Compliance Smart data Smarte beslutninger

Compliance koster penge: Sådan kan det betale sig at investere i tredjeparts due diligence

18 dec 2021

Det er forbundet med flere omkostninger at overholde sine due diligence-forpligtelser: For det første skal der investeres i medarbejdere, systemer og teknologier. For det andet er der visse aftaler, man bliver nødt til at undlade at indgå, selvom de ved første øjekast virker rentable, fordi risiciene er for store. Alligevel kan omkostningerne ved compliance betale sig. Især hvis du investerer i en solid database og automatiserede processer. 

Identificer de svage punkter i dine KYC-processer

Tredjeparts due diligence er kompleks. Processerne er fragmenterede og består af mange (manuelle) arbejdstrin. Uanset om det drejer sig om due diligence i forbindelse med leverandører eller forhandlere, så er det under alle omstændigheder din opgave at skabe gennemsigtighed i forhold til dine forretningspartnere. 
  • En holistisk due diligence omfatter en undersøgelse af:
  • likviditet
  • kreditværdighed
  • balancekontrol
  • omdømme (dårlig omtale)
  • virksomhedsstrukturer
  • reel ejer / økonomisk begunstiget / endelig reel ejer

Alt efter din virksomheds risikobaserede tilgang vil du tillægge resultaterne af denne gennemgang mere eller mindre vægt. Det er under alle omstændigheder nødvendigt at verificere, hvem den reelle ejer er. Dette trin er oftest det mest ressourcekrævende i vurderingen af forretningspartnere. Virksomhedsstrukturer er uigennemskuelige, overskrider nationale grænser eller er uidentificerbare.

For at opdage disse og andre svage punkter i din proces skal du fortsætte med disse tre trin:

  1. Opdel onboarding-processen eller den løbende overvågning af dine forretningspartnere i individuelle arbejdspakker
  2. Analysér, hvor mange ressourcer der kræves for hver arbejdspakke
  3. Definer, hvad der forhindrer dig i at afslutte disse arbejdspakker hurtigere

Gør dine stamdata til den gyldne fortegnelse

Dine forretningsbeslutninger kan kun være så gode som de data, de er baseret på. Hvis du arbejder med inkonsekvente, forældede eller ukorrekte data, når du undersøger dine forretningspartnere, vil du som konsekvens træffe dårlige beslutninger. Eksempler på dette: 

  • Du vurderer likviditeten positivt, selvom virksomheden er i økonomiske vanskeligheder
  • Du vurderer en leverandør eller kunde som lav risiko, selvom det globale moderselskab ligger i et højrisikoland
  • Du kontrollerer CEO’en på PEP og i sanktionslister i den fejlagtige tro, at dette også er en kontrol af den endelige reelle ejer

Du kan undgå disse forkerte beslutninger ved at sikre kvaliteten af dine stamdata. Din gyldne database er hverken mere eller mindre end berigede stamdata. 
 

Stamdata + Data om den endelige reelle ejer
=
Den gyldne fortegnelse


Det kræver kun to trin at optimere din database: Først skal du sørge for, at dine data er opdaterede og præcise. Brug derudover tredjepartsdata til at berige din portefølje med data om den reelle ejer. I begge tilfælde kan du f.eks. integrere en grænseflade som D&B Direct for Compliance API i dine processer.
 

Automatiser og spar tid

Automatisk berigelse af dine data kan spare tid: Du behøver ikke længere spore og identificere virksomheders indbyrdes afhængighed eller ejerstrukturer manuelt. 

Det er ikke kun onboardingen af nye forretningspartnere, der er en skjult tidsrøver. Også den regelmæssige overvågning af dine kunder, leverandører eller salgsrepræsentanter kræver ressourcer. Mange virksomheder har den tilgang, at de med jævne mellemrum (f.eks. en gang om året) scanner hele porteføljen af forretningspartnere for ændringer. Resultatet er utallige resultatløse og unødvendige kontroller. Stol i stedet på automatiske underretninger. UBO Monitoring kan hjælpe dig med for eksempel at blive opmærksom på ændringer i dine forretningspartneres ejerstruktur. Du vil modtage underretninger, så snart der sker en ændring i det reelle ejerskab for en af dine registrerede enheder. På denne måde kontrollerer du kun de forretningspartnere, hvor der er sket en ændring. 

Positive langsigtede virkninger: Du forbedrer din virksomheds position

Som nævnt ovenfor koster compliance penge. Disse udgifter omfatter investeringer i personale og nye teknologier. Investeringen kan betale sig, hvis du bevæger dig i retning af automatisering. For så kan du spare både ressourcer og penge.

Automatiserede processer har også andre positive bivirkninger: Da du også bliver opmærksom på "skjulte" ændringer i din portefølje, kan du dynamisk tilpasse evalueringen af dine samarbejdspartnere. Ændres ejerstrukturen for eksempel på en måde, der medfører en lavere risikovurdering? I så fald kan der muligvis opstå nye potentielle forretningsmuligheder for dig. På den anden side kan du identificere risici i god tid og om nødvendigt træffe modforanstaltninger, hvis din organisations risikobaserede tilgang kræver det.

De langsigtede konsekvenser er indlysende: Virksomheder, der skaber en gennemsigtig base af forretningspartnere, er mindre tilbøjelige til at blive involveret i skandaler. Det kan f.eks. være grøn- og hvidvask, børnearbejde, menneskehandel og finansiering af terrorisme. Compliance er ikke kun et instrument, du kan bruge til at opfylde lovkrav og undgå sanktioner med. Compliance bidrager også til god corporate governance, viser god virksomhedsledelse og styrker virksomhedens omdømme. Og dermed bliver din virksomhed en værdifuld forretningspartner på langt sigt.