Wie können Sie Risiken bei der Vergabe von Krediten minimieren und Zahlungsausfälle vermeiden? Und wie erfahren Sie, auf welche Kunden Sie auch im Fall einer Krise zählen können? Die Basis dafür bildet die Credit Policy. Es ist ein Regelwerk für das Kreditmanagement. Darin sind Rollen, Verantwortlichkeiten und Workflows rund die Vergabe von Krediten genau beschrieben. Fünf Tipps von Daniel Schneider, Senior Business Consultant bei Dun & Bradstreet, für eine funktionierende Credit Policy.

1. Welche Ziele wollen Sie erreichen?

Zielgerichtet handeln kann nur, wer das Ziel auch kennt. Formulieren Sie deshalb klare Ziele, wie Sie Forderungsausfälle verhindern, klare Prozesse definieren, den Unternehmenswert nachhaltig erhöhen oder die Risikokosten optimieren. Skizzieren Sie, mit welchen konkreten Tools Sie das erreichen möchten.

Außerdem sollten Sie beachten, dass eine Credit Policy kein starres Regelwerk ist. Sie unterliegt verschiedensten Einflussfaktoren. Daher sollten Sie festlegen, in welchen Abständen die Credit Policy zu begutachten und gegebenenfalls zu aktualisieren oder zu ergänzen ist.

2. Wer übernimmt welche Verantwortung?

Die Ziele sind nur erreichbar, wenn sich alle Mitarbeiter strikt an ihre Rollen und Verantwortlichkeiten halten. Das setzt voraus, dass jeder seine Rolle kennt und diese Rollen auch in der Credit Policy beschrieben sind. Involviert sind verschiedenste Funktionen und Abteilungen. Neben dem Credit Management zählen dazu unter anderem der Vertrieb, Logistik, Kundenbetreuung, Buchhaltung sowie der Vorstand.

Mit den Rollen und Aufgaben sind auch die Verantwortlichkeiten klar festgelegt. Hier darf es keine Handlungsspielräume geben. Wer letztlich Teil des Risiko-Management-Systems ist und in welcher Rolle und Bedeutung, unterscheidet sich von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen. Am Ende sollte die Credit Policy vom gesamten C-Level genehmigt werden. Damit ist die Akzeptanz im gesamten Unternehmen gegeben.

3. Welche Prozesse greifen wann?

Neben den Rollen sind die Prozesse entscheidend. Ihre Kernaufgabe als Credit Manager besteht darin, die Bonität von Lieferanten und Kunden im Auge zu behalten und Risikoquellen, Schadensursachen und Störpotenziale rechtzeitig zu erkennen, damit die Verantwortlichen im Bedarfsfall frühzeitig gegensteuern können. Dazu sind Echtzeit-Daten sowie entsprechende Strukturen und Prozesse nötig, die Ihnen die erforderliche Agilität und Flexibilität im Handeln sicherstellen.

Beschreiben Sie, wie die Risikomanagement-Prozesse als kontinuierliche Prozesse in die Unternehmensprozesse integriert werden. Hierzu sind die einzelnen Aufgaben zu definieren und in festgelegte Workflows einzubetten.

4. Welche Begriffe stehen wofür?

Kommunikation gelingt nur, wenn der eine Partner versteht, was der andere meint. Im Credit Management, einem Tätigkeitsbereich, der von Fachbegriffen und Anglizismen wimmelt, ist das nicht selbstverständlich. Deshalb sollten Sie ein Glossar zusammenstellen, in dem die wichtigsten Begriffe definiert sind.

5. Was passiert im Risikofall?

Jeder Geschäftspartner wird in Risikoklassen eingestuft. Damit stellt sich die Frage, wer bei welcher Risikoeinstufung entscheidungsbefugt ist. Eine Antwort gibt die sogenannte „Rating Matrix“. Darin legen Sie fest, wer im Falle eines eintretenden Risikos wie viel Limit zeichnen darf und welche Prioritäten im Risikofall gelten. So kann die Finanzabteilung beispielsweise vereinbarte Zahlungsbedingungen außer Kraft setzen, um das Risiko für Kunden mit riskantem Rating zu minimieren.