Epävakaa maailmantilanne heijastuu liiketoiminnan jokaiselle alueelle, eikä brändi ole siltä turvassa. Mitä tapahtuisi, jos kävisi ilmi, että jonkun tavarantoimittajasi hallituksen puheenjohtaja on kansainvälisellä sanktiolistalla tai jos saisit tietää, että asiakkaasi on myynyt tuotteitasi Venäjälle? Paraskaan kriisiviestintä ei pelasta tästä syntyvää mainehaittaa. Tämän vuoksi myös brändi- ja markkinointijohtajien olisi hyvä tutustua tarkemmin yrityksensä compliance-käytänteisiin eli lainsäädännön asettamien velvoitteiden noudattamiseen. Esimerkiksi asiakkaan tunteminen (eli know your customer, KYC) alkaa nykyään olla monelle yritykselle jo arkipäivää, kun ennen se oli pääasiassa pankkien vaatimus.
Brändimielikuva, compliance ja liiketoimintakumppaneiden tunteminen
Ukrainan sota kiihdytti monien yritysten siirtymistä kohti datapohjaista compliancea ja tarkempaa ymmärrystä siitä, ketä yrityksen kumppanit todella ovat. ”Juuri ennen Venäjän ja Ukrainan välistä konfliktia oli paljon yrityksiä, jotka pohtivat, mitä voisi tapahtua, jos konflikti kärjistyy. Jo ennen varsinaisen sodan alkamista aiempaa useammat yritykset halusivat tietää, minkä yritysten kanssa ne kävivät kauppaa ja ketkä olivat näiden yritysten takana. Yritykset ovat jo useiden vuosien ajan halunneet tietää kaiken lapsityövoimasta ympäristövahinkoihin. Tämä trendi on ollut nähtävissä myös yrityksissä, jotka eivät ole suoraan velvollisia noudattamaan pakotteita”, kertoo Dun & Bradstreetin kolmansien osapuolten riskien asiantuntija Christian Elkjaer.
”Ei riitä, että tietää, kenen kanssa toimittajapuolella asioi. Asiasta on tullut monimutkaisempi. Toimitusketjuissa on seuraava taso ja sitä seuraava taso. Monissa tapauksissa data ei välttämättä ole riittävän laadukasta tai se päättyy tiettyyn maahan”, Elkjaer lisää.
Lisähaasteita asettaa jatkuvasti muuttuvat pakotteet. Kertaluontoiset ratkaisut eivät vie pitkälle, kun ympäristö muuttuu jatkuvasti. Sanktiopaketteja tulee lisää, listoille lisätään yhä enemmän henkilöitä ja yrityksiä. Vaatimukset compliance-tiimejä kohtaan kasvavat, jotta liiketoiminta pysyy suojassa rikkomuksilta eikä yrityksen maine tahriinnu. Mantrana tuntuu olevan ”enemmän vähemmällä”, joten monessa yrityksessä compliance-prosessien tehostamisella ja virtaviivaistamisella on jo kiire.
Isona esteenä tehokkuuden tiellä seisoo kuitenkin compliance-prosessien vaatima suuri manuaalisen työn määrä. Asiakirjojen tarkastamisen ja vertailun sekä pakotteiden ja sanktiolistojen varmistamisen kaltaiset manuaaliset tehtävät ovat aikaa vieviä ja virhealttiita. Nykytilanteessa tehottomat compliance-prosessit voivat olla liiketoiminnalle haitallisia: viivästykset aiheuttavat tyytymättömyyttä asiakkaissa ja mahdollisia liiketoiminnan menetyksiä. Lisäksi asiakkaille välittyy mielikuva tehottomuudesta ja epäluotettavuudesta. Brändimielikuvan osalta compliance-riskit ovat siis monitasoisia.
Jatkuvan riskienseurannan edut mainehaittojen ehkäisyssä
Ajantasainen data auttaa mm. tehokkaammassa henkilöllisyyden todentamisessa, paremmassa riskienarvioinnissa, automaation kehittämisessä sekä datan jakamisessa niin sisäisesti kuin kumppaneiden välillä erityyppisissä compliance-tietokannoissa. Tähän on vaikea päästä, jos dataa yritetään yhdistää manuaalisesti useista lähteistä. Ratkaisu on yksi ”elävä” totuuden lähden, joka yhdistää ja standardoi monenlaisia tietolähteitä ja pitää ne automaattisesti ajan tasalla.
Mainehaittojen ehkäisyssä juuri automatisoitu, jatkuva riskienseuranta oikean datan avulla on tärkeää. Tavanomainen asiakkaan tuntemisprosessi, jossa data kerätään manuaalisesti yhdellä hetkellä, on sen hetken tilannekuva. Tiedot vanhenevat jo pian sen jälkeen, kun arviointi on tehty. Yrityksessä tapahtuneet muutokset voivat siis jäädä havaitsematta viikkojen tai jopa kuukausien ajaksi, tai aina siihen asti, kunnes on uuden arvioinnin aika.
Ottamalla käyttöön jatkuvan riskien seurannan compliance-osastot eivät pääse eroon ainoastaan merkittävästä määrästä manuaalista työtä, vaan voivat myös luoda lähes reaaliaikaisia analyyseja ja tehdä riskinarvioinnista nopeampaa ja tarkempaa. Tämä puolestaan mahdollistaa ripeän reagoinnin ja ketterät suunnanmuutokset, koska ongelmat – esimerkiksi liiketoiminnan kannalta mahdollisesti pulmallinen muutos tosiasiallisessa omistajuudessa – havaitaan ennen kuin ne vaikuttavat haitallisesti organisaation maineeseen tai toiminnan jatkuvuuteen tai tuottavuuteen. Tämä ei ainoastaan kohenna operatiivista tehokkuutta, vaan parantaa myös vaatimustenmukaisuuden pätevyyttä kokonaisuudessaan.
Pysyäkseen mukana yhä monimutkaisemmaksi käyvässä sääntelyssä yritysten tulisi priorisoida datan vastuullista hallintaa ja investoida teknologioihin, jotka tekevät asiakkaan tuntemiseen ja rahanpesuun liittyvistä tarkastuksista luotettavampia. Toimimalla näin ne voivat suojata itseään paremmin taloudellisilta riskeiltä ja mainehaitoilta sekä vaalia parempia liikesuhteita keskinäisen luottamuksen pohjalta.
