Automatisation de la gestion des risques de tierce partie

Pourquoi l'automatisation est indispensable au succès d'un programme

Intégrer l'automatisation dans votre programme de gestion des risques par des tiers peut sembler une tâche ardue, mais vu la complexité évolutive liée à la cueillette et au filtrage précis des données provenant des tiers, ainsi qu’au besoin pour une diligence raisonnable encore plus profonde, comment pouvons-nous limiter les risques tout en réduisant les coûts ? Si l'on n'agit pas maintenant, quand le fera-t-on ?

Il n’est pas étonnant que l'automatisation, la chaîne de blocs et l'intelligence artificielle soient de grands sujets d'actualité au sein de tous les secteurs modernes. Le monde dans lequel nous travaillons devient de plus en plus connecté et complexe, et pourtant, les entreprises du monde entier cherchent toutes à rationaliser leurs dépenses et augmenter leur efficacité. Les fonctions d’approvisionnement et de conformité aux normes de règlementations font face aux mêmes défis et, pourtant, j’entends souvent dire comment la plupart des entreprises n’ont même pas encore adopté l’automatisation en envisageant leurs programmes de gestion des risques par des tiers.

Ce manque au niveau de l'automatisation peut être attribué à quelques raisons fondamentales. Des systèmes disparates, des données obsolètes et des politiques incompatibles peuvent tous freiner la capacité d’une entreprise à moderniser son programme de gestion des risques par des tiers, ce qui met souvent les entreprises à un désavantage. Si appliquée de façon efficace, l'automatisation peut non seulement aider à prévenir ces obstacles, mais aussi améliorer l'efficacité d’approvisionnement et de la conformité qui est tellement recherchée par les dirigeants des entreprises.

Aligner les systèmes de données pour améliorer la gestion des risques par des tiers.

Les fusions et acquisitions et les systèmes existants si difficiles à abandonner, ainsi qu’une réduction de prise en charge informatique, se traduisent en implication de multiples plates-formes dans l’intégration d’une nouvelle relation avec une tierce partie. Ce processus peut prendre des semaines voire des mois. Des systèmes disparates existent dans toutes les industries et entreprises, grandes ou petites. La gestion des risques a le potentiel de présenter un niveau de complexité qui représente d'énormes défis pour les chefs du service d'approvisionnement et les agents principaux chargés de la conformité les plus chevronnés. D'après les discussions que j'ai avec les clients, je suis souvent frappé par le fait que beaucoup d’entre eux trouvent que les systèmes disparates sont la cause principale des processus manuels et des programmes de gestion des risques offerts par des tiers à coûts élevés.

Il n’est pas rare qu’en moyenne, six groupes différents de parties prenantes participent à l’intégration et à la sélection d’une nouvelle relation. Si l’on considère les différents systèmes utilisés par chaque partie prenante, les étapes du processus peuvent rapidement échapper à tout contrôle. Une large partie de cette complexité est également due aux résultats de procédures mises en place pour compenser l’absence d’un outil unique de gestion automatisée des flux de travaux.

Il n’est pas rare qu’en moyenne, six groupes différents de parties prenantes participent à l’intégration et à la sélection d’une nouvelle relation.
 

Une fois capable d'automatiser les flux de travail et de maximiser les vues en temps réel du processus entier, les complexités liées au système disparates deviennent beaucoup plus faciles à surmonter, permettant ainsi une diligence raisonnable plus rapide et précise. Cette intégration ne nécessite quand même pas de remplacer tous vos systèmes existants et d'engendrer des coûts informatiques élevés. Cela signifie toutefois que le groupe intéressé doive intégrer un nouvel outil d'automatisation et d’abandonner ses vieilles habitudes.

 

Pourquoi les stratégies de données maîtresses sont essentielles à la gestion des risques

Les données maîtresses sont un terme utilisé de manière cohérente partout au monde, au niveau de l'approvisionnement et de la conformité. Malheureusement, selon mon expérience, peu de gens ont réellement une stratégie de données maîtresses en place. En fait, selon une étude entreprise par la Harvard Business Review, nous gaspillons jusqu'à 50 % de notre temps opérationnel à résoudre des problèmes de données, et le coût annuel des mauvaises données aux États-Unis est supérieur à 3 000 milliards de dollars. Étant donné la rapidité avec laquelle les données changent, il n’est pas surprenant que les entreprises éprouvent du mal à suivre. Dans la prochaine heure aux États-Unis, 211 adresses commerciales changeront, 12 entreprises seront mises en faillite et 13 sociétés changeront leur nom. Il ne reste qu’à appliquer ces chiffres américains dans un contexte global pour comprendre avec clarté comment, sans stratégie de données maîtresses, les fiches de fournisseurs deviennent obsolètes et la gestion des risques par des tiers devient un grand défi.

Pourquoi tant d’entreprises éprouvent-elles des difficultés à acquérir des données tierces propres et précises? Parce que, comme pour bien d'autres aspects, tout est connecté : c’est-à-dire que tout est connecté au niveau des multiples systèmes utilisés et de la saisie manuelle d'informations ce qui entraîne des erreurs, et connecté au niveau élevé d'informations inexactes causées par les auto-divulgations. Une base de données fournisseur actualisée peut signifier pour l’entreprise une source de vérité qui optimise l’efficacité et réduire les coûts, tout en assurant un programme de gestion des risques par des tiers propre et précis.

Lorsque vous intégrez l'automatisation et l'apprentissage automatique dans votre stratégie de données maîtresses, la gouvernance et la gestion des données deviennent instantanément plus standardisées.
 

L'intégration d’un système d'automatisation et d'apprentissage automatique dans votre stratégie de données maîtresses apportera instantanément un niveau de gouvernance et de gestion des données à beaucoup plus standardisé et fidèle. Dans ce contexte, les données inexactes résultant d'informations auto-divulguées sont rapidement identifiées, ce qui envoie des alertes pour un examen plus précis. Les instances de faux positifs diminuent de manière radicale et les équipes d'approvisionnement et de conformité deviennent ainsi beaucoup plus efficaces dans leurs tâches. Les rapports et les informations décisionnels deviennent plus fiables et présentent toute la vérité. Surtout, les conversations peuvent évoluer rapidement, passant de l'intégration tactique d'une entité tierce, à la gestion du cycle de vie basée sur l'intégralité des données.

 

Les évaluations automatisées des risques offrent des processus d'intégration cohérents

Une autre raison pour laquelle l’automatisation n’a pas été largement adoptée est, en grande partie, due à l’incohérence des règles et des procédures entre les divers services. Au sein des groupes de parties prenantes qui affectent le processus d'intégration, chacun contribue de manière relativement différente, sans langage cohérent entre eux tout au long du processus. Bien que divers services évaluent les entités tierces pour examiner les différents domaines de risque, cela ne signifie pas que l’automatisation n’a pas de rôle à jouer.

Liés aux systèmes disparates et aux données incohérentes, les services tels que l'approvisionnement, la conformité et les comptes fournisseurs souvent en « silos ». Chaque service travaille selon ses propres indicateurs de performance clés. Le défi consiste donc à maintenir un alignement ainsi qu’un point de référence entre tous ces services. Si les divisions entre services peuvent être surmontées, des politiques et procédures cohérentes peuvent aussi être appliquées.

Lorsque les politiques et les procédures deviennent cohérentes et qu'il n'existe qu'un seul langage universel sur la plate-forme entière, l'automatisation des procédures peut permettre à toute entreprise de réaliser de grandes économies, ce qui garantit un gain d’efficacité pour chaque service.

L’automatisation ne signifie pas une perte de contrôle

Des économies de coûts significatives et une efficacité maximale ne sont pas les seuls avantages de l’adoption d’un système d’automatisation et de l’IA au sein de programmes tiers de gestion des risques. Parmi les autres avantages supplémentaires, on peut citer une confiance accrue dans le processus de diligence raisonnable, une plus grande rapidité d’intégration et une plus grande collaboration entre les services.

L’automatisation ne signifie pas une perte de contrôle. C'est plutôt le contraire. En fait, l’automatisation donne encore plus de contrôle aux chefs du service d'approvisionnement et aux agents principaux chargés de la conformité ! Il s’agit d’un contrôle qui leur permet de s’assurer que leur programme est flexible et peut s’adapter à un paysage des affaires en constante évolution. Ils gagnent un contrôle accru en disposant d’une vue précise à 360 degrés des relations avec des tiers. L'automatisation leur donnera confiance en leurs programmes afin qu’ils puissent réellement gérer le cycle de vie complet d'une relation d’affaires.

Pour en savoir plus sur la façon dont Dun & Bradstreet peut vous aider à automatiser votre programme de gestion des risques par des tiers, visitez : dnb.com/compassforcustomers

Vous désirez en savoir plus sur la façon de mieux gérer et contrôler vos données au sein des silos organisationnels ? Consultez notre vidéo : La maîtrise réussie d’une transformation numérique repose sur les données, les relations et la confiance.