Pourquoi la « solution miracle » en matière de données d'approvisionnement vous coûtera cher à la fin.

Solution bouche-trou, improvisée ou de fortune. Et oui, solution rapide. Lorsque vous vous trouvez dans une situation difficile, il est parfois tentant d'opter pour une solution rapide et facile qui offre la perspective d'un soulagement presque instantané. Il n'y a rien de si terrible dans le concept de solution rapide, jusqu'à ce que l'on oublie qu'il s'agit d'un remède temporaire qui ne va pas régler le problème de fond.

Dans le contexte de la gestion des données fournisseurs, il existe différents types de « solutions rapides » qui peuvent tenter les organisations d'achat lorsqu'elles réalisent que des données médiocres les amènent à prendre des décisions mal informées. Un exemple serait de modifier manuellement les données de manière ad hoc dans un rapport ou un tableau de bord pour produire un résultat spécifique. Les corrections rapides des données, y compris les corrections effectuées en dehors des protocoles appropriés, peuvent ensuite introduire des perturbations potentielles dans les processus de données. Que se passe-t-il lors de la prochaine actualisation du rapport ou du tableau de bord ? L'équipe est-elle désormais contrainte de s'appuyer sur des étapes manuelles à l'avenir ?

De gros problèmes, et des coûts importants, peuvent apparaître lorsqu'une solution temporaire est laissée en place suffisamment longtemps pour sembler être la solution réelle. Un tuyau qui fuit au sous-sol et que l'on ferme avec du ruban adhésif peut suffire à arrêter l'écoulement de l'eau jusqu'à ce qu'un professionnel qualifié s'en occupe. Mais si vous décidez qu'un tuyau fermé par du ruban adhésif est suffisant pour arrêter la fuite, ne soyez pas surpris si un jour prochain vous vous réveillez avec un sous-sol inondé.

Il ne s'agit pas de minimiser l'ampleur des défis auxquels les équipes chargées des achats sont confrontées en matière de gestion des données. Lors du récent sondage de Dun & Bradstreet auprès des directeurs des achats et des responsables des approvisionnements réalisé aux États-Unis et au Royaume-Uni, 97 % des répondants ont indiqué que la gestion des données sur les fournisseurs était un sujet de préoccupation pour leurs équipes. Près d'un quart des répondants ont déclaré que les données incohérentes ou inexactes constituent l'un de leurs plus grands défis en matière d'efficacité opérationnelle. Et 40 % ont indiqué que leurs plans pour 2021 visant à améliorer les opérations de gestion des approvisionnements incluraient une initiative d'amélioration de la qualité des données.

D'autres sources faisant autorité font écho à ces messages sur la valeur des données de gestion des achats et des approvisionnements. Selon un rapport de Deloitte, le défi le plus souvent cité pour maîtriser la complexité numérique était la mauvaise qualité, la normalisation et la gouvernance des données maîtresses, à hauteur de 60 %.[1] Vient ensuite l'incapacité à générer des analyses et des informations sur l'ensemble des systèmes, citée par 40 % des participants au sondage.[2] On pourrait dire qu'il s'agit là de graves manifestations d'une surdépendance omniprésente aux solutions rapides en matière de données.

Voici quelques-uns des principaux dangers (ou coûts) des solutions rapides en matière de données auxquels vous devez peut-être faire face, que vous vous concentriez sur les achats directs ou indirects :

Processus de sourçage déficient

La base d'une opération de sourçage efficace et efficiente est un processus de sélection des fournisseurs fiable. Le marché et ses acteurs sont en perpétuel mouvement, et vos fournisseurs (actuels ou potentiels) ne sont pas différents. Lesquels sont toujours en activité, font l'objet de fusions et acquisitions ou de cessions, ou ont cessé leurs activités ? Les données relatives à la sélection de vos fournisseurs sont la clé de votre succès en matière de sourçage.

Voici un exemple : vous faites confiance à un fournisseur pour vos besoins logistiques. Pendant des années, votre organisation et ce fournisseur ont fonctionné presque comme des partenaires, et ils sont devenus une partie intégrante de vos opérations. Que se passe-t-il si votre principal concurrent rachète l'entreprise ? Dans quelle mesure serez-vous mal préparé à cet événement ?

Mais imaginez que votre base de données fournisseurs soit rafraîchie périodiquement en externe, peut-être une fois par trimestre, avec des données sur les entreprises, les déclencheurs, les nouvelles et les propriétaires. Vous auriez reçu les éléments déclencheurs de discussions imminentes sur les fusions et acquisitions, ce qui vous donnerait le temps de trouver des remplaçants possibles et de lancer un processus de remplacement des fournisseurs à grande échelle.

Gestion incohérente des dépenses

L'une des responsabilités fondamentales des achats est de gérer les dépenses et de contribuer aux objectifs de réduction des coûts de l'entreprise. Ces objectifs sont déjà en péril si l'organisation prend des raccourcis pour éviter d'investir dans la qualité des données et d'établir des normes de gouvernance des données.

Dans une société de logiciels basée dans le Massachusetts, l'équipe des achats est chargée de gérer les outils numériques achetés dans l'ensemble de l'entreprise par divers groupes ou diverses personnes. Le service des achats ne reçoit aucune donnée sur ces fournisseurs avant que les achats ne soient effectués. Les acteurs de cet espace sont généralement nouveaux et ne figurent pas dans la liste des fournisseurs gérée manuellement par le service des achats.

Les objectifs de réduction des coûts sont déjà compromis si l'organisation d'approvisionnement prend des raccourcis pour éviter d'investir dans la qualité des données et d'établir des normes de gouvernance des données.
 En raison de cette approche bâclée de la gouvernance des données, qui ne fait rien pour promouvoir le rôle potentiel de l'approvisionnement en tant que partenaire stratégique de la direction générale, l'entreprise rate l'occasion de répondre à ses besoins et à ceux de ses fournisseurs à l'échelle de l'entreprise, par exemple en consolidant les licences, les contrats et les achats. Il s'agit là d'un cas flagrant de tactiques de réparation rapide des données qui sapent les efforts d'évitement des coûts et finissent par nuire aux marges.
 

Alimentation de la concurrence (sans le savoir)

La compréhension des hiérarchies d'entreprise (structures de propriété des organisations) a des applications très concrètes dans le monde des achats. L'utilisation de données de second ordre qui n'offrent pas cette visibilité présente des risques non seulement pour la gestion des achats, mais aussi potentiellement pour la stratégie et l'image de l'entreprise. En tant que responsable des achats, savez-vous à qui vous achetez ? Bien sûr, le nom du fournisseur figure sur le bon de commande. Mais savez-vous qui sont les propriétaires ou les sociétés mères ? Les grands conglomérats peuvent posséder plusieurs grandes entreprises et peut-être d'autres entreprises en dessous d'eux. Avez-vous analysé votre base de données fournisseurs pour comprendre la véritable destination de vos transactions de comptes fournisseurs ? Avec des tactiques rapides, vous n'avez peut-être pas de moyen évolutif de savoir si l'un de vos concurrents figure sur votre liste de fournisseurs par le biais de ses filiales.

Risque lié à la sécurité des données

Les achats ont un rôle important à jouer pour aider l'entreprise à faire respecter les politiques de sécurité des données, tant internes qu'externes. La mise à jour active d'une liste de fournisseurs devant faire l'objet d'un examen plus approfondi en raison de l'évolution constante des politiques en matière de données constitue un défi pour les tactiques rapides.

Une responsable des achats a fait remarquer que, par un « coup de chance », son équipe a trouvé plusieurs bons de commande pour une entreprise dont les politiques de transfert de données avaient été signalées par son service juridique. Elle a observé qu'un processus actif de gestion des fournisseurs utilisant des données complètes et continuellement mises à jour lui aurait évité, ainsi qu'à ses collègues, des « aigreurs inutiles »" suite à cet événement.

Atteinte des objectifs de l’ESG et de diversité des fournisseurs

L'utilisation de l'ESG (Environnement, Social, Gouvernance) comme mesure commerciale n'est pas seulement une tendance ; elle est de plus en plus reconnue comme une source d'avantage concurrentiel, et pas seulement comme un moyen d'encourager une plus grande conscience sociale dans le commerce. Il existe une corrélation avérée entre les classements ESG d'une entreprise et sa performance globale. Il s'agit d'informations précieuses qui peuvent être utilisées stratégiquement pour prendre de meilleures décisions en matière de partenariat commercial.

Les responsables de la gestion des achats et de l'approvisionnement sont particulièrement bien placés pour tirer parti des données et des paramètres de l’ESG afin de rendre les réseaux de fournisseurs plus forts et plus résilients. Mais l'utilisation de ces données pour piloter les programmes de sourçage et d'approvisionnement peut s'avérer risquée avec des processus de cueillette de données qui ne sont pas évolutifs et reposent sur des méthodes rapides qui produisent des données incomplètes ou obsolètes. Si vous êtes dans cette situation, vous ne ferez pas qu'échouer les objectifs de l'entreprise en matière de responsabilité sociale, vous sacrifierez une opportunité importante de création de valeur et de contribution directe à la croissance du chiffre d'affaires.

Réflexions finales

Lorsque nous parlons des dangers des solutions rapides en matière de données pour les organisations de gestion des achats et de l'approvisionnement, nous parlons en réalité de l'élimination d'un obstacle important qui empêche ces organisations de devenir véritablement axées sur les données. Il existe un parcours de données que toutes les entreprises doivent entreprendre tôt ou tard si elles veulent s'engager dans la transformation, favoriser la continuité et réussir dans un contexte de concurrence plus forte que jamais. Ce voyage est inévitable si une entreprise aspire à récolter tous les fruits des outils numériques tels que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique ; avant que ceux-ci puissent être pleinement activés, l'entreprise doit accepter un changement culturel en ce qui a trait aux données. La gouvernance des données est importante, tout comme la qualité des données.

Dun & Bradstreet aide les organisations de gestion des achats et de l'approvisionnement à toutes les étapes du parcours des données afin de renforcer leurs capacités analytiques, de mieux gérer les risques, et en fin de compte, de créer plus de valeur pour l’entreprise,  non seulement en termes de marges, mais aussi de réputation et de statut juridique. 

[1] Deloitte Insights, “Complexity: Overcoming Obstacles and Seizing Opportunities: The Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2019,” p. 32. Retrieved 7 June 2021 from https://www2.deloitte.com/content/dam/insights/us/articles/2019_CPO-Survey/6267_CPO-Survey-Collection-Page/DI_CPO-Survey.pdf
[2] Ibid.