Dublettenprüfung: Doppelt hält nicht immer besser!

Nichts ist ineffizienter, als doppelte Einträge in den Stammdaten. Diese wirken sich negativ auf viele Prozesse in Ihrem Unternehmen aus. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit einer Dublettenprüfung diese Einträge schnell und einfach loswerden.

Was sind Stammdatendubletten?

Eine Dublette ist ein mehrfacher Eintrag für denselben Kunden oder dasselbe Produkt in Ihrer Datenbank. Bei der manuellen Eingabe von Daten passiert es oft, dass Mitarbeiter für einen Kunden oder ein Produkt neue Datensätze anlegen, obwohl es schon einen passenden Datensatz gibt. Dies kann verschiedene Ursachen haben. Vielleicht besitzt der erste Eintrag eine unterschiedliche Schreibweise. Deshalb hat der Mitarbeiter diesen nicht gefunden und versehentlich einen doppelten Datensatz angelegt. Vielleicht wollte der Mitarbeiter auch nur Felder wie beispielsweise den Namen oder die Straße eines Unternehmens aktualisieren und hat dabei aus Versehen die Dublette erstellt.

Da viele Unternehmen ihre Stammdaten nicht regelmäßig prüfen, bleiben die doppelten Dateien im System bestehen und bereiten den Unternehmen Probleme. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine regelmäßige Dublettenprüfung etablieren, steigt die Anzahl der doppelten Einträge weiter an. Diese hohe Zahl von Dubletten mindert die Qualität Ihrer Stammdaten.

Welche Probleme entstehen bei Stammdatendubletten?

Dubletten in den Stammdaten sind für Unternehmen problematisch. Das liegt daran, dass heutzutage viele Prozesse bereits automatisiert sind. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kunden per E-Mail oder postalisch über neue Produkte informieren möchten, ist es wichtig, dass der Ansprechpartner und die Adresse stimmen. Gibt es zu einem Kunden Dubletten in Ihrem System, sind in diesen vielleicht unterschiedliche Ansprechpartner eingetragen. Das Mailing enthält dann den falschen Ansprechpartner oder kommt an einer gänzlich falschen Adresse an. Daraufhin könnte es passieren, dass sich Ihre Kunden beschweren. Das Customer Relationship Management (CRM) und Ihr Online-Marketing können mit Stammdatendubletten nicht effizient arbeiten.

Falls sich Dubletten in die Stammdaten Ihrer Produktion einschleichen, arbeiten Sie möglicherweise mit veralteten Informationen über Ihre Maschinen, vorhandene Ersatzteile und den Produktionsprozess im Allgemeinen. Bei einer Neubestellungen gehen Ihre Mitarbeiter dann vielleicht von falschen Beständen aus. Auf Basis dieser Stammdaten können Sie auch keine guten Management-Entscheidungen zu Ihren Produktionsprozessen treffen.

Wie Sie Stammdatendubletten identifizieren?

Meist ist die Einführung eines neuen CRM-System der Anlass bei Unternehmen, die Datenbasis zu bereinigen. Durch manuelle Dateneingabe und aufgrund des Fehlens eines Key Identifiers wie die D-U-N-S^®-Nummer entstehen in den meisten Fällen doppelte Einträge im Datenbestand. Oft ist es auch so, dass es nicht ersichtlich ist, welche Unternehmen das Mutterhaus sind und welches die Filialen oder Niederlassungen. Dies führt ebenfalls zu Duplikaten.

Wenn Sie einmal festgestellt haben, dass es in Ihrer Datenbank doppelte Einträge gibt, haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Dubletten zu bekämpfen und unnötige Kosten zu sparen:

• Eine Möglichkeit ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter die vorhandenen Stammdaten manuell prüfen lassen. Diese müssen dafür jeden Datensatz aufrufen und anhand von eindeutigen Merkmalen feststellen, dass der Datensatz doppelt vorhanden ist. Diese Variante ist allerdings sehr zeitaufwendig.
• Stattdessen empfehlen wir Ihnen, eine Software oder einen Dienstleister wie Bisnode - A Dun & Bradstreet Company zu verwenden. Wir bieten Ihnen einen automatischen Dublettenabgleich mit Dublettenprüfung als Dienstleistung an. So steigern Sie durch unser Know-how problemlos Ihre Datenqualität.

So funktioniert die Dublettenprüfung mit Bisnode

Wenn Sie unseren Service für die Dublettenprüfung nutzen, ist der Ablauf für Sie ganz einfach: Sie schicken uns Ihre Daten per API-Schnittstelle oder Dateitransfer zur Prüfung zu und wir untersuchen diese auf potenzielle Dubletten. Bei Bisnode - A Dun & Bradstreet Company nutzen wir für den Dublettenabgleich die D-U-N-S^®-Nummer. Diese neunstellige Nummer vergibt Dun & Bradstreet bereits seit 1962. Dabei erhält jedes Unternehmen beim ersten Eintrag in unsere Datenbank eine einmalige Nummer. Alle weiteren Informationen und Änderungen, die wir zu diesem Unternehmen erhalten, ordnen wir dieser vorhandenen Nummer zu. So haben wir sicher nur einen Datensatz für ein Unternehmen.

Bei der Dublettenprüfung ordnet unser System jedem Ihrer Datensätze, also auch den möglichen Dubletten, die passende D-U-N-S^®-Nummer zu. Dabei verwenden wir eine fehlertolerante Suche, mit der wir u.a. Schreibfehler, Wortvertauschungen, Transliterationsfehler und Aliasse identifizieren. Falls wir bemerken, dass mehrere Felder in Ihrer Datenbank dasselbe Unternehmen bezeichnen, fassen wir diese gefundenen Dubletten zusammen. Als Ergebnis erhalten Sie von uns jeweils einen Datensatz pro Unternehmen, der alle aktuellen Informationen zu der Firma enthält.

Das weitere Anlegen von Duplikaten wird verhindert, indem Ihr CRM mittels API-Schnittstelle (D&B Optimizer oder D&B Direct Plus) an das Datenuniversum von Bisnode angehängt wird. Bei der Erfassung eines neuen Unternehmens wird live gecheckt, ob ein Eintrag zu dieser Firma bereits besteht. Diese Funktion hat den Vorteil, dass Sie die Qualität Ihrer Stammdaten steigern und verhindern, dass sich in Zukunft wieder Duplikate einschleichen. Weitere Informationen zu unseren automatischen Prüfungen erhalten Sie in unserem Whitepaper "Leitfaden modernes Data Management", das Sie kostenlos auf unserer Webseite anfordern können.

Die Dublettenprüfung hat viele Vorteile

Ihr Unternehmen profitiert davon, wenn Sie Ihren Datenbestand regelmäßig mit einer Dublettenprüfung auf Dubletten und Duplikate abgleichen. Sie stellen damit sicher, dass zum Beispiel die Kundenbestände in Ihrem CRM-System korrekt und aktuell sind. So kann die Marketingabteilung zielgerichtete Nachrichten verschicken und Ihre Kundenkommunikation profitiert ebenfalls. Ein weiterer Aspekt ist die Gesamtzahl Ihrer Kunden. Wenn Sie Management-Entscheidungen treffen müssen, die auf der genauen Anzahl Ihrer Kunden beruhen, benötigen Sie dazu einen genauen Wert. Dieser darf insbesondere nicht durch doppelte Einträge künstlich aufgebläht sein.

Zusammenfassend bietet die Dublettenprüfung folgende Vorteile:

• Hält die Datenbanken sauber
• Keine doppelten und mehrfachen Einträge
• Ideal für Big Data > 10.Mio Datensätze
• Spart Kosten bei Mailingaktionen.

Mit qualitativ hochwertigen Stammdaten treffen Sie einfach bessere Entscheidungen.