
- Analyser deg frem til hvor mye ressurser hver oppgave vil kreve.
- Identifiser problemområder som hindrer deg i å fullføre disse oppgavene raskere.
Beslutningene dine blir aldri bedre enn dataene de er basert på.
Gjør masterdataene dine om til en Golden Record.
Jobber du med usammenhengende, utdaterte eller feilaktige data når du skal undersøke forretningspartnerne dine, kommer du sannsynligvis til å fatte dårlige beslutninger, som for eksempel:
- Du gir en positiv likviditetsvurdering, til tross for at virksomheten har økonomiske utfordringer.
- Du gir en leverandør eller kunde lav risikovurdering, til tross for at det internasjonale morselskapet befinner seg i et høyrisikoland.
- Du klarerer virksomhetens administrerende direktør opp mot PEP- og sanksjonslistene, uten å være klar over at dette også klarerer den reelle rettighetshaveren.
Ved å sørge for at masterdataene dine holder høy kvalitet, unngår du disse feilvurderingene. Ditt optimale datasett på hver enkelt kunde eller leverandør består ganske enkelt av supplerte masterdata.
Du trenger bare å gjennomføre to trinn for å optimere databasen din:
- Først må du sørge for at dataene dine er oppdaterte og korrekte.
- Deretter henter du data fra en tredjepart for å supplere porteføljen din med data om rettighetshaver.
I begge tilfeller kan du integrere et grensesnitt som for eksempel D&B Direct for Compliance API i prosessen.
Bruk automatisering for å spare tid
Automatisk datasupplering kan spare deg for mye tid, siden du ikke lenger trenger å spore opp og identifisere forretningsmessige forbindelser og eierstrukturer manuelt.
Det er ikke bare onboardingen av nye forretningspartnere som stjeler mye tid. Regelmessig overvåking av kunder, leverandører og partnere krever også ressurser.
Mange bedrifter har rutiner der de periodevis (f.eks. én gang i året) gjennomgår hele porteføljen med forretningspartnere og ser etter endringer. Resultatet blir ofte at man gjør en rekke unødvendige undersøkelser som kanskje ikke tilfører noen verdi.
Du kan spare mye tid hvis du får automatiserte varsler i stedet
Ved hjelp av overvåkning av reelle rettighetshavere kan du for eksempel bli varslet om endringer i eierstrukturen til forretningspartnerne dine. Da vil du få et varsel med en gang det registreres en endring hos rettighetshaveren til en av virksomhetene på listen din. På den måten trenger du bare å undersøke de av forretningspartnerne dine der det faktisk er registrert en endring.
Positive effekter på lang sikt: Du styrker posisjonen til bedriften din
Etterlevelse kan som nevnt være kostbart, med investeringer i både personell og ny teknologi. Velger du imidlertid å satse på automatisering, vil investeringene lønne seg på sikt i form av kutt i både ressursbruk og utgifter.
Automatiserte prosesser har i tillegg flere andre positive effekter: Fordi du blir klar over «skjulte» endringer i porteføljen din, kan du hele tiden justere evalueringen av forretningspartnerne dine.
Er for eksempel endringene i eierstrukturen noe som kan medføre en lavere risikovurdering? I så fall kan dette kanskje åpne opp for helt nye forretningsmuligheter. På den andre siden kan du avdekke risiko i god tid og gjøre eventuelle justeringer hvis risikotilnærmingen din krever det.
De langsiktige gevinstene er klare
Bedrifter med et åpnere forhold til forretningspartnerne sine, har lavere sannsynlighet for å bli involvert i skandaler. Dette kan dreie seg om alt fra grønnvasking og hvitvasking til barnearbeid, menneskesmugling og terrorfinansiering.
Etterlevelse er ikke bare noe som handler om å imøtekomme juridiske krav og unngå bøter. Det bidrar i tillegg til solid bedriftsstyring, det viser god ledelse – og det styrker bedriftens omdømme. Alt dette vil gjøre bedriften din til en mer verdifull forretningspartner i det lange løp.
Har du spørsmål om våre Compliance og AML-løsninger?
Vi hjelper deg gjerne i gang. Fyll inn skjemaet, og vi kontakter deg for en innledende samtale.
Les mer om Personvern
