Rahoitusosaston prosessien automatisoinnin puolesta puhuu monta seikkaa: tiimit voivat tehdä parempia päätöksiä entistä nopeammin, vaikeisiin tilanteisiin saadaan lisää joustavuutta ja toiminta tehostuu. Tiettyjen organisatoristen edellytysten on kuitenkin täytyttävä, jotta muutos onnistuu.
Rahoitustiimeillä on harteillaan valtava vastuu erityisesti taloudellisesti haastavina aikoina. Tiimit analysoivat dataa, kehittävät kustannussäästöstrategioita, hallitsevat kassavirtaa ja optimoivat resursseja. Jos niillä ei ole pääsyä oikeisiin järjestelmiin, prosesseihin ja dataan, tilanteen hallinta on erittäin vaikeaa. Vanhentuneet järjestelmät ja manuaaliset prosessit heikentävät tehokkuutta ja laatua. Niiden vaikutus korostuu entisestään tiukassa taloustilanteessa, kun huonoihin päätöksiin ei ole varaa. Mututuntumaan luottaminen on riskialtista, sillä vakaammassa taloustilanteessa saadut kokemukset ja data usein sumentavat kokonaiskuvaa.
Jotkut yritykset hyödyntävät epävarmat ajat viisaasti päivityksiin ja kehitykseen. Ne haluavat kääntää huonon tilanteen edukseen ja aloittavat rahoitusosaston prosessien automatisoinnin. Tavoitteena on lisätä tehokkuutta ja luoda työympäristö, jossa henkilöstö voi keskittyä olennaiseen.
Automaatiokuilu
Automatisointiprojekteissa odotukset ja lopputulos ovat joskus kaukana toisistaan. Tätä kutsutaan automaatiokuiluksi (automation gap).
Brittiläisen rahoitusfoorumi FSN:n tutkimuksen mukaan lähes puolet tehokkuuden parantamiseen tähtäävistä automatisointihankkeista epäonnistuu.
Miksi näin on? Yksi syy huonoon lopputulokseen on se, että muutosta ei tueta yrityksessä. Tiimejä johdetaan huonosti eivätkä ne keskity oikeisiin asioihin.
Mitä automatisointi edellyttää organisaatiolta?
Jotta rahoitusprosessien automatisointi onnistuu, seuraavan kolmen keskeisen edellytyksen on täytyttävä.
1. Osaava automatisointijohtaja
Yksi tae projektien onnistumiselle ovat esihenkilöt, jotka pyrkivät jatkuvasti edistämään projektia.
Tämä koskee myös rahoitusosastoja. Organisaatiossa on oltava asiantunteva ja priorisointikykyinen automatisointijohtaja, joka varmistaa, ettei yksikään mahdollisuus automatisointiin, parantamiseen tai optimointiin jää käyttämättä.
- Hänen tehtävänsä on huolehtia siitä, että yrityksen pääomakustannukset jaetaan aina oikein ja keskeiset toiminnot automatisoidaan.
- Hän hoitaa dokumentoinnin ja prosessien yhtenäistämisen säntillisesti ja pitää mielen avoimena uusille suuntauksille ja tekniikoille, kuten tekoälylle ja koneoppimiselle.
Tiukoissa taloustilanteissa automatisointijohtajan merkitys korostuu entistään. Kovenevan kilpailun ja teknologian kehittymisen myötä rahoitusosaston prosessien automatisointi on välttämätöntä.
2. Prosessien parantamiseen keskittyminen
Jos prosessi on tehoton, manuaalisen työn poistaminen ei riitä pelastamaan tilannetta. Prosessi pysyy tällöin tehottomana automatisoitunakin. Tässä piilee yksi tärkeimmistä syistä sille, miksi automatisointiprojektit epäonnistuvat tai eivät täytä niille asetettuja tehokkuustavoitteita.
- Organisaation onkin oltava valmis parantamaan prosessejaan.
- Pelkkä automaatio ei itsessään tuo lisäarvoa. Menestyneissä yrityksissä muutos aloitetaan optimoimalla prosessit operatiivisella tasolla ensin ja miettimällä automatisointia vasta sen jälkeen.
3. Kulttuurin muutosten hyväksyminen
Automatisointi tarkoittaa muutakin kuin uusia järjestelmiä ja automatisoituja prosesseja. Se edellyttää aivan uudenlaisten työtapojen omaksumista, mikä voi olla vaikeaa. Ei liene yllätys, että automatisointiin suhtaudutaan usein torjuvasti ja sen pelätään vievän työntekijöiden työt.
Harvard Business Review’n tutkimuksessa 63 % johtajista koki digitalisaatiohankkeiden toteuttamisen suurimpien esteiden liittyvän nimenomaan organisaatiokulttuuriin.
- Tutkimuksessa kartoitettiin myös tekijät, jotka vaikuttavat kulttuurin muutokseen. Niitä ovat yhteistyö, läpinäkyvyys, mukautuvuus, osallistaminen ja yhteisö, joita voidaan kaikkia pitää inhimillisinä tekijöinä.
- Työntekijät haluavat tuntea pääsevänsä osallistumaan ja tulevansa ymmärretyksi.
- Hierarkiat, jatkuva valvonta ja jäykkä ylhäältä alaspäin johtaminen aiheuttavat huolta ja turhautumista. Johdon on opittava sekä valmentamaan henkilöstöä että kuuntelemaan heitä.
- Läpinäkyvä ja avoin viestintä tukee tiimien osallistamista ja auttaa välttämään motivaatiovajetta.
Kulttuurin muutosten hyväksymistä voidaan tukea palkkaamalla digitalisaatiojohtaja. Asiantunteva digitalisaatiojohtaja on keskeisessä asemassa sen varmistamisessa, että osastot, tiimit ja esihenkilöt tekevät yhteistyötä ja puhaltavat yhteen hiileen. Hän luo ympäristön, jossa virheiden tekeminen, kritiikin ilmaiseminen ja ehdotusten esittäminen on sallittua. Ihannetilanteessa muodostetaan tiimejä, jotka jouduttavat digitalisaatiota ja prosessien automatisointia itsenäisesti, ja kehittyy uusi muutoskulttuuri.
