Onko organisaatiosi valmis jatkuvaan KYC-prosessiin? – Tarkistusluettelo

Jatkuva KYC, eli perpetual KYC (pKYC), on vastaus moniin compliance-johtajien esittämiin kysymyksiin. Miten voimme vastata vaatimuksiin ja säädöksiin, kun asiakkaamme muuttuvat jatkuvasti? Miten saamme pidettyä KYC-prosessiin liittyvät kustannukset ja työmäärän kurissa, kun sääntelyvaatimukset lisääntyvät jatkuvasti?

Tekoälyn ja digitalisaation lähentyminen on muodostanut tehokkaita uusia työkaluja KYC-prosessia varten. Onko organisaatiosi valmis hyödyntämään ne parhaalla mahdollisella tavalla? Lue kuuden kohdan tarkistusluettelomme!

 

1. Onko organisaatiosi data kunnossa?

Jatkuva KYC käyttää automaatiota onboarding-prosessin nopeuttamiseen ja kolmansien osapuolten valvomiseen. Tämä edellyttää dataa, joka on paitsi yksityiskohtaista ja tarkkaa, myös aina ajan tasalla. Tähän on vaikea päästä, jos dataa yritetään yhdistää manuaalisesti useista lähteistä. Ratkaisu onkin yksi ”elävä” totuuden lähde, joka yhdistää ja standardoi monenlaisia tietolähteitä – ja pitää ne automaattisesti ajan tasalla.

 

2. Onko organisaatiossa määritelty riskit, jotka se on valmis hyväksymään?

Ennen KYC:n onboarding-prosessin ja valvonnan automatisoinnin aloittamista organisaation on laadittava selkeä riskikäytäntö. Siinä tulee määritellä organisaation hyväksymä riskitaso riittävän selkeällä ja yksiselitteisellä tavalla, jotta se on lopulta algoritmin sovellettavissa. Tämä voi olla vaikeaa, jos organisaation eri osissa on erilaiset säännöt riskinarviointiin, esimerkiksi pankissa vähittäismyynnin ja kaupallisen osaston välillä. Näissä tapauksissa on päätettävä, yhdenmukaistetaanko säännöt vai tehdäänkö riskikäytännöstä yksityiskohtaisempi.

 

3. Kuinka suuren osan onboarding-prosessista voi automatisoida?

Jatkuvan KYC:n ytimessä ovat riskikäytäntöön perustuvat riskimittarit. Ne soveltavat organisaation datakäytäntöä onboarding-prosessin aikana ja arvioivat, mitkä tapaukset ylittävät kynnyksen ja edellyttävät lisätutkimuksia. Tämä on avain onboarding-prosessiin liittyvän työmäärän ja pullonkaulojen vähentämiseen. Sen ansiosta compliance-ammattilaiset voivat keskittyä tapauksiin, jotka vaativat eniten heidän huomiotaan.

 

4. Mistä tietää, mitkä muutokset vaativat huomiota?

Riskikäytäntöön perustuvat riskimittarit ovat avainasemassa myös asiakkaiden vaatimustenmukaisuuden jatkuvassa seurannassa. Ne havaitsevat, mitkä asiakkaat eivät täytä käytännön parametreja, ja hälyttävät, kun tarkempi tutkimus on paikallaan. Tähän viittaa jatkuvan KYC:n ”jatkuva” tai ”aina käytössä” oleva puoli. On tärkeää, että riskimittarit pystyvät vertaamaan asiakkaan yritykseen tulevia uusia johtajia tai avainhenkilöitä kaikkiin asianmukaisiin seulonta- ja riskitietokantoihin, kuten pakoteluetteloihin ja yritysrekistereihin.

 

5. Kuinka paljon uskallat luottaa tuloksiin?

Väärät hälytykset voivat olla vaatimustenmukaisuuden sudenkuoppa. Ilman oikeita suodatusominaisuuksia yleiset nimet voivat tuottaa valtavan määrän vääriä hälytyksiä. Ratkaisu tähän on yksilöllinen tunniste, joka ristiinviittaa useisiin tietolähteisiin vastaavuuden varmistamiseksi. Tämä lisää tarkkuutta ja vähentää väärien hälytysten määrää.

 

6. Onko organisaatiolla oikeat työkalut tarkempiin selvityksiin?

Jatkuvat KYC-mittarit ovat tehokkaita työkaluja – mutta vain työkaluja. Ne tuovat valtavan hyödyn suodattamalla pois asiakkaat, jotka eivät tarvitse huomiota – jotta organisaatiossa voidaan keskittyä niihin, jotka tarvitsevat. Monet tarkistukset täyttävät riskikäytännön vaatimukset ja menevät suoraan järjestelmän läpi. Kun onboarding-tarkistus tai tilan muutos laukaisee varoituksen, järjestelmä antaa hälytyksiä ihmisten tarkistettavaksi. Sen jälkeen compliance-ammattilaisten tehtävänä on selvittää asiaa tarkemmin ja suorittaa tehostettu due diligence ‑selvitys riskien ymmärtämiseksi ja asianmukaisen toimintatavan suosittelemiseksi. Jatkuvan KYC:n alustan pitäisi tarjota tähän tarvittavat työkalut ja tiedot.

Haluatko viedä organisaatiosi compliance-prosessit nopeasti kohti jatkuvaa KYC:tä? Lue lisää uudesta ratkaisustamme, D&B Risk Analytics Compliance Intelligence. Se on rakennettu alusta asti jatkuvaa KYC:tä varten.