Stammdaten - Herzstück integrierter IT-Systeme

Die digitale Transformation führt zu einer enormen Steigerung der Wichtigkeit von Informationen. Daten sind das höchste Gut einer digital orientierten Unternehmensführung. Speziell Stammdaten spielen dabei eine zentrale Rolle.

Was sind Stammdaten?

Der Begriff Stammdaten stammt aus den Bereichen der Informatik und Betriebswirtschaft. Er bezeichnet eine objektspezifische Menge an relevanten Informationen, die über einen längeren Zeitraum bestehen. Oftmals wird der Begriff fälschlicherweise als Synonym für kundenspezifische Daten in CRM-Systemen genutzt. Stammdaten o.a. Master Data beziehen sich jedoch nicht ausschließlich auf Kunden. Sie können zudem unternehmensweit für alle relevanten Arten von Objekten vorliegen. Dazu zählen beispielsweise:

• Produktdaten
• Personaldaten
• Lieferantendaten
• Patientendaten
• Materialdaten
• Kundendaten

Stammdaten werden zumeist mehrmals und in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens verarbeitet. Die Konsistenz der vorhandenen Informationen ist daher von essenzieller Bedeutung für das Management. Stammdaten eines einzelnen Objekts werden als dessen Stammsatz bezeichnet. Beispielsweise kann jeder Kunde eines Unternehmens einem spezifischen Kundenstammsatz zugeordnet werden.

Wie wichtig sind Stammdaten?

Stammdaten spielen eine Schlüsselrolle für eine erfolgreiche Abwicklung von Geschäftsprozessen. Sie bilden den Kern der vorhandenen Informationen über ein relevantes Objekt ab und sind in jedem Verarbeitungsprozess relevant. Dementsprechend weisen sie einen hochsensiblen Charakter auf und sind besonders schützenswert. Stammdaten mit unzureichender Qualität führen in der Regel zu Prozessfehlern und in Extremfällen zu falschen Entscheidungen im strategischen Management eines Unternehmens. Weiterhin bilden sie die Basis für jede Art von unternehmensinternen Analysen und Auswertungen sowie für die Entwicklung von Werbekampagnen. Nur mit einem konsistenten Stammdatensatz lässt sich individuelles Marketing betreiben.

Wie unterscheiden sich Stammdaten von anderen Datenarten?

Im Zusammenhang mit der betrieblichen Datenverarbeitung existieren weitere Datenarten, welche für die Umsetzung von Geschäftsprozessen erforderlich sind. Diese lassen sich jedoch nicht in den Kontext der Stammdaten einordnen. Daten, die Angaben über das verfügbare Inventar eines Unternehmens enthalten, werden als Bestandsdaten (engl. inventory data) bezeichnet. Sie sind wiederum von Transaktions- oder Bewegungsdaten, wie Bestellungen, Zahlungen oder Aufträgen abhängig, die den unternehmerischen Bestand beeinflussen. Beide Arten weisen einen dynamischen Charakter auf und haben zumeist einen konkreten Zeitbezug. Bewegungsdaten werden von Unternehmen aufgrund ihrer Dynamik nur kurz- und mittelfristig gehalten. Stammdaten sind im Gegensatz dazu eher statisch geprägt und werden langfristig gespeichert und genutzt. Alle drei Datenarten werden im Rahmen von analytischen Auswertungen berücksichtigt.

Wie werden Stammdaten genutzt?

Für eine erfolgreiche Unternehmensführung sollten möglichst alle (Fach-)Bereiche mit den gleichen Informationen versorgt werden. Stammdaten werden dazu im gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt und genutzt. Dabei greifen verschiedene Systeme auf die Datensätze zu:

• im Bereich des Sourcing ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning)
• in Einkauf und Logistik Supply Chain Management - Systeme
• in der Produktion PPS-Systeme (Produktionsplanung und Produktionssteuerung)
• in Marketing und Vertrieb CRM-Lösungen
• in der Finanzverwaltung FiBu-Systeme

Zudem sind Stammdaten, wie bereits beschrieben, äußerst relevant im Analyse-Bereich. Oftmals bilden sie die Grundlage für die Erstellung von Kriterien im Vorfeld statistischer Auswertungen. Die Resultate dieser Analysen bestimmen den nachhaltigen Lernprozess in Unternehmen. Somit sind Stammdaten auch für die kontinuierliche Generierung von Know-how von großer Wichtigkeit.

Was bedeutet Stammdatenmanagement?

Stammdatenmanagement o.a. Master Data Management (kurz MDM) beschreibt den Ansatz und Prozess der Stammdatenverwaltung. MDM wird zur zentralen Koordination und Steuerung aller unternehmensrelevanten Daten betrieben. Es dient der Erfassung, Analyse und Selektion von Informationen. Diese stammen oftmals aus unterschiedlichen Systemen bzw. Datenbanken. Diese zumeist sehr großen und kritischen Datenmengen bedingen die Notwendigkeit einer zentralen Stammdatenverwaltung durch ein integriertes Master Data Management. Das Ziel des MDM ist langfristig eine hohe Datenqualität und Konsistenz zu erhalten.

Wozu dient ein Master Data Management - System?

Das Stammdatenmanagement wird im Unternehmen mittels eines Master Data Management - Systems (kurz MDM-System) realisiert. In der Regel wird bei MDM-Lösungen von sogenannten "Multi Domain Master Data Management - Systemen" gesprochen. Ein solches System bietet die Möglichkeit, alle unternehmensrelevanten Daten für die Stammdatenverwaltung zu speichern, zu verknüpfen und zur Verfügung zu stellen. Es bildet das Kernstück des innerbetrieblichen Informationsflusses.

Im Gegensatz dazu werden "Single Domain Master Data Management - Systeme" spezifisch in einzelnen Fachbereichen verwendet (bspw. CRM, ERP-System). Sie greifen auf die vorhandenen Grunddaten im Multi Domain – System zu. Zudem stellen sie einen gewissen Teil der relevanten Informationen, die schlussendlich als Stammdaten gespeichert werden. Das "Multi Domain MDM - System" kann dabei nicht die Funktionalitäten anderer betrieblicher Informationssysteme abbilden. Es stellt hauptsächlich eine hintergründige, umfassende Datenbank dar.

Was ist Stammdatenpflege?

Die Stammdatenpflege bildet ein spezifisches Teilgebiet des Master Data Management und somit der Stammdatenverwaltung ab. Konkret bezeichnet sie die permanente Kontrolle und Aktualisierung der vorhandenen unternehmensrelevanten Datensätze. Das primäre Ziel ist die Konsistenz der Informationen zu erhalten. Zudem werden überflüssige - also redundante Daten - aus den Datenbanken getilgt. Weiterhin verringert sich der Aufwand bei der Datenerfassung und Einpflegung. Wogegen sich der Grad der Strukturiertheit der Informationen erhöht. Die Notwendigkeit einer sorgfältigen Stammdatenpflege ergibt sich - wie das MDM generell - aus dem statischen Charakter und der langfristigen Nutzungsabsicht der Stammdaten. Korrekt gepflegte Stammdaten bilden wiederum die Basis für die innerbetriebliche Entscheidungsfindung und Ansätze der Industrie 4.0.

Warum ist Stammdatenpflege wichtig?

Viele Unternehmen verfolgen keine konkrete Strategie was ihre Stammdatenpflege betrifft. Dies führt oftmals zu einer sukzessiven Vernachlässigung der Datenkontrolle und somit im Zeitverlauf zu immer geringerer Aktualität und Aussagekraft der vorhandenen Informationen. In Arbeitsbereichen, welche auf die Nutzung von IT angewiesen sind, können so langfristig Prozess- und Entscheidungsfehler entstehen. Daher ist es die oberste Pflicht, die Datenqualität mit Hilfe eines integrierten Master Data Management und präzisen Verfahrensweisen zur Stammdatenpflege zu erhalten. Alles beginnt mit der Definition klarer Verantwortlichkeiten durch das zentral gesteuerte Stammdatenmanagement. Experten sind sich einig: legen Unternehmen einen zu geringen Fokus auf die konsequente und kontinuierliche Stammdatenpflege, können sie langfristig nicht in der Industrie 4.0 bestehen.

Stammdaten bestimmen die Unternehmensperformance

Die Verfügbarkeit und Qualität der vorhandenen Stammdaten eines Unternehmens bestimmen vor allem im Bereich der Informationssysteme dessen Performance. Die zentrale Stammdatenverwaltung mittels MDM und Stammdatenpflege ist die Voraussetzung für eine langfristige Aufrechterhaltung der Wettbewerbsfähigkeit vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung.