Morningstar investiert in die Automatisierung der Debitorenverwaltung

Morningstar, Inc. ist ein führender Anbieter von unabhängigem Investment Research in mehr als zwei Dutzend Ländern in Nordamerika, Europa, Australien und Asien. Die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens richten sich an Privatanleger, Finanzberater, Vermögensverwalter, Anbieter und Träger von Altersvorsorgeplänen sowie institutionelle Anleger auf den Fremd- und Privatkapitalmärkten. Darüber hinaus bietet Morningstar Daten und Forschungsergebnisse zu einer Reihe von Anlageangeboten, darunter verwaltete Anlageprodukte, börsennotierte Unternehmen, private Kapitalmärkte, Schuldtitel und globale Marktdaten in Echtzeit.

Mit fast 10.000 Kunden auf der ganzen Welt benötigte Morningstar eine Lösung für die Debitorenbuchhaltung, die seine globalen Anforderungen erfüllen kann. Das Unternehmen nutzt Credit Intelligence von D&B Finance Analytics, um die finanzielle Stabilität seiner Kunden zu bewerten, einschließlich des Managements des Kreditrisikos. Morningstar nutzt auch die Anwendung Receivables Intelligence von D&B Finance Analytics, um Inkasso-Prozesse zu automatisieren, was zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz geführt hat. Beide Lösungen von Dun & Bradstreet sind in das ERP Oracle von Morningstar integriert, um eine einheitliche Lösung für die Debitorenbuchhaltung zu schaffen, die den Kredit- und Inkassoprozess unterstützt.

„Obwohl wir viele angesehene Kunden in der Finanzdienstleistungsbranche haben, ist es immer noch wichtig, das finanzielle Risiko und die langfristige Rentabilität zu bewerten", sagt Rachel Hancock, Leiterin des Forderungseinzugs bei Morningstar.

Verbesserung des Inkassoprozesses

Bei Morningstar werden die Abrechnungs- und Kassenanwendungen in Oracle verwaltet. Wie viele andere Unternehmen hat Morningstar jedoch immer noch einen eher manuellen Inkassoprozess. Das zweiköpfige Team verließ sich auf eine Tabellenkalkulation, um überfällige Forderungen zu verfolgen, und ein Debitorenbuchhalter verbrachte einen Großteil seiner Zeit damit, Kunden einzeln per E-Mail anzuschreiben. Mit einem Shared Service Center in Übersee war es wichtig, eine Lösung zu finden, die einfach zu implementieren und leicht in Oracle zu integrieren war.

„Verglichen mit der Komplexität einiger unserer anderen Unternehmenslösungen, wie z. B. CRM und ERP, war Receivables Intelligence viel einfacher zu implementieren, und es ist ein einfaches Tool, um neue Mitarbeiter darin zu schulen“

- Rachel Hancock, Leiterin des Forderungseinzugs bei Morningstar.

Receivables Intelligence hat dazu beigetragen, den Inkassoprozess des Unternehmens zu rationalisieren, und die automatischen Erinnerungs-E-Mails waren besonders hilfreich, um den Prozess weltweit zu standardisieren. Während der Implementierung arbeitete das Team von Dun & Bradstreet mit Morningstar zusammen, um maßgeschneiderte Workflows zu erstellen, die für jede Geschäftseinheit und Tochtergesellschaft in jedem Land – und für jeden Kunden – am sinnvollsten waren. So wird beispielsweise in einem Land eine Erinnerungs-E-Mail fünf Tage nach Überschreiten des Zahlungsziels verschickt, in einem anderen Land wird die Erinnerungs-E-Mail schon früher verschickt. Bestimmte wichtige Kunden, die eine persönlichere Betreuung benötigen, erhalten zu Beginn des Inkassoprozesses keine automatische Erinnerungs-E-Mail.

Wechsel von manuellen zu automatisierten Prozessen

Die Umstellung von einem manuellen Prozess mit Tabellenkalkulationen auf ein automatisiertes System war für Hancock eine Zeitersparnis.

„Die automatisierten Workflows in Receivables Intelligence haben uns von der manuellen Arbeit weggebracht. Wir verlassen uns stark auf die automatischen Mahnungen – vor allem bei unserem Shared Service Center. Dieser Prozess hat uns wirklich geholfen, da es keine Möglichkeit gibt, 3.000 Rechnungen manuell nachzuverfolgen", sagt sie.

Receivables Intelligence hat sogar bei der Liquiditätsprognose geholfen. Die Plattform verfügt über umfangreiche Berichte und leicht zugängliche Dashboards, die Cashflow-Prognosen enthalten, und Hancock kann auch leicht sehen, welche Zahlungen täglich versprochen werden. Sie gibt diese Informationen an Führungskräfte weiter, die den Cashflow vorhersagen müssen. Das System verfügt über die Flexibilität, langfristige Cash-Prognosen auf der Grundlage der Zahlungsdatenhistorie zu erstellen. Hancock kennzeichnet zweifelhafte Rechnungen mit Tags, so dass sie leicht auf die Informationen zugreifen kann, wenn Führungskräfte ihre Prognosen zu den Rückstellungen anfordern. Auch das spart eine Menge Zeit.

Kontinuierliche Verbesserung der automatischen Workflows

Darüber hinaus haben das priorisierte Inkasso und die maßgeschneiderten Workflows Morningstar geholfen, den Anteil der überfälligen Tage deutlich zu senken.

„Vor der Implementierung von Receivables Intelligence lag der Anteil der über 120 Tage überfälligen Forderungen bei 20 % unseres Forderungsbestandes. Heute liegt der Anteil der über 120 Tage überfälligen Forderungen bei unter 5 %. Ich führe die kontinuierlichen Verbesserungen auf die automatisierten Workflows zurück, die Receivables Intelligence bietet", so Hancock.