Pénzügyi folyamatok automatizálása: A 3 legfontosabb szervezeti tényező

Gyorsabb döntéshozatal, a rugalmasság és magas fokú hatékonyság biztosítása kihívásokkal teli helyzetekben - csak néhány a számos célkitűzés közül, mely a pénzügyi osztályokon belüli folyamatok automatizálását ösztönzi. Az átállás sikeréhez azonban először a megfelelő szervezeti előfeltételeknek kell teljesülniük.

A pénzügyi csapatok vállára a gazdasági visszaesések idején nagy felelősség nehezedik.  Adatokat elemeznek, költségmegtakarítási stratégiákat dolgoznak ki, kezelik a pénzforgalmat és optimalizálják az erőforrásokat. Ha azonban nem férnek hozzá a megfelelő rendszerekhez, folyamatokhoz vagy adatokhoz, akkor egyszerűen nem lesznek képesek megfelelően kezelni a helyzetet.  

Az elavult szisztémák és a manuális folyamatok mind a hatékonyságra, mind a minőségre negatív hatással vannak. Ez még tovább fokozódik a gazdaságilag feszült helyzetekben, ahol nyilvánvalóan nincs mozgástér a rossz döntések kompenzálására. 

Néhány vállalat mégis a bizonytalan időszakokat használja ki létfontosságú  fejlesztésekre. Erényt kovácsolnak a szükségből és megragadják a lehetőséget arra a célra, hogy automatizálják pénzügyi folyamataikat.  

Céljuk a hatékonyság növelése és olyan munkakörnyezet megteremtése, amelyben a munkatársak a fontos feladatokra összpontosíthatnak.

Az automatizálási rés

Az automatizálási projektekben az elvárások és a végeredmények gyakran távol vannak egymástól. Ezt nevezik automatizálási résnek. Az FSN - The Finance Forum tanulmányában megvizsgálta ezt a jelenséget és megállapította, hogy az összes kezdeményezés közel fele sikertelen a hatékonyság növelésében az adott vállalatnál. Miért van ez így? Az egyik ok az, hogy a vállalatoknál a szervezet egyszerűen nem támogatja a változást. A csapatokat rosszul irányítják és nem tudnak a kulcsfontosságú kérdésekre összpontosítani..

Az automatizálás szervezeti előfeltételei

Ahhoz, hogy az automatizálás sikeres legyen a pénzügyi osztályokon, három kulcsfontosságú pillérnek kell megvalósulnia:

1. Automatizálásért felelős vezető

A sikeres projekteknek olyan vezetői vannak, akik igyekeznek következetesen előrevinni azokat. Nincs ez másként a pénzügyi területen sem.  

Ezért minden szervezet élén egy megfelelő képességekkel és prioritásokkal rendelkező automatizálási vezetőnek kell állnia, aki gondoskodik arról, hogy a folyamatok automatizálására, fejlesztésére vagy optimalizálására vonatkozó lehetőségek soha ne vesszenek el.  

• Ők biztosítják, hogy a vállalat tőkekiadásainak elosztása mindig helyesen történjen és hogy a kulcsfontosságú területeken megvalósuljon az automatizálás.  

• Aprólékosan dolgoznak mind a folyamatok dokumentálásán és szabványosításán, mind pedig azon, hogy nyitottak maradjanak a trendekre és az olyan új technológiákra, mint a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás.

Az automatizálási vezető szerepe a nehéz gazdaságú időkben fontosabb, mint valaha. Az egyre növekvő versenykényszer és az új technológiák elérhetősége a pénzügyi osztályon szükségszerűvé teszi a folyamatok automatizálását.

2. A folyamatok fejlesztésére történő összpontosítás

Ha egy folyamat nem hatékony, akkor a manuális komponens kiiktatása sem segít. A folyamat akkor sem lesz hatékony, ha automatizálják. Ez a fő oka annak, hogy az automatizálási projektek vagy megbuknak, vagy nem eredményezik a várt hatékonyságnövekedést.  

Egy szervezetnek készen kell állnia arra, hogy fejlessze a folyamatait.  

• Az automatizálás önmagától nem fog hozzáadott értéket teremteni.  

• Azok a vállalatok sikeresek, amelyek először a működési szintű folyamatok optimalizálására törekszenek, és csak ezután fordítják figyelmüket az automatizálásra.

3. Hajlandóság a kulturális változás elfogadására

Az automatizálás sokkal többet jelent, mint új rendszereket és automatizált folyamatokat. Valójában teljesen újfajta munkavégzést igényel. Ezért nem meglepő, hogy a munkatársak gyakran elutasítással fogadják az automatizálási kezdeményezéseket, miközben a munkahelyük elvesztésétől való félelmet is táplálja bennük.  

A Harvard Business Review által végzett felmérés szerint a vezetők 63%-a a digitalizációs projektek megvalósítása során a kulturális kérdéseket tartja a legnagyobb akadálynak.

A felmérés meghatározta azokat a tényezőket is, amelyek hatással vannak a kulturális változásra. Ezek közé tartozik az együttműködés, az átláthatóság, az alkalmazkodóképesség, a befogadás és a közösség, amelyek mind emberi tényezőknek nevezhetők.  

• A munkavállalók szeretnék, ha egyszerre bevonva és megértve éreznék magukat.  

• A hierarchiák, az állandó ellenőrzés és a szigorú, felülről lefelé irányuló irányítás mind-mind elbizonytalanítja és frusztrálja őket.  

• A vezetésnek meg kell tanulnia, hogy egyszerre coach-olja a munkatársakat és meg is hallgassa őket.  

• Az átlátható és nyílt kommunikáció elősegíti a csapatok bevonását, és segít megelőzni a motiváció csökkenését. 

Sok vállalat ezért úgy dönt, hogy egy digitális átalakulásért  felelős vezetőt (DTO - Digital Transformation Officer) alkalmaz. Ezt a feladatot betöltő személy, a szükséges képességek birtokában biztosítja, hogy az osztályok, a csapatok és a vezetők egy egységként működjenek együtt. A DTO olyan környezetet teremt, amelyben megengedett a hibák elkövetése, a kritika szabad megfogalmazása és a javaslatok benyújtása. Az ideális forgatókönyv szerint olyan csapatok hoznak létre vagy alakulnak, amelyek önállóan gyorsítják fel folyamataik digitalizálását és automatizálását és amelyekben kialakul a változás új kultúrája. 

 

A sikeres automatizálás 5 kulcstényezője 

1. Stratégia

A digitalizálás mindig stratégiai célokat szolgál. Ez a hatékonyság vagy az eredményesség javítását jelenti. Ezért fontos, hogy elegendő teret biztosítsunk a digitális átalakulásnak, és azt rögzítsük a dolgozók tudatában. Ezt úgy érheti el, ha vezetői szinten létrehoz egy digitalizációs stratégiát. Létfontosságú, hogy mindenki megértse a stratégiát, és segítsen annak végrehajtásában.

2. Elkötelezettség a digitalizáció iránt

A digitális átalakulás végrehajtására irányuló valódi akarat nélkül a legtöbb projekt egyszerűen csak „szép utópia” marad. Ennek ellensúlyozása érdekében a vezetésnek aktívan előre kell mozdítania a folyamatot, és aktívan részt kell vennie az új digitális identitás kialakításában. Az ennek során alkalmazandó eszközök a professzionális projektmenedzsment, a felelősökkel kötött célmegállapodások és a szükséges képességek biztosítása az alkalmazottak számára. 

3. Erőforrások 

A digitális átalakulás időt és erőforrásokat igényel. Létfontosságú, hogy mindkettőből a megfelelő mennyiség álljon rendelkezésre. 

4. Szakértelem 

A szükséges tudás nélkül a digitalizációs projektek gyorsan megfeneklenek. Ezért arra kell összpontosítania, hogy összegyűjtse a megfelelő tehetségeket a vállalatánál, és biztosítsa, hogy a munkaerő rendelkezzen a szükséges ismeretekkel és képességekkel. Gondolja át azt is, hogy szüksége van-e digitális átalakulásért felelős tisztviselőre (DTO). A legjobb megközelítés az innovációs kultúra és a változás légkörének megteremtése. 

5. Rendszerek, technológia és adatok 

A digitalizálás és az automatizálás sok esetben együtt jár az informatikai struktúra modernizálásával. Ha a rendszerek és eszközök elavultak vagy nem megfelelőek, és az adatok mind úgynevezett silókba vannak zárva, akkor a korszerűsítés egyszerűen elkerülhetetlen. Az elavult és alkalmatlan rendszerek lecserélésekor fontos a szigorú megközelítés alkalmazása. Olyan eszközökbe fektessen be, amelyek gyorsan és könnyen bevezethetők, és védik az amúgy is korlátozott IT-erőforrásokat. Ne feledkezzen meg az ideális adatbázis létrehozásáról. A legjobb ERP- és CRM-rendszerek mindig csak annyira jók, mint az adatok, amelyeket feldolgoz ezekkel.