So werden Sie Ihre Datensilos dauerhaft los

In vielen Unternehmen bilden sich Datensilos. Wenn das in Ihrem Unternehmen auch der Fall ist, könnte das Ihre Projekte zur digitalen Transformation bremsen. Hier erfahren Sie, was Datensilos genau sind und was Sie dagegen tun können.

Woher kommt der Begriff Datensilo und was bedeutet er?

IT-Experten benutzen oft das Wort "Datensilos", wenn sie vor problematische Strukturen von Datenbeständen in Unternehmen warnen. Sie nutzen dabei eine Metapher aus der Landwirtschaft. In Silos bewahren Landwirte und Genossenschaften Getreide auf, um es vor der Witterung zu schützen und einzulagern. Diese Silos sind untereinander nicht verbunden. So übertragen sich Schimmel oder Schädlingsbefall von einem Silo nicht auf weitere Silos.

In der IT ist von einem Datensilo die Rede, wenn Abteilungen in Unternehmen verschiedene Datenbanken oder Datensammlungen nutzen, die untereinander nicht verbunden sind. Dies ist der Fall, wenn zum Beispiel die Marketingabteilung und der Vertrieb parallel Datensätze mit Informationen über denselben Kunden anlegen. Das Marketing hält vielleicht fest, wie oft ein Kunde den Newsletter öffnet. Im Vertrieb ist wichtig, wie häufig der Kunde im Unternehmen Waren bestellt. Da die Abteilungen unterschiedliche Zielsetzungen haben, betrachten sie den Kunden auch aus verschiedenen Perspektiven. Dies führt auf lange Sicht zu Problemen, wenn Sie keine unternehmensweite Lösung finden.

Gewünschte und unerwünschte Datensilos

Neben unerwünschten Datensilos, die sich aus ganz verschiedenen Gründen bilden, gibt es auch gewünschte Silos. Unternehmen beschäftigen sich zum Beispiel im Gesundheits- oder Finanzwesen mit geheimen und datenschutzrechtlich heiklen Daten, die nur bestimmte Mitarbeiter einsehen dürfen. Eine Strategie für die IT-Sicherheit ist dort, dass diese Daten nur einzelnen Abteilungen zur Verfügung stehen. Sie sind also bewusst vom Rest der IT-Infrastruktur getrennt.

Wie entstehen Datensilos?

Datensilos entwickeln sich auf verschiedene Arten, die Experten nach folgenden Kriterien unterscheiden:

Mangelnde Steuerung im Unternehmen

Häufig machen große Unternehmen ihren Mitarbeitern und Abteilungen keine Vorgaben zur Datenspeicherung und bieten keine Ressourcen wie einen zentralen Pool für ihre Daten an. Es gibt auch keine zentrale Einheit, die sich um die Struktur und Bündelung der Daten kümmert. Abteilungen entscheiden sich dann eigenständig für Software und es bilden sich Datensilos. Diese Insellösungen nennen Experten auch Schatten-IT, da sie sich unabhängig von der zentralen IT-Abteilung bilden.

Wachstum neuer Geschäftsbereiche

Eine weitere häufige Ursache für Datensilos zeigt sich dort, wo Unternehmen kurzfristig und ungerichtet expandieren. In neu gegründeten Abteilungen, wie zum Beispiel dem Onlinevertrieb in Unternehmen in den 2000er-Jahren, mussten die Mitarbeiter schnell neue Abläufe und Wege aufbauen. Da sie für ihre Arbeit besondere Datenstrukturen brauchten, die es in ihrem Unternehmen vorher noch nicht gab, kauften sie ihre eigenen Lösungen unabhängig von dem Rest des Unternehmens ein. Die Systeme liefen dann parallel zueinander.

Konkurrenz zwischen Abteilungen

Wenn in Unternehmen Abteilungen stark miteinander konkurrieren, haben diese wenig Motivation, miteinander zu kooperieren. Dies ist zum Beispiel zwischen verschiedenen Vertriebswegen der Fall. Stattdessen nutzen diese Abteilungen alle möglichen Wege, um besser als die Konkurrenzabteilung dazustehen. Dabei betrachten sie die eigene Datenbasis als eine Art Vermögenswert und wehren sich gegen eine gemeinsame Nutzung. So verfestigen sich Datensilos, die sich nur schwer aufbrechen lassen.

Technische Lösungen bilden Datensilos

Wenn eine Abteilung für ihre Arbeit Spezialsoftware braucht, bringen diese Systeme häufig spezifische Datenstrukturen mit sich. Diese lassen sich nicht einfach in die übrige Datenstruktur des Unternehmens integrieren. So entstehen Datensilos aufgrund der technischen Lösungen, die eine Abteilung wählt, und die mit anderen IT-Systemen nicht kompatibel sind.

Was sind die Konsequenzen von Datensilos?

Datensilos haben einige gravierende Nachteile für Unternehmen.

• Dem Unternehmen fehlt ein gemeinsames IT-System, in dem alle Kunden- und Produktionsdaten zusammenlaufen. Deshalb hat das Unternehmen keinen Gesamtblick auf die Customer Journey, beziehungsweise die Customer Experience. Stattdessen verfügen verschiedene Abteilungen nur über Momentaufnahmen, wenn ein Kunde zum Beispiel einen Kauf tätigt oder mit dem Kundendienst in Kontakt tritt. Diese Einzeldaten sind aber nicht verknüpft.
• Die Datensätze in den einzelnen Silos sind oft unterschiedlich aktuell. Da diese von den Abteilungen unterschiedlich oft aktualisiert werden, entstehen inkonsistente Daten. Diese vermindern die globale Datenqualität im Unternehmen.
• Trends und Datenanalysen unter Zuhilfenahme von Analysetools, künstlicher Intelligenz und Business Intelligence sind kaum möglich. Die Prozesse im Unternehmen lassen sich nicht optimieren und das Unternehmen stagniert. Das Management kann keine datenbasierten Entscheidungen und Schritte zur Umsetzung der Strategie formulieren.
• Datensilos führen auch zu erhöhtem Speicherbedarf, da digitale Datensätze oft doppelt im Unternehmen vorhanden sind. Diese liegen in verschiedenen Abteilungen in unterschiedlichen Systemen vor und verbrauchen so mehr Speicher als in einem zentralen System.

Was können Unternehmen gegen Datensilos tun?

Für Unternehmen ist es vorteilhaft, einen Kunden auf dem gesamten Kundenlebenszyklus zu begleiten. Deshalb sollten Unternehmen ihre Datensilos auflösen und einen zentralen Datenspeicher aufbauen. Wir empfehlen Ihnen diese ersten Schritte, um Ihre Strukturen aufzubrechen.

1. Vermitteln Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit.

Bilden Sie abteilungsübergreifende Teams, die bestimmte Aufgaben gemeinsam angehen. Wenn alle Abteilungen mit Kundenkontakt Anforderungen an eine gemeinsame Datenbasis sammeln, wirkt sich dies positiv auf die Unternehmenskultur aus.

2. Nutzen Sie die Anforderungen aus den Abteilungen, um eine neue IT-Infrastruktur aufzubauen.

Sie können dazu bestehende Software nutzen, wie zum Beispiel die Hub Engine von Marini Systems. Dieses System bietet Schnittstellen zu über 250 Einzelsystemen und bündelt die dort enthaltenen Daten. So können Sie je nach Bedarf einen zentralen Datenspeicher als Data Lake anlegen. Aus den dezentralen Daten Ihrer Abteilungen wird eine solide Datenbasis für ERP-Systeme und weitere Analyseansätze. Diese Daten können Sie dann zentral auswerten, um neue Erkenntnisse zu Ihren Kunden und Produktionsabläufen zu gewinnen. Der Data Lake dient also Ihrer Strategie für Big Data.

3. Sobald die Daten einmal vereinheitlicht sind, sollten Sie Datensilos in Zukunft vermeiden.

Erstellen Sie mit den betroffenen Abteilungen neue Abläufe und Richtlinien im Rahmen einer Data-Governance-Strategie. Dort können Sie festhalten, wer neue Datensätze wie und wo zentral anlegt, wer darauf zugreifen darf und wer sie verwaltet. Wenn allen Abteilungen ein schneller Zugriff auf relevante Daten zur Verfügung steht, benötigen diese keine Datensilos mehr.