In unseren vorherigen Artikeln haben wir beschrieben, warum Stammdaten für Ihr Unternehmen und für die digitale Transformation essenziell sind. Mit Data Governance sorgen Sie dafür, dass Ihre Stammdaten standardisiert sind. Doch wie halten Sie Ihre Daten aktuell? Das zeigt der folgende Artikel.

Warum sollten Sie Stammdaten pflegen?

Jedes Unternehmen hat Stammdaten und nutzt diese im Tagesgeschäft für verschiedene Prozesse. Doch Stammdatenpflege ist nicht einfach und viele Firmen haben damit Probleme. Das zeigen auch aktuelle Studien wie bspw. die Lünendonk-Studie 2020. Die Studie stellte fest, dass viele Unternehmen mit der Qualität und der Pflege ihrer Stammdaten unzufrieden sind. Dies sagten 35 Prozent der befragten Unternehmen und sogar 47 Prozent der befragten Handelsunternehmen. Falsche, veraltete oder unvollständige Stammdaten stellen Firmen vor große Probleme und damit verbunden vor zahlreiche Herausforderungen.

Was nützt eine Entscheidung, wenn sie nicht fundiert ist? Und wer bekommt die Schuld für eine fehlerhafte Geschäftsentscheidung? Wie tief graben Sie, um den tatsächlichen Fehler zu finden? Nicht selten werden Prozesse beschuldigt. Die Bereinigung von Prozessen war schon immer eine gute Idee, aber viele Unternehmen übersehen die Tatsache, dass Fehler am häufigsten auftreten, weil die Stammdaten, die für das zentrale Nervensystem eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, fehlerhaft, von schlechter Qualität und isoliert sind.

Das fällt zunächst im Tagesgeschäft auf, wenn Mitarbeiter beim Bearbeiten von Kundenanfragen bemerken, dass die Daten veraltet sind. Sie nutzen dann andere Quellen, um aktuelle Daten zu erhalten. Weitere Probleme gibt es, wenn Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation Prozesse automatisieren. Die eingesetzten ERP-Systeme bestellen zum Beispiel Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien für eine Maschine. Wenn nun in den Stammdaten der Maschine falsche Werte und Bezeichnungen enthalten sind, ist auch die Bestellung nicht korrekt. Sachbearbeiter müssen die Bestellung erneut bearbeiten, bevor diese abgeschickt werden kann. So verlieren Unternehmen Zeit und Ressourcen und es entsteht Mehraufwand.

Vorteile der Stammdatenpflege

Hohe Datenqualität bietet einen enormen Mehrwert für Unternehmen. Wenn Ihre ERP-Software ohne Probleme arbeiten soll, benötigt sie eine gute Datenbasis. Liegen in Ihrem Unternehmen Stammdaten zu allen verwendeten Maschinen, deren Standort, Wartungsstatus und weiteren Eigenschaften vor, lassen sich Produktionsabläufe viel besser planen. Durchlaufzeiten und Lagerbestände können verringert, die Liefertermintreue und die Liquidität geschont werden. Möchten Sie andererseits Partnerunternehmen, Lieferanten oder Kunden anschreiben, ist es wichtig, dass auch diese Daten aktuell und korrekt sind. Datenpflege und Datenqualität sind also nicht nur für die Produktion, sondern auch für den Einkauf und das Marketing wichtig. Mit guten Stammdaten können Sie Ihre gesamte Supply Chain analysieren und optimieren. Durch eine zentrale Stammdatenpflege fördern Sie gute Datenqualität. Sobald hohe Qualität erreicht ist, können Sie auch weitere Prozesse aufbauen. So kann Künstliche Intelligenz Ihre ERP-Lösung unterstützen und Sie treffen datenbasierte Managemententscheidungen.

Einfach ausgedrückt: Die Fähigkeit eines Unternehmens, Kunden zu binden und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, steht und fällt mit der Qualität seiner Daten: Eine hohe Datenqualität führt zu einer höheren Kundenbindung und Zufriedenheit.

Die Stammdatenpflege ist eine unendliche Geschichte

Eines gleich vorweg: Es reicht nicht, Ihre Stammdaten einmalig in einem Projekt zu bereinigen, zu ergänzen oder zu korrigieren. Denn die Stammdaten veralten schnell: Unternehmen ändern ihre Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer. Produkte und Maschinen erhalten neue Bezeichnungen, werden eingestellt oder ersetzt. Stattdessen sollten Sie im Rahmen Ihrer Geschäftsprozesse regelmäßige Bereinigungen und Korrekturen einplanen, damit Ihre Daten stets aktuell sind. Da alle Unternehmensbereiche von der Qualität Ihrer Stammdaten profitieren, sollten Sie diese zentral verwalten und in Ihr ERP-System einspeisen. Das Team Ihrer IT-Abteilung kann die Infrastruktur bereitstellen. Sie sollten allerdings auch eng mit den Abteilungen zusammenarbeiten, die die Stammdaten verwenden. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Aspekte übersehen und mit Ihrem Stammdatenmanagement erfolgreich sind.

Dun & Bradstreet unterstützt Sie bei der Stammdatenpflege

Die Pflege Ihrer Stammdaten ist aufwendig, wenn Sachbearbeiter diese von Hand erledigen. Zudem verursachen Stammdaten Schwierigkeiten bei der manuellen Eingabe.

Die Stammdatenpflege zu vereinfachen ist nur ein Teil der Stammdatenpflege. Darüber hinaus müssen Manager auf Automatisierung und zentrale Governance setzen: drei Konzepte, die gemeinsam den besten, schnellsten und sichersten Umgang mit Stammdaten heute und in Zukunft definieren.

Ein Dienstleister wie Dun & Bradstreet kann Sie und Ihr Team dabei unterstützen. Wir verfügen über Datenbestände mit Millionen von Adressen und Unternehmensinformationen. Diese Daten sind für Firmen weltweit verfügbar. Ihre Stammdaten prüfen wir jederzeit tagesaktuell. Sie können Ihr System für das Stammdatenmanagement einfach per API mit unserem System verbinden und die Daten zum Abgleich schicken. Alternativ verarbeiten wir auch Dateien in allen gängigen Formaten wie Excel-Tabellen und CSV-Dateien.

Wie läuft Stammdatenpflege mit Dun & Bradstreet ab?

Erster Schritt: Bereinigen der Daten

Nachdem Sie Ihre Stammdaten per Datentransfer oder per API bei Dun & Bradstreet eingereicht haben, analysiert unsere Software Ihre Daten und stuft jeden Eintrag in eine von drei Kategorien ein.

• In der Kategorie "Perfect Match" ist der Datensatz eindeutig erkennbar und entspricht genau einem Unternehmen mit seinen aktuellen Daten in den Datenbeständen von Dun & Bradstreet.
• Die Kategorie "Candidate" bedeutet, dass Ihr Datensatz für Dun & Bradstreet nicht eindeutig ist. Die Software gibt Ihnen hier einen Vorschlag zurück, welchem Unternehmen Ihr Datensatz wahrscheinlich entspricht. Sie können dann entscheiden, ob Sie den Vorschlag in Ihren Stammdaten und dem ERP verwenden.
• In der Kategorie "No Match" führt Dun & Bradstreet Datensätze an, die keinem Eintrag in unseren Datenbeständen entsprechen. Auch diese Daten sollten Sie im Anschluss manuell prüfen und ggf. löschen. Diese Datensätze verringern Ihre Datenqualität.

Zweiter Schritt: Anreichern der Daten

Für die ersten beiden Kategorien „Perfect Match“ und „Candidate“ bietet Dun & Bradstreet Ihnen zusätzliche Informationen, die Sie in Ihre Systeme einpflegen können. So wird Ihr Datensatz vervollständigt und erweitert. Je nach Ausrichtung Ihres Unternehmens bieten wir Ihnen technische oder wirtschaftliche Daten wie Umsatz, Mitarbeiteranzahl und weitere wichtige Kennzahlen. Die Qualität Ihrer Stammdaten steigt und darauf basierend können Sie bessere Entscheidungen treffen.

Dritter Schritt: Aufrechterhalten der Datenqualität

Mit Dun & Bradstreet können Sie selbst festlegen, in welchem Abstand Sie Ihre Stammdaten prüfen möchten. So bleiben Ihre Stammdaten aktuell und korrekt und veralten nicht. Wir benötigen lediglich Ihre Stammdaten zur Prüfung und sorgen für Ihre Datenqualität.