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Bâtir la grande pyramide des données de référence

8 étapes de base pour assurer la circulation de vos données

Alors que les données continuent de se multiplier et d’influencer notre manière de faire des affaires dans la vie de tous les jours, nous croyons que les données de références sont les données les plus importantes d’entre toutes. 

Les données de références représentent les produits que vous fabriquez et les services que vous offrez. Elles représentent votre client, votre fournisseur et vos partenaires. Ultimement, elles seront à la base de vos activités et de vos relations commerciales. Le premier point sur lequel vous devez vous pencher pour gérer ces données est votre capacité à définir les éléments fondateurs de vos futures données de référence (entités, hiérarchies et types) et les données requises (à des fins de référence et d’accessibilité) pour atteindre les objectifs de votre entreprise. 

Pour avoir de la valeur, vos données doivent être en mouvement.  En d’autres mots, elles doivent être actuelles, agiles et disponibles, intégrées et proches de l’endroit où se prennent les décisions. Vous devez identifier les points de pincement et les blocages qui empêchent les données d’être en mouvement. Les entités mal identifiées, les taxonomies divergentes et une nomenclature incohérente gardent les données séparées et réussir à en faire des données de référence représente tout un défi. 

Tout en réfléchissant à vos objectifs de gestion des données de référence (MDM), identifiez comment vos usages peuvent être casés dans l’une des étapes de base suivant la valeur des données de référence ou dans ce que nous appelons la pyramide des données de référence. Considérez-vous comme l’architecte de vos données, en vous assurant que vos données s’intègrent facilement dans les processus de toute votre entreprise pendant que vous établissez le propre cadre qui vous conduira vers le succès. 

En savoir plus (en anglais)

L’idée de valeur des données de référence part d’un désir de créer des liens. C’est une question de relations; avec vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires. Les relations qu’entraînent les produits que vous vendez et les services que vous offrez. Tout le monde a besoin de relations. Si vous pensez à vos meilleures stratégies d’entreprise, elles parlent de bâtir une expérience client remarquable. Elles parlent d’obtenir une vision unique des clients ou d’être un fournisseur de premier plan. Dans la sphère stratégique, il est toujours question des relations qu’on entretient. Sans relations, il est impossible de faire des affaires. 

1. Supprimer l’ambiguïté

Avant même de penser aux relations que vous entretenez, il faut commencer en bas de la pyramide à ce que nous appelons l’étape de la désambiguïsation. C’est l’étape où vous déterminez l’unicité de vos données. Essentiellement, il s’agit d’éliminer les doubles pour utiliser des identifiants uniques afin de créer des dossiers assurément uniques. 

2. Intégration des données

Après avoir obtenu le code commun ou l’entité commune, il faut commencer à intégrer toutes vos sources de données disparates pour enrichir les entités. Mettez tout ce que vous savez sur un même sujet dans un seul endroit. 

3. Regroupement

La prochaine étape est le regroupement. Le regroupement est à la base de la plupart des rapports. Qui sont mes clients les plus importants? Quelle est mon action par canal? Quelle est mon action dans ces régions géographiques? Dans cette étape, il s’agit de regrouper des revenus, les activités et les autres données afin de les placer dans des catégories, des régions géographiques et des arborescences de la famille.

Considérez-vous comme l’architecte de vos données, en vous assurant que vos données s’intègrent facilement dans les processus de toute votre entreprise pendant que vous établissez le propre cadre qui vous conduira vers le succès.
Scott Taylor, Chef du développement des marchés et des stratégies, Dun & Bradstreet
 

4. Interopérabilité

L’interopérabilité est l’étape de finalisation de votre fondation, c’est l’étape de création de connexions sans failles. Comment les systèmes et les processus peuvent-ils établir des connexions sans failles? Comment les machines peuvent-elles communiquer entre elles? Ces connexions nécessitent une normalisation des données et si vous avez des systèmes, des réserves ou des compartiments séparés ou cloisonnés (en anglais), il faut qu’ils puissent interagir entre eux. Il n’existe pas de système logiciel maître. Il n’existe pas de plateforme commune qui va partout. Il faut des données communes capables de se déplacer dans les différents systèmes. Seules les données peuvent créer des connexions entre les systèmes. Les données de référence peuvent transmettre l’information d’un système ou d’une réserve de données d’une région à l’autre. Elles sont à la base de l’interopérabilité.

 

5. Évaluation

Après avoir posé vos fondations, vous pouvez commencer l’évaluation, qui contribuera à une analyse appropriée. Rappelons-le, les bonnes décisions fondées sur de mauvaises données sont juste de mauvaises décisions, même si vous n’êtes pas encore au courant. Il est donc important de s’assurer que vos données sont bien référencées avant de passer à l’étape de l’évaluation. Habituellement, quand on obtient une mauvaise réponse, on ne blâme pas le logiciel. On blâme la méthodologie utilisée. On blâme les données parce qu’elles sont mal référencées ou qu’elles ne sont pas uniformisées, de sorte qu’il est impossible de profiter des avantages des outils BI dans lesquels vous avez investi tant d’argent.

6. Communication

Après avoir procédé à votre évaluation et obtenu des réponses, il faut enclencher la communication. Pensez aux analogies et aux termes que les gens utilisent pour parler de MDM. Ils disent que tout le monde doit être « sur la même longueur d’onde ». Avez un langage commun et êtes-vous assez souple pour voir les choses à leur manière? Vous aurez besoin de souplesse dans votre structure hiérarchique pour être capable de reconfigurer les données par région géographique, par maison mère, par catégorie, etc., pour vous assurer que votre partenaire d’affaires peut les voir de la même façon. Ensuite seulement, vous pourrez communiquer.

7. Interrelativité

La dernière composante de la pyramide des données de référence est l’interrelativité. Vous pouvez prendre des décisions éclairées qui contribueront à vos relations avec vos clients, prospects, fournisseurs et partenaires parce que vos données sont fiables.  

8. Circulation des données

Il y a une étape de plus qui ne fait pas partie de la pyramide, mais qui se met en branle une fois que la pyramide est construite; c’est l’étape de la circulation des données. Toutes les composantes étant bien en place, vos données peuvent s’intégrer facilement aux systèmes et aux processus. Comme je l’ai déjà dit par le passé, les données qui circulent ont de la valeur.

En anglais, toutes les parties de la pyramide riment.  Je ne prétends pas être le maître des rimes, mais je voulais être sûr que vous compreniez à quel point ces étapes sont interdépendantes. Quand vous réfléchissez à votre organisation, assurez-vous de suivre ces étapes pour donner une valeur réelle à vos données.

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