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Activités à risque : les étapes essentielles de la création d’un programme de vérification de la propriété effective

Adoptez les meilleures pratiques suivantes pour un programme de vérification de la propriété effective

Les institutions financières sont peut-être habituées à mener des évaluations du risque du Bank Secrecy Act et contre le blanchiment d’argent (LBC), mais la série de réglementation, de normes et de recommandations récentes sur l’accession à la propriété exige un examen plus approfondi des nouveaux clients et des clients existants. Connaître la diligence raisonnable de votre client ne consiste pas à vérifier seulement l’identité d’un client, mais aussi toute propriété effective ou véritable par le biais de sources documentaires, de données et d’informations fiables et indépendantes plutôt qu’en se fiant à l’autocertification. Les définitions et les seuils de crédibilité multiples, ainsi que les délais dans la création de registres de données centraux, s’ajoutent aux difficultés que pose la conformité.

Les définitions et les seuils de crédibilité multiples, ainsi que les délais dans la création de registres de données centraux, s’ajoutent aux difficultés que posent la conformité.
 

Les institutions financières ont donc besoin d’un programme de gestion de la propriété bien conçu et intégré qui démontre que « toutes les mesures raisonnables » ont été épuisées afin de respecter les obligations et de gérer le risque lié à la conformité avec succès.

Pour de nombreuses organisations, la propriété effective n’est pas nécessairement un élément obligatoire des processus d’identification/d’accueil du client, ce qui fait qu’elle n’est pas perçue comme un facteur essentiel dans les modèles de risques client.

 

Il est également probable que les obligations et les contrôles de gestion des données liés à la propriété n’aient pas té considérés comme un facteur séparé de l’évaluation du risque générale liée à la conformité. Mener une évaluation du risque de LBC à l’échelle de l’entreprise est essentiel pour identifier les lacunes potentielles des contrôles, des politiques, des procédures et des processus existants. La réévaluation du risque doit également considérer la façon dont le risque lié à la propriété effective et à la propriétaire en dernière analyse est géré et contrôlé dans l’ensemble du programme de conformité comprenant les politiques, les procédures, le classement du risque, la diligence raisonnable du client, le rapport, la tenue de registres, la surveillance continue, le contrôle internet et l’audit.

Faiblesses communes du programme de vérification de la propriété effective

  • Ne pas exécuter, documenter ou partager d’évaluations du risque avec d’autres unités opérationnelles
  • Politiques et procédures inefficaces
  • Se fier à la saisie de données manuelle (entrer de nouveau des erreurs)
  • Mauvaise communication entre le personnel de première ligne et les responsables de la conformité
  • Évaluation du risque de LBC inappropriée
  • Manque de propriété à risque de LBC
  • Processus de reconquête coûteux et lourd
  • Formation du personnel inadéquate

Étapes essentielles dans la création d’un programme solide de vérification de la propriété effective

Suivez le cadre de LBC du GAFI :

Le programme devrait pouvoir gérer toute la durée de vie de la gouvernance des données de la propriété effective et s’intégrer dans chaque élément de l’ensemble du programme de conformité, y compris les politiques, les procédures, la gestion du risque, la diligence raisonnable, le rapport, la tenue de registres, la formation, la culture, les tests indépendants et l’audit.

Adoptez une approche basée sur le risque :

Mettez en œuvre un processus d’évaluation du risque raisonnable pour évaluer les données de la propriété effective en tant que facteur d’influence sur le profil de risque du client ainsi que sur la conformité et l’évaluation du risque de l’audit générales à l’échelle de l’entreprise. L’élévation du niveau de risque doit mener à une vérification diligente plus approfondie et nécessiter l’approbation d’une instance supérieure, une surveillance plus étroite et des tests et audits plus poussés.

Utilisez une combinaison des meilleures techniques disponibles :

Adoptez une combinaison des meilleures techniques disponibles, comprenant l’autocertification du client, l’intégration et les références croisées avec le registre ou des données tierces réputées fiables, et ajoutez-y les conclusions des médias défavorables et des sources libres pour une vigilance renforcée.

Centralisez les structures de propriété effective à l’échelle de l’entreprise pour respecter la conformité et répondre aux besoins de l’industrie :

Partagez et obtenez des informations sur la propriété effective au sein de l’ensemble de l’entreprise et de ses affiliés. Idéalement, elles devraient comprendre des rapports automatisés sur la propriété.

Les forces du programme de vérification de la propriété effective

  • Identification continue et à jour des obligations et des risques réglementaires.
  • Collaboration entre les parties intéressées.
  • Processus clairement définis pour la collecte, l’identification et la vérification des données, agissant comme déclencheurs de mise à jour et de révision.
  • Processus de recours hiérarchique en cas d’information manquante ou inexacte.
  • Création d’un modèle exhaustif de cotation du risque.
  • Soutien efficace par la direction ou un département.
  • Accès aux données de la propriété effective par le biais d’un dépôt de données central.

L’adoption de ces meilleures pratiques aidera les parties prenantes à démontrer aux contrôleurs et aux autorités que « toutes les mesures raisonnables » ont été prises et que les risques ont été atténués avec succès grâce à un examen approfondi de la propriété effective.

Pour plus d’information sur la vision d’ensemble du client, téléchargez notre livre blanc La propriété effective : Pourquoi le diable est dans les détails.

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