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Choisir un fournisseur de données de la propriété effective des tiers

La complexité entourant les données de la propriété effective est assurément un grand défi. Confrontées à un examen de plus en plus minutieux de la transparence de la propriété effective, les organisations financières doivent établir des processus de collecte, d’identification et de vérification de données efficaces pour répondre aux exigences réglementaires strictes.

Mais, même si les exigences quant à l’identification et à la vérification détaillées se sont intensifiées, l’accès aux renseignements pertinents est toujours limité. La plupart des enquêtes sur la propriété effective reposent grandement sur l’autocertification des clients de même que sur les renseignements détenus dans les registres et les institutions financières d’une société, les prestataires de services aux sociétés et fiducies, les organismes ou autorités en matière de réglementation. Toutefois, nombre de ces sources ont un accès limité ou aucun accès ou encore contiennent des données non fiables et incomplètes. Bien qu’on pense beaucoup à la création de registres centraux, seul le Royaume-Uni a introduit un registre public de propriété effective.

Couvrir toutes les bases

Attendre la création de registres centraux est une proposition irréaliste, tout comme le fait de se fier uniquement à l’autocertification des clients. La meilleure pratique qui consiste à connaître votre client (CVC) et sa diligence raisonnable devrait comprendre l’autocertification, le référencement intégrant ou l’interréférencement avec des données de registre de même que des données sur la propriété effective disponibles en comparaison aux sanctions, aux listes de surveillance et aux personnes politiquement exposées (PPE), le tout avec les médias défavorables et les moteurs de recherche ouverts (Google) pour une diligence raisonnable améliorée.

Utiliser un fournisseur de données tierces réputé est par conséquent une bonne manière de saisir les données de la propriété effective nécessaires. Outre l’expertise dans les territoires géographiques, les fournisseurs de données sont en mesure de montrer le réseau de sociétés du client en entier, toutes les couches jusqu’à la société mère, les sociétés affiliées et les filiales, les propriétaires clés et même les clients clés des clients, qui sont tous importants pour identifier et vérifier la propriété effective. Dun & Bradstreet par exemple rassemble des données à partir de 30 000 sources dans 20 pays, possédant plus de 250 millions de dossiers d’entités, 19 millions de liaisons mondiales et de données locales pour un excédent de 90 millions d’actionnaires et permettant d’effectuer des vérifications basées sur des listes de sanctions, des PPE, des bourses des valeurs et des organismes de réglementation. L’utilisation du numéro D-U-N-S MD Dun & Bradstreet, un identifiant unique à neuf chiffres pour les entreprises, est un élément essentiel. Le numéro D-U-N-S permet d’intégrer facilement les données dans les processus de gestion des données et des propriétés de l’entreprise. Ce numéro est ensuite référencé et associé avec précision afin de s’assurer que les données requises sont accessibles au besoin, et comparables pour permettre des recherches ou une analyse rapides. Il permet également d’avoir accès facilement à des documents et à de l’information pertinents.

Minimiser les risques, maximiser le contrôle

Les organisations doivent évaluer soigneusement le risque associé aux fournisseurs de données tierces avant l’adoption des données. La fonction de conformité doit évaluer les risques du tiers associés à la propriété effective et aux données de la structure de la propriété de l’entité et implanter des contrôles efficaces en conséquence. Les questions suivantes doivent être posées et les réponses doivent être recueillies, analysées et documentées.

Connaissez-vous votre tiers? Liste de vérification du fournisseur de données tierces

  • Exactitude et détail des données? Dans quelle mesure la structure de la propriété de l’entité est-elle exacte; couvre-t-elle toutes les couches jusqu’à la société mère; quel est le pourcentage de propriété retracé?
  • Fraîcheur des données? À quelle fréquence les données sont-elles rafraîchies et qu’est-ce qui déclenche un rafraîchissement?
  • Couverture des données? Combien de régions géographiques le fournisseur de données tierces choisi couvre-t-il et quel est le pourcentage des entités couvertes dans chaque région comparativement au nombre total d’entités enregistrées?
  • Sécurité des données? Comment les données sont-elles transférées au fournisseur de données tierces? Comment sont-elles manipulées et stockées dans l’organisation du fournisseur et y a-t-il un risque associé à la confidentialité des données, à la violation de la vie privée ou à d’autres risques liés à la sécurité?
  • Légitimité, cohérence et fiabilité? Quelles sont les origines des données et les méthodes de collecte? Est-ce que le processus ou la procédure est légitime et raisonnable? Dans quelle mesure la cohérence de la procédure est-elle suivie et le tiers a-t-il un programme de conformité en place?
  • Stabilité? Depuis combien de temps le fournisseur de données tierces est-il en activités, et quels sont sa taille, sa réputation et son rendement financier?
  • Intégrité? Dans quelle mesure les données du fournisseur s’intègrent-elles bien à vos systèmes d’affaires existants et s’adaptent-elles à toute mise à jour future?

Comprenez bien tout cela, et l’ajout de données tierces pourrait donner à votre organisation des renseignements fiables, exacts et ponctuels sur le client et pourrait éliminer le temps, les coûts et les problèmes associés à la création d’une équipe de recherche interne.

Pour plus d’information sur la vision d’ensemble du client, téléchargez notre livre blanc La propriété effective : Pourquoi le diable est dans les détails.

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