Warum die Digitalisierung in Unternehmen scheitert und wie Sie es besser machen 

Die angespannte wirtschaftliche Lage zwingt Unternehmen, immer effizienter zu agieren. Ein Weg dazu ist die Digitalisierung und Automation von Betriebsprozessen. Auf dem Weg lauern aber viele Stolpersteine, die es zu überwinden gilt. In diesem Artikel zeigen wir die grössten Hürden bei der Digitalisierung. Wie Sie sie meistern, erfahren Sie in unserer kostenlosen Checkliste. 

«Krise oder nicht, es gewinnt derjenige, der am effizientesten ist und das beste Ergebnis mit dem geringsten Aufwand erzielt», so beschreibt Michael C. Reiserer, Geschäftsführer EASY SOFTWARE Deutschland GmbH, die momentane Situation vieler Unternehmen heute. Der Weg von EASY SOFTWARE ist die konsequente Digitalisierung und Automation von Prozessen, immer mit dem Zweck, effizienter zu werden. Diese Strategie kommt von der Geschäftsleitung und ist daher fest in die DNA des Unternehmens übergegangen. 

Es gibt aber auch andere Beispiele. Stellen Sie sich das Folgende vor (es ist übrigens ein Reales): Ein Unternehmen, ca. 1000 Mitarbeitende, mit einem Kerngeschäft und verschiedenen Abteilungen und Dienstleistern. Was fehlt, ist ein systemübergreifendes CRM-System, das alle Geschäftspartner zusammenfasst und intern allen zur Verfügung steht. Die Idee, eine unternehmensweite Lösung einzuführen, steht schon lange im Raum. Sie scheitert aber am fehlenden Konsens zwischen den Abteilungen. Es geht sogar so weit, dass sich die Abteilungsleiter und -leiterinnen gegenseitig Steine in den Weg legen und unerhörte Forderungen stellen. Alle wollen Owner des CRMs sein, doch niemand ist bereit, initiativ zu werden. Es könnten ja andere von der eigenen Arbeit profitieren. So verharrt dieses Unternehmen in einer anhaltenden Patt-Stellung. Die Folge sind Datensilos, verpasste Verkaufschancen und ein Wildwuchs an Insellösungen. Während die Abteilungsleiter sich gegenseitig die Schuld zuschieben, lastet die Arbeit in Form manueller Datenbereinigung auf den Mitarbeitenden. Frust und Demotivation macht sich breit. Niemand kommt so richtig weiter. Schuld sind natürlich stets die anderen. 

Diese zwei Beispiele illustrieren, welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung gegeben sein müssen. Ist die Strategie nicht ganz oben bei der Führung verankert und sind die Kompetenzen nicht klar zugewiesen, so sind das Finden eines Konsenses und eine effiziente Umsetzung schlicht nicht möglich. Auf dem Weg zu effizienten digitalen und automatisierten Prozessen lauern noch mehr Hürden, wie die folgende Aufzählung zeigt.

 

1 Die Digitalisierungsstrategie fehlt 

Digitalisierung darf nie zum Selbstzweck geschehen. Es macht keinen Sinn, Prozesse zu digitalisieren, einfach damit sie digital sind. Sie dient immer einem übergeordneten Ziel wie der Effizienzsteigerung oder einer besseren Positionierung des Unternehmens am Markt. Da steckt stets eine Strategie dahinter. EASY SOFTWARE zum Beispiel verschafft sich gegenüber den Mitbewerbern durch Digitalisierung einen kompetitiven Vorsprung. Dort lebt das Management vor, die Abteilungen ziehen mit. Wichtig ist es, dass man dem Thema den nötigen Raum gibt und in den Köpfen verankert. Nur so laufen die Projekte in die richtige Richtung, finden unterschiedliche Stakeholder zusammen und sind die notwendigen Ressourcen und Budgets verfügbar. 

 

2 Fehlende Expertise, um Digitalisierungsprojekte umzusetzen 

Wo das nötige Know-how fehlt, scheitern Projekte. Das trifft auch auf die Digitalisierung zu. CRM-, Marketing- und Salesleiterinnen mögen in Ihrem Fach Expertinnen sein. Die Fähigkeiten, um Prozesse zu digitalisieren, haben vermutlich nur sehr wenige. Oft sind die Rahmenbedingungen, sprich die Organisationsstruktur, nicht auf den digitalen Wandel ausgerichtet. Das hat zur Folge, dass die Expertise, entweder intern oder extern dazu geholt, nicht vorhanden ist.

 

3 Die Entscheidungsketten sind sehr lang 

Bei der Planung von Digitalisierungsprojekten sitzen in den meisten Fälle viele Stakeholder am Tisch, nicht selten 7 bis 9 an der Zahl. Das macht es schwierig, einen Konsens zu finden, der für alle passt und bei dem alle mit im Boot sind. Dementsprechend dauern Freigaben oft sehr lange. Wer zudem nicht in der Lage ist, mittels ROI-Berechnungen den Nutzen und die Notwendigkeit eines Projekts zu beweisen, hat ohnehin schlechte Karte für ein Go in der Hand. 

 

4 Keine Transparenz bezüglich unternehmensweiter und abteilungsspezifischer Ziele 

Oft ist nicht geklärt, wer für einen Prozess verantwortlich ist. Das kommt vor allem in Konzernen vor. Der Austausch zwischen den Abteilungen findet in vielen Fällen kaum statt. Es weiss niemand so recht, was der andere tut. Dabei wäre es so wichtig, wenn Transparenz herrschen würde. So würden die einen von der Vorarbeit anderer profitieren und ihren Prozess gleich anhängen. Unternehmensweite Ziele und Strategien gehören ausgiebig kommuniziert, abteilungsweite untereinander abgestimmt. Sonst verkommen Treiber der Digitalisierung zu Einzelkämpfern, was zum Scheitern vieler Projekte führt. 

 

5 Mangelnde Koordination der beteiligten Abteilungen 

Sowohl bei der Planung und Freigabe als auch bei der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten ist die fehlende Koordination der involvierten Personen und Abteilungen eine Hürde, die es zu überwinden gilt. Entscheidungen werden von mehreren Personen getroffen, ebenso sind bei der Umsetzung immer mehrere Personen beteiligt. Wenn man es nicht schafft, die richtigen Leute zusammenzubringen und gut zu koordinieren, dann wird das eher früher als später zum Problem.

 

6 Die Verantwortungen sind nicht klar definiert 

Sind Projekte abteilungsübergreifend nicht gut geführt und die Verantwortungen nicht richtig zugeordnet, dann führt das oft zu einem Scheitern von Projekten. Es ist wichtig, dass man das Wesen und die Chemie der beteiligten Parteien kennt. Wer gibt zum Beispiel den Ton an? Welche Abteilung geht voran? Wie tickt der Geschäftsführer? Ist er opportunity-getrieben? Sieht er eher Vor- oder Nachteile? All das hat einen Einfluss darauf, wie sich das Team zusammenfindet und funktioniert. 

 

7 Unübersichtliche Systemlandschaften 

Eine grosse Hürde bei der Digitalisierung sind unübersichtliche und inhomogene Systemlandschaften. In grösseren Unternehmen ist es nicht selten, dass über 200 verschiedene Systeme im Einsatz sind. Dazwischen existieren oft keine Schnittstellen. Die Daten fliessen also nicht zwischen den Systemen, was eine Digitalisierung von Prozessen schwierig macht oder sogar verunmöglicht. Viele Unternehmen verwendet keinen Unique Identifier (eindeutigen Schlüssel). So kommt es unweigerlich zu Datensilos und zu einer verzwickten Situation, aus der die Unternehmen nur schwer wieder herausfinden. 

 

8 Limitationen der verwendeten Systeme 

Eines der Hauptprobleme von Tools ist – wie oben bereits erwähnt – das Fehlen von Schnittstellen. Wenn Daten nicht frei fliessen, dann ist es äusserst schwierig oder unmöglich, einen Prozess systemübergreifend zu digitalisieren und automatisieren. Weitere Limitationen: Gewisse Daten werden nicht richtig gespeichert, das System ist veraltet oder nicht einfach zu bedienen. 

 

9 Kein zentralisiertes Projektmanagement, mangelnde Kommunikation 

Unternehmen brauchen, egal in welchem Bereich, ein intaktes Projektmanagement. Das gilt insbesondere auch bei der Digitalisierung. Die Rollen, Aufgabenbereiche und Termine gehören klar definiert und zugewiesen. Die Organisation muss sich damit auseinandersetzen, ob Projekte agil oder klassisch gemanaged werden sollen. Die Use Cases und ihre Priorisierung müssen klar definiert werden. Ein nicht richtig aufgesetztes Projektmanagement führt zu Schwierigkeiten in der Steuerung der Umsetzung und der internen Kommunikation. All das führt schnell zum Scheitern eines Projekts. 

 

10 Zeit, Ressourcen und Budgets sind knapp 

Die schwierigen wirtschaftlichen Zeiten zwingen die Unternehmen dazu, möglichst heute statt morgen ihre Prozesse zu digitalisieren. Es bleibt also kaum Zeit. Die Situation wird durch einen Mangel an internen und externen Ressourcen noch verschärft. Viele Projekte hängen intern an der IT-Abteilung, dort sind aber die Kapazitäten in den allermeisten Fällen sehr knapp. Zudem zeichnet sich ein Fachkräftemangel ab. Die Beschaffung des Know-hows für die digitale Transformation wird zunehmend schwieriger. Da viele Unternehmen sparen, werden Budgets nicht leichtfertig gesprochen. Nur digitalisieren der Digitalisierung willen, reicht als Grund nicht aus. Ohne saubere Attributionsmodelle und ROI-Berechnungen erhält heute niemand mehr Budget und Ressourcen für grosse Projekte.