80% aller Datenmigrationen scheitern. Das ist das Resultat von schlechter Planung, zu wenig Budget, fehlenden Ressourcen und mangelndem Know-how. Doch die grösste Hürde sind meist die Daten selbst. In den Köpfen vieler Manager herrscht nach wie vor der Irrglaube, dass eine neue Software sämtliche Datenprobleme löst. Die Praxis sagt aber genau das Gegenteil. Der Erfolg bei der Einführung eines neues CRMs steht und fällt mit der Qualität der Datenbasis. Wie Sie vor der Migration Ihre Daten bereinigen und auf einen perfekten Stand bringen, das erklärt dieser Artikel. Laden Sie auf jeden Fall das ausführliche Whitepaper zu diesem Thema herunter.

Bereinigen – anreichern – aufrechterhalten. Das sind die drei Schritte in jedem Daten-Management-Projekt.

Der Erfolg bei der Einführung eines neuen CRMs stellt sich nur ein, wenn die Datenbasis sauber, alle Informationen korrekt und aktuell und frei von Dubletten sind. Nur dann haben die Mitarbeiter die Informationen zur Hand, die sie für die tägliche Arbeit benötigen. Nur dann haben Marketing- oder Sales-Kampagnen Erfolg und Finanzverantwortliche erkennen Risiken in ihrem Portfolio.

Werfen wir aber einen genaueren Blick auf das Daten-Management-Projekt. Schauen wir uns an, was hinter den drei Schritten bereinigen, anreichern und aufrechterhalten steht.

Disclaimer: In diesem Bericht zeigen wir das Daten-Management für Firmendaten, betrachten also die B2B-Welt. Projekte im B2C-Umfeld funktionieren aber im Prinzip gleich.

1. Bereinigen

In diesem ersten Schritt des Daten-Management-Projekts geht es darum, falsche Informationen zu korrigieren und Lücken im Datenbestand zu schliessen. Dubletten geht es gleich auch an den Kragen.

Die Bereinigung findet beim sogenannten Matching statt. Das ist ein maschineller Prozess, der alle Missstände in einer Firmendatenbank zuverlässig entdeckt. Dazu sind pro Eintrag 4 Informationen nötig: Firmenname, Strasse/Nummer, PLZ und Ort. Die Matching-Machine nimmt diese Angaben und gleich sie mit den eigenen Daten ab. 

Bisnode führt zu diesen Zweck eine Datenbank mit allen Unternehmen der Schweiz und greift auf das weltweite Datenuniversum von Dun & Bradstreet mit mehreren hundert Millionen Einträgen zu. 

Das Matching erzeugt drei Arten von Resultaten:

• Perfect Matches: Sie entstehen, wenn es keinen Zweifel an der Identität eines Unternehmens gibt.
• Candidates: Dabei gibt es einen möglichen Treffer, der aber für eine zweifelsfreie Identifikation zu viele Differenzen aufweist. Das Matching schlägt bei jedem Candidate die wahrscheinlichste Firma vor. Die definitive Zuweisung findet in einem manuellen Abgleich statt.
• No Match: Dabei findet die Matching überhaupt keine Übereinstimmung in der Datenbank. Es gibt daher im Gegensatz zu den Candidates keinen Vorschlag.

Wie das Matching im Detail funktioniert und welche Strategien bei der Bereinigung möglich sind, das beschreibt unser Leitfaden «Modernes Daten-Management» im Detail.

2. Anreichern

In diesem Schritt erhalten die Datensätze zusätzliche Informationen. Das sind je nach Anforderungen ganz verschiedene. Nutzt eine Unternehmung Daten für Marketing und Sales, dann wird sie Informationen zu Branche, Grösse, Rechtsform, etc. benötigen, um Targeting und Segmentierungen durchzuführen. Geht es aber um Risikomanagement, dann sind Zahlungserfahrungen und finanzielle Stärke die benötigten Informationen.

Es steht eine Fülle von Daten für die Anreicherung zur Verfügung. Eine detaillierte Liste finden Sie im Leitfaden «Modernes Daten-Management».

3. Aufrechterhalten

Dabei geht es darum, die Datenqualität auf lange Sicht hoch zu halten und das Veralten der Informationen zu verhindern. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder hängt man das CRM via Schnittstelle/API mit den Datenbanken von Bisnode oder Dun & Bradstreet zusammen und zieht darüber stets die aktuellsten Informationen, oder man bereinigt periodisch seine Datenbasis so wie in Schritt 1 und 2 beschrieben.

Welche Strategien die Qualität der Stammdaten fördern, erfahren Sie im Detail in unserem kostenlosen Leitfaden «Modernes Daten-Management».

Datenmigration ist eine Qual? Das muss nicht sein

Die Einführung eines neuen CRMs ist ein umfangreiches und komplexes Projekt. Viele Parteien sind involviert, Budgets und Zeit meist knapp.

Sparen Sie aber auf keinen Fall bei den Daten. Denn – wie bereits erwähnt – löst eine neue Software Ihre Datenprobleme nicht. Die gute Nachricht: Es gibt Datenprofis, die sich um Ihre Stammdaten kümmern und sie auf einen perfekten Stand bringen. Das gibt Ihnen eine optimale Basis für den Import ins neue CRM-Tool.

Gratis Leitfaden: In 3 Schritten zu perfekten Stammdaten

Steht bei Ihnen eine Datenmigration bevor? Möchten Sie Ihre Datenbasis auf einen aktuellen Stand bringen? Dann laden Sie unbedingt unseren kostenlosen Leitfaden herunter. Er beschreibt im Detail, wie ein Daten-Management-Projekt aussieht – vom Audit bis zur Nutzung der Daten.