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Trois systèmes, des volumes importants de données, quantité de fichiers système et pas d’identificateur de clé. Voilà comment se présentait la situation des données de base fournisseurs chez les ÖBB. Avec l’aide de Bisnode et grâce au numéro D-U-N-S®, ces données sont aujourd’hui nettoyées, enrichies et durablement de bonne qualité. Découvrez ici comment les ÖBB y sont parvenues et pourquoi cet investissement a payé.
Dans le domaine des achats stratégiques, les ÖBB exploitent trois systèmes différents: une plateforme d’appels d’offres, un système de gestion des prestataires et SAP. Comme il n’existait pas d’identificateur de clé, les ÖBB se sont tournées vers Bisnode pour conduire un projet de données de base.
Le contexte
Le cLes ÖBB géraient quantité de données dans leurs systèmes et n’étaient pas satisfaits de la qualité. Les informations étaient incomplètes, obsolètes ou en double. Avec les années, l’entreprise avait accumulé plus de 180 000 enregistrements.
La solution: le numéro D-U-N-S® comme identificateur de clé
Philip Bayer, responsable processus SCM dans le service des achats stratégiques de la ÖBB-Holding AG, s’est intéressé à Bisnode Austria en raison du numéro D-U-N-S®. Dun & Bradstreet délivre des numéros D-U-N-S® depuis 1962. Cette abréviation signifie «Data Universal Numbering System». Ce numéro à neuf chiffres offre une identification unique à toutes les sociétés du monde. Aujourd’hui, ce sont plus de 330 millions d’entreprise de 240 pays qui détiennent un numéro D-U-N-S®. La décision d’en faire un identificateur dans les systèmes des ÖBB a donc été très rapide.
«Bisnode a attiré mon attention sur le numéro D-U-N-S®.»
Philip Bayer Prozessmanager SCM im strategischen Konzerneinkauf ÖBB-Holding AG
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Le nettoyage des données, gage de qualité
Un projet de données de base est toujours suivi de trois étapes: nettoyage, enrichissement et actualisation. C’était aussi le cas chez les ÖBB. Le nettoyage a permis de corriger des informations erronées et de compléter des données manquantes. Dans le même temps, Bisnote a attribué à chaque enregistrement un numéro D-U-N-S®.Segmentation des données avant leur nettoyage
Le nombre d’enregistrements est passé à 180 000 au fil des ans. Une segmentation des fournisseurs a d’abord été effectuée afin de diminuer le travail de nettoyage. Les ÖBB ont uniquement pris en considération ceux avec qui elle a noué une relation commerciale dans les cinq dernières années. Le nombre d’enregistrements s’est alors réduit de 180 000 à 42 000.L’introduction de l’interface «Direct+»
Les ÖBB ont connecté leur système de gestion des fournisseurs à l’univers de données de Dun & Bradstreetvia l’API Direct+ et récupèrent ainsi des données à jour et correctes. Lorsqu’un fournisseur s’enregistre sur la plateforme ad hoc, un numéro D-U-N-S® est créé dans le même temps via l’API. Les ÖBB disposent ainsi d’un accès automatique au Business Credit File créé par D&B, et donc à l’ensemble des informations collectées et mises à jour, comme la société d’appartenance, les notations et classements financiers, les informations sur la compliance, etc. Ces données sont extrêmement utiles pour les ÖBB, qui scrutent à la loupe chaque fournisseur avant de nouer une relation d’affaires.En définitive, les ÖBB intègrent les nouvelles saisies entrées et enrichies dans deux autres systèmes, la plateforme d’appels d’offres et SAP.
L’investissement porte ses fruits
Le numéro D-U-N-S® permet aux ÖBB d’utiliser un identificateur unique. De ce fait, la gestion de tableaux de correspondance en arrière-plan appartient au passé. Bien souvent, c’est la centaine d’utilisatrices et d’utilisateurs des ÖBB qui tire parti de la disponibilité des données et de leur grande qualité.D’autres améliorations à suivre
D’autres projets et améliorations sont à venir chez les ÖBB. Aujourd’hui, les responsables des achats récupèrent un rapport fournisseur qui peut parfois comporter plusieurs pages. Ils doivent alors rechercher les informations dont ils ont besoin. A l’avenir, seuls les critères et les indicateurs décisifs pour le contrôle d’un fournisseur apparaîtront sur le rapport, ce qui représente un énorme gain de temps pour les collaborateurs.
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