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Qu'est-ce qui caractérise une bonne Credit Policy?
Comment pouvez-vous minimiser les risques en accordant des crédits et éviter les défauts de paiement? Et comment découvrir les clients sur lesquels vous pouvez compter, même en cas de crise? C'est la Credit Policy qui en constitue la base. Il s'agit d'un recueil de règles destiné à la gestion des crédits. Les rôles, responsabilités et workflows autour de l'attribution de crédits y sont décrits avec précision. Cinq conseils de Daniel Schneider, Senior Business Consultant chez Bisnode – A Dun & Bradstreet Company, pour une Credit Policy qui fonctionne.
1. Quels objectifs souhaitez-vous atteindre?
Seuls ceux qui connaissent le but visé peuvent agir de manière ciblée. Il vous faut donc formuler des objectifs clairs quant à votre manière d'empêcher les créances non recouvrables, de définir des processus clairs, d'augmenter durablement la valeur de l'entreprise ou d'optimiser les coûts des risques. Esquissez les outils concrets que vous souhaitez utiliser pour y parvenir.
De plus, vous devriez tenir compte du fait qu'une Credit Policy n'est pas un recueil de règles rigides. Elle est soumise aux facteurs d'influence les plus variés. Vous devriez donc définir des intervalles pour passer la Credit Policy en revue et la mettre à jour ou la compléter le cas échéant.
"En instaurant une Credit Policy, vous posez les fondements d'un Credit Management qui fonctionne. Vous allez empêcher ainsi des défauts de paiement et améliorer le cashflow."
Daniel Schneider, Senior Business Consultant chez Dun & Bradstreet
2. Qui se charge de quelle responsabilité?
Les objectifs sont atteignables uniquement si tous les collaborateurs respectent strictement leurs rôles et responsabilités. Cela présuppose que chacun connaisse son rôle et que ces rôles soient bien définis dans la Credit Policy. Sont impliqués les fonctions et départements les plus variés. Outre le Credit Management, cela comprend entre autres le service commercial, la logistique, le suivi des clients, la comptabilité ainsi que la direction.
Avec les rôles et tâches, les responsabilités sont également clairement définies. Ici, il ne doit y avoir aucune marge de manœuvre. Ceux qui font finalement partie du système de gestion du risque, tout comme leur rôle et leur importance, diffèrent d'une branche à l'autre et d'une entreprise à l'autre. Pour finir, la Credit Policy devrait être approuvée par l'ensemble du niveau C. Cela permet de s'assurer de l'acceptation dans l'entreprise dans son ensemble.
3. Quels processus interviennent quand?
Outre les rôles, ce sont les processus qui sont décisifs. Votre tâche centrale de Credit Manager consiste à garder un œil sur la solvabilité des fournisseurs et clients et à identifier à temps les sources de risques, les causes des dégâts et potentiels de nuisance, afin de permettre aux responsables de rectifier le tir à temps si besoin. Cela requiert des données en temps réel ainsi que des structures et processus en conséquence, qui vous garantissent l'agilité et la flexibilité nécessaires pour agir.
Décrivez comment les processus de gestion du risque sont intégrés aux processus de l'entreprise sous forme de processus continus. Pour ce faire, il faut définir les différentes tâches et les intégrer aux workflows définis.
4. Quels termes signifient quoi?
La communication réussit uniquement si l'un des partenaires comprend ce que l'autre veut dire. Cela ne va pas de soi dans le Credit Management, un domaine d'activité truffé de termes techniques et d'anglicismes. C'est pourquoi vous devriez composer un glossaire qui définit les termes les plus importants.
5. Qu'est-ce qui se passe en cas de risque?
Des classes de risque sont attribuées à chaque partenaire commercial. Se pose alors la question de savoir qui est habilité à prendre une décision pour quelle classe de risque. La réponse provient de la matrice appelée „Rating Matrix“. Vous y définissez qui a le droit de signer en cas d'un risque survenu, avec quelle limite, et quelles priorités s'appliquent en cas de risque. Ainsi, le département financier peut par exemple abroger des conditions de paiement convenues pour minimiser le risque dû aux clients au rating risqué.
Étendue d'une Credit Policy
L'étendue d'une Credit Policy dépend du type et de la taille de l'entreprise.
"Plus les facteurs d'influence sont variés, plus les procédés sont complexes. La Policy sera donc forcément plus étendue", dit Schneider. Pour les banques, un tel recueil de règles peut comprendre 150 pages et plus.
En règle générale, l'étendue varie entre 50 pages et quelques pages pour les petites entreprises.