Für seine Kundendaten eine Excel-Liste anzulegen, klingt sehr verlockend. Den Umgang mit diesem Programm sind sich viele gewohnt, schnell ist ein rudimentäres CRM aufgesetzt. Doch wenn die Zahl der Datensätze immer grösser wird und es viele Änderungen im Datenbestand gibt, stösst diese Lösung sehr schnell an seine Grenzen. Geht es sogar darum, interaktionale Informationen abzubilden oder Analysen zu fahren, dann platzt die Excel-Liste aus allen Nähten. Der Einsatz einer richtigen Datenbank ist daher die viel bessere und gewinnbringendere Lösung. Warum Excel als CRM-Tool nichts taugt? Wir haben 10 Gründe dagegen.

Haben Sie unseren Artikel zur Planung von Marketing-Kampagnen in Excel gelesen? Unser Protagonist hatte darin den Auftrag, eine Kundenliste in Excel aufzubauen und darin jede Interaktion mit den Kunden und Interessenten einzutragen. Er scheiterte – mit Ansage. Lassen Sie sich diesen Artikel auf keinen Fall entgehen.

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Zurück zum Thema CRM und Excel. Die meisten Unternehmen haben ein Tool oder eine Software im Einsatz. Es gibt aber immer noch solche, die ganz darauf verzichten und stattdessen Excel für diesen Zweck nutzen. Es ist aber auch eine Tatsache, dass oft Daten in unterschiedlichen Silos liegen. Zwischen ihnen findet kein Austausch statt – die Daten fliessen nicht. Wenn das Marketing oder der Sales Informationen aus verschiedenen Silos zieht, dann landen sie unweigerlich in Excel. Dort finden wiederum eine manuelle Bereinigung und die Vorbereitung für Kampagnen statt.

Wer unbedingt möchte, der soll ruhig Kundendaten in Excel führen. Es gibt im Netz unzählige Vorlagen zum Download. Wir raten aber davon ab. Es wird langfristig keinen Vorteil bringen. Im Gegenteil. Es verhindert, dass Daten von Abteilung zu Abteilung fliessen und die Grundlage bieten, die richtigen Entscheidungen aufgrund von Daten zu treffen.

Das hat verschiedene Gründe.

1 Excel ist keine Datenbank

Excel ist und bleibt ein Tabellenkalkulationsprogramm und keine Datenbank. Letztere erlauben es, Daten mit ganz spezifischen und genauen SQL-Abfragen zu ziehen. In Excel funktionieren Abfragen zwar auch, SQL ist dabei aber einfach unschlagbar. Datenbanken definieren auch genau, was in einem Feld stehen darf und was nicht. Wenn eines als «Kommazahl» festgelegt ist, dann kommt eine Zahl hinein und nichts anderes. Das stellt eine hohe Datenintegrität sicher.

2 Daten (aus Versehen) löschen

Einen Datensatz in Excel zu löschen, ist sehr einfach. Markieren – delete. Doch alle verknüpften Informationen und Datensätze, die mit diesem Eintrag verbunden sind, zum Beispiel Rechnungen und bestellte Ersatzteile, gehen unwiderruflich verloren. Datenbanken verhindern das. Sie reklamieren und weisen einen darauf hin, dass es zu einem Informationsverlust kommt.

3 Kollaborativ Arbeiten

Gemeinsam an einem Excel-File zu arbeiten, macht ungefähr so viel Sinn, wie zu zweit staubsaugen. Das ist nicht wirklich zielführend. Nein, Spass beiseite. Wenn Sie eine Datenbank nutzen, haben Sie keine Konflikte, wenn mehrere Personen gleichzeitig Daten ziehen oder sie bearbeiten.

4 Die Daten stehen nicht unmittelbar allen Usern zur Verfügung

Liegen die Daten in einer Datenbank, dann ist es möglich, den Usern über ein Interface Zugang zu verschaffen. Sie sehen genau das, was sie im Daily Business benötigen. Somit sind nicht nur die Zugriffsrechte genau geregelt, sondern auch die Berechtigungen, Daten zu editieren.

5 Komplexe Abfragen

Versuchen Sie einmal in Excel eine Abfrage wie «Alle Kunden, die im letzten Jahr Ersatzteil XY bestellt haben». Da stossen Sie schnell an Ihre Grenzen. Mit Datenbanken und SQL funktioniert das viel besser und einfacher.