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Hohe Datenqualität durch Stammdatenmanagement
Die innerbetrieblichen Prozesse von Unternehmen funktionieren im Rahmen der Industrie 4.0 nur auf der Grundlage stets verfügbarer, einwandfreier Stammdaten. Ein umfassendes Konzept für das zentrale Management dieser Daten ist unabdingbar.
Was bedeutet Stammdatenmanagement?
Stammdatenmanagement beschreibt die Verwaltung von Daten sowie die Sicherstellung hoher Datenqualität. Stammdaten (o.a. Master Data) liegen unternehmensweit für alle möglichen Arten von Objekten (Produkte, Kunden, Lieferanten etc.) vor. Sie bilden die Grundlage für die automatisierte Abwicklung von unternehmerischen Prozessen. Das Stammdatenmanagement wird ebenfalls als Master Data Management (kurz MDM) bezeichnet und bildet im Unternehmen den Kernbereich der Stammdatenverwaltung ab.
Im weiteren Sinne umfasst es alle strategischen, organisatorischen und technologischen Aktivitäten hinsichtlich der betrieblichen Stammdaten. Im engeren Sinne bestehen die Hauptaufgaben aus der Sammlung, Selektion und Analyse der Daten aller internen IT-Systeme und teilweise externer Datenbanken. Diese Datenmengen sind zumeist sehr groß und kritisch aufgrund der unterschiedlichen Bezugsquellen. Ziel ist die Versorgung aller Unternehmensbereiche mit hochqualitativen Informationen im Nachgang der Verarbeitung der Stammdaten.
Warum ist Stammdatenmanagement wichtig?
In Zeiten der digitalen Transformation von Märkten und Unternehmen ist der Grad der Datenqualität zunehmend entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg. Im Optimalfall sollen alle Bereiche einer Organisation Zugriff auf die gleichen, hochqualitativen Daten haben. Alle betrieblichen Informations- und Analysesysteme sind auf eine hohe Datenqualität angewiesen, um Effizienz zu erreichen. Ohne eine hochwertige Grundlage an Master Data werden CRM-Systeme und ERP-Systeme nicht bedarfsgerecht unterstützt. Langfristig sind Prozessfehler und somit zusätzlicher Aufwand und Kosten die Folgen. Beispielsweise führen inkonsistente Daten in ERP-Systemen zu Problemen und Engpässen in der Ressourcenbeschaffung. Dementsprechend liegen weiterführende Prozesse im Unternehmen brach, die Produktion und Geschäftsabwicklung gerät ins Stocken. Ein wohlüberlegtes Konzept zum zentralen Stammdatenmanagement kann die Probleme beseitigen und nachhaltig vorbeugen.
Warum ist Stammdatenmanagement gleichbedeutend mit Wissensmanagement im Unternehmen?
Unternehmen streben nach einem nachhaltigen Aufbau von internem Know-how über die Abläufe von Geschäftsprozessen und IT-Systemen. Die zentrale Organisation des vorhandenen Wissens stellt einen markanten Erfolgsfaktor dar. Stammdaten bilden wiederum einen großen Bestandteil des unternehmensweiten Wissens. Beispielsweise sind Informationen über Kunden, Geschäftspartner und Produkte enthalten. Bei mangelhafter Datenqualität ist folglich auch die Informationsqualität unzureichend. Da Stammdaten im Optimalfall in allen Bereichen und Systemen betriebsintern genutzt werden, führen Fehler und Lücken in Datensätzen zu Fehlern in der systemischen Datenverarbeitung. Speziell im Bereich der Analyse-Werkzeuge von Business Intelligence und Big Data wirkt sich das besonders negativ aus. Die Aussagekraft der Analysen sinkt und somit deren Erkenntnisgewinn. Folglich wird weniger Know-how aufgebaut und weniger konsistentes Wissen steht zur Verfügung. Die Qualität der Stammdaten ist demnach ein entscheidender Faktor im Wissensmanagement. Das Stammdatenmanagement wird unter dem Vorsatz einer langfristigen Aufrechterhaltung einer hohen Datenqualität eingesetzt. Dementsprechend bildet es die Voraussetzung für den Aufbau von Wissen im Unternehmen. Somit stellt es auch einen Bereich des Wissensmanagements dar.
Wie wird Stammdatenmanagement umgesetzt?
Der Ansatz des Stammdatenmanagements wird über drei Ebenen im Unternehmen realisiert. Als oberste Instanz gibt eine übergreifende Datenqualitätsstrategie die Anforderungen und Ziele der Umsetzung vor. Auf der darunterliegenden Organisationsebene setzt ein Führungssystem an, welches in der Regel als "Multi Domain Master Data Management - System" bezeichnet wird. Dieses System ermöglicht die Speicherung, Verknüpfung und Steuerung der unternehmensrelevanten Daten. Es bildet das Herzstück der Organisation der Datenverarbeitungsprozesse und der Struktur des Gesamtkonzepts. Das Multi Domain MDM - System stellt den lokalen IT-Lösungen der einzelnen Fachbereiche Informationen zur Verfügung. Diese Systeme stellen die dritte Ebene des Stammdatenmanagements dar und werden auch als "Single Domain Master Data Management - Systeme" bezeichnet. Jede Ebene steuert die jeweils nachfolgende unter der Voraussetzung eines kontinuierlichen Informationsflusses. Dieser Rahmen sollte von jeder Organisation für ein erfolgreiches Management der Stammdaten herangezogen werden.
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Was sind Herausforderungen für das Stammdatenmanagement?
Bei der Implementierung eines Ansatzes zum effizienten Datenmanagement stehen Unternehmen vor einer Vielzahl an Herausforderungen. Obwohl in der Fachliteratur ein allgemeiner Rahmen vorgegeben wird, sind die spezifischen Gestaltungsmöglichkeiten sehr variabel. Zum Teil überfordert diese Komplexität das Management speziell kleinerer Unternehmen. Dennoch kann sie auch bei größeren Organisationen zu Problemen führen. Zahlreiche Faktoren gilt es unbedingt zu berücksichtigen. Diese stellen vordergründig die Unternehmensstruktur und -branche, die Marktausrichtung (B2B/B2C) und die IT-Infrastruktur dar. Weiterhin sind Management-Teams in der Stammdatenverwaltung auf Unterstützung durch die Führungsebene des Unternehmens angewiesen. Nur so können eine übergreifende Strategie umgesetzt und alle Bereiche und Prozesse berücksichtigt werden. Es gilt zu beachten, dass Stammdatenmanagement kein reines IT-Projekt darstellt. Oftmals gibt es hier große interne Verständnisprobleme. Jeder Fachbereich hat jedoch seine spezifischen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Dies funktioniert nur durch eine bereichsübergreifende Zusammenstellung von Management-Teams und kontinuierlichen Erfahrungsaustausch.
Tipps, die zum Erfolg führen
Grundsätzlich sollten konkrete Erfolgskriterien festgelegt werden, um den Fortschritt und Erfolg der Umsetzung des Stammdatenmanagements zu evaluieren. Nur ein umfassendes Konzept zur Pflege und Optimierung der Datensätze ermöglicht ein nachhaltiges Gelingen. Hinsichtlich der Data Governance sollten weitreichende Regeln zum Schutz der Datenqualität etabliert werden. Im Verlauf der Unternehmensentwicklung gilt es stets alle internen und externen Änderungen der Umwelt auch auf Datenebene zu berücksichtigen. Die Marschrichtung und Intention der Umsetzung kann nur durch das Top-Management vorgegeben werden. Hier wird der Rahmen der Implementierung definiert. Ohne klare Vorgaben befindet sich ein Umsetzungsteam aufgrund der komplexen Anforderungen schnell im Blindflug.
Darauf kommt es im Stammdatenmanagement an
Um Datensätze nachhaltig zu optimieren und die Datenqualität zu steigern ist ein effizientes Stammdatenmanagement entscheidend. Die Integration eines Systems mit Software zum Managen der Stammdaten ist dafür die Grundvoraussetzung. Das Ziel ist eine optimale Unterstützung der wertschöpfenden Prozesse eines Unternehmens. Weiterhin sind diverse Faktoren im Rahmen einer Implementierung einer Management-Lösung zu beachten. Beispielsweise sind IT-Landschaft, die Organisationsstruktur und Unternehmenskultur relevante Punkte. Das Konzept muss präzise an die Bedürfnisse der unterschiedlichen Fachbereiche angepasst werden und dennoch zentral steuerbar sein.
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