Näin tehostat KYC/AML due diligenceä toiminnassasi

Rahanpesun torjunnan ja asiakkaan tuntemisen kaltaisiin due diligence -tarkastuksiin voi tuhraantua paljon aikaa. Tästä artikkelista voit lukea, kuinka ajantasaisen compliance-data auttaa tehostamaan prosessiin liittyviä manuaalisia tehtäviä.

Epävakaa maailmantilanne on saanut yritykset kiristämään kukkaronnyörejään, ja myös compliance-tiimit tuntevat sen nahoissaan. Pärjätä pitäisi samalla tai kutistuvalla henkilöstömäärällä. Silti compliance-tiimeiltä odotetaan entistä tarkempia due diligence -prosesseja esimerkiksi rahanpesun torjunnan (anti-money laundering, AML) ja asiakkaan tuntemisen (know your customer, KYC) suhteen, jotta liiketoiminta pysyy suojassa rikkomuksilta eikä yrityksen maine tahriinnu. Mantrana tuntuu olevan ”enemmän vähemmällä”, joten näiden prosessien tehostamisella ja virtaviivaistamisella on jo kiire.

Isona esteenä paremman tehokkuuden tiellä seisoo kuitenkin prosessin vaatiman manuaalisen työn suuri määrä. Asiakirjojen tarkastamisen ja vertailun sekä pakotteiden ja seurantalistojen varmistamisen kaltaiset manuaaliset tehtävät ovat väsyttäviä ja aikaavieviä. Ne ovat myös alttiita virheille, esimerkiksi väärille positiivisille tuloksille, jolloin lailliset liiketoimet tai lakia noudattavat yksilöt voidaan virheellisesti leimata potentiaalisiksi riskeiksi. Virheiden korjaaminen hidastaa due diligence -työtä entisestään, koska tiedot pitää varmentaa ja validoida uudelleen sen vahvistamiseksi, että ne kuuluvat oikealle yritykselle ja tarjoavat oikean kontekstin riskin arviointiin.

Manuaalisesta työstä johtuvan tehottoman compliance-tarkistuksen seuraukset voivat olla liiketoiminnalle kauaskantoisia. Se viivästyttää transaktioiden toteutumista luoden tyytymättömyyttä asiakkaiden keskuudessa ja aiheuttaen mahdollisesti liiketoiminnan menetyksiä. Se voi vahingoittaa yrityksen mainetta, koska asiakkaille välittyy mielikuva tehottomuudesta ja epäluotettavuudesta. Se myös kasvattaa kokonaisriskiä, koska se syö riskien tunnistamisen ja hallinnan resursseja. Kaiken lisäksi se nakertaa liiketoiminnan kasvua hidastamalla uusille markkinoille pääsyä ja kumppanuuksien solmimista muiden yritysten kanssa. Tämä voi rajoittaa mahdollisuuksia laajentumiseen ja innovaatioihin, mikä heijastuu pitkän aikavälin näkymiin.

Parempilaatuinen data vähentää manuaalisen työn tarvetta

Kun due diligencen tehokkuutta halutaan parantaa merkittävästi KYC/AML-osa-alueella, pohjalle tarvitaan laadukasta dataa liikekumppaneista. Paikkaansa pitämättömät ja vanhentuneet tiedot vaativat enemmän manuaalista työtä seulonnan, sisällyttämisen ja seurannan suhteen. Henkilöllisyyden todentaminen ja riskinarviointi vievät enemmän aikaa, koska lisää manuaalista käsittelyä vaativien virheiden todennäköisyys on suurempi. Huono data voi johtaa myös siihen, että vaatimustenmukaisuuden automatisointiratkaisut eivät tuota toivottuja tuloksia: ”roskaa sisään, roskaa ulos” -periaate pätee tässäkin.

Tässä on muutamia tapoja, joilla paikkansa pitävä compliance-data voi auttaa vähentämään manuaalisiin tehtäviin kuluvaa aikaa KYC-prosessissa:

• Tehokkaampi henkilöllisyyden todentaminen: Luotettavat ja ajantasaiset datalähteet auttavat todentamaan yksilöiden henkilöllisyyden tehokkaammin. Kun screenauksessa voidaan käyttää tuoreimpia tunnistusasiakirjoja, virallisia papereita ja biometrisiä tietoja, saadaan asiakkaista kattavammat tiedot, mikä lisää riskinarvioinnin tarkkuutta ja pienentää riskiä virheisiin, joiden korjaamiseen kuluu lisää aikaa.
• Parempi riskinarviointi: Vankka compliance-datan ekosysteemi, joka sisältää olennaiset riski-indikaattorit ja tiedot, voi parantaa riskinarvioinnin tarkkuutta, kun seulonnan kohteena ovat asiakkaat (KYC) tai yritykset (KYB). Screenattaviin tietoihin lukeutuvat esimerkiksi epäedullinen medianäkyvyys, poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt, pakote- ja seurantalistat sekä korkean riskin toimialat ja lainkäyttöalueet. Laadukkaat datalähteet auttavat organisaatioita tekemään nopeampia ja tietoisempia päätöksiä tietyn asiakkaan riskitasosta.
• Vaatimustenmukaisuuden työnkulkujen automatisointi: Parempi compliance-data mahdollistaa automaatioratkaisujen käytön, esimerkiksi tekoäly- ja koneoppimisalgoritmien hyödyntämisen, ja kaavamaisuuksien, poikkeamien ja potentiaalisten riskien nopeamman tunnistamisen niiden avulla. Teknologioiden ansiosta riskitekijöiden manuaalinen ja aikaa vievä kartoitus jää historiaan, sillä se voidaan korvata nykyaikaisella, virtaviivaisella ja proaktiivisella riskienhallintamenetelmällä.
• Datan jakaminen ja yhteistyö: Paremmat mahdollisuudet datan jakamiseen ja yhteistyöhön toimialan eri kumppaneiden välillä tehostavat KYC-prosesseja entisestään. Organisaatiot, joilla on käytössään jaettuja compliance-tietokantoja tai jotka ovat mukana toimialanlaajuisissa tiedonjakohankkeissa, saavat kokonaisvaltaisemman kuvan asiakastoiminnasta ja riskeistä. Yhteistyö auttaa vähentämään turhia tarkastuksia ja pienentämään riskiä virheistä, jotka johtuvat hajanaisista tai puutteellisista tiedoista.

Jatkuvan riskienseurannan edut vaatimustenmukaisuudelle

Tavanomainen KYC/KYB-prosessi, jossa data on staattista ja se kerätään suurimmaksi osin manuaalisesti, on kuin yrityksestä tietyllä hetkellä napattu tilannekuva. Tiedot vanhenevat jo pian sen jälkeen, kun arviointi on tehty. Yrityksessä tapahtuneet olennaiset muutokset voivat

jäädä havaitsematta viikkojen tai jopa kuukausien ajaksi tai aina siihen asti, kunnes on uuden arvioinnin aika.

Ottamalla käyttöön jatkuvan riskien seurannan compliance-osastot eivät pääse eroon ainoastaan merkittävästä määrästä manuaalista työtä, vaan voivat myös luoda lähes reaaliaikaisia analyyseja ja tehdä riskinarvioinnista nopeampaa ja tarkempaa. Tämä puolestaan mahdollistaa ripeän reagoinnin ja ketterät suunnanmuutokset, koska ongelmat – esimerkiksi liiketoimintasi kannalta mahdollisesti pulmallinen muutos tosiasiallisessa omistajuudessa – havaitaan ennen kuin ne vaikuttavat haitallisesti organisaatiosi maineeseen tai toiminnan jatkuvuuteen tai tuottavuuteen. Tämä ei ainoastaan kohenna operatiivista tehokkuutta, vaan parantaa myös vaatimustenmukaisuuden pätevyyttä kokonaisuudessaan.

Pysyäkseen mukana yhä monimutkaisemmaksi käyvässä sääntelyssä yritysten tulisi priorisoida datan vastuullista hallintaa ja investoida teknologioihin, jotka tekevät KYC-/AML-seulonnoista luotettavampia. Toimimalla näin ne voivat suojata itseään paremmin taloudellisilta riskeiltä ja mainehaitoilta sekä vaalia parempia liikesuhteita keskinäisen luottamuksen pohjalta.